Esta guía te ayudará a comenzar con la configuración y el uso del plugin de ProvenExpert en Zapier.
Requisitos:
- Una cuenta de ProvenExpert (con suscripción premium)
- Una cuenta registrada en Zapier.
Paso 1: Iniciar sesión en Zapier y crear un Zap
- Inicia sesión en tu cuenta de Zapier.
- Ve al menú "Zaps".
- Haz clic en el botón "Crear" y selecciona "Nuevo Zap".
Esto abrirá el editor de Zapier, donde podrás comenzar a configurar tu Zap.
Paso 2: Conectar el plugin de ProvenExpert:
Para conectar una cuenta de ProvenExpert a Zapier, necesitas configurar el Trigger: New Review, que te permitirá seleccionar tu cuenta de ProvenExpert y usarla para configuraciones posteriores del Zap.
- En el editor de Zap, ve a la sección "Trigger".
- Usa la barra de búsqueda para encontrar y seleccionar "ProvenExpert".
- En el menú desplegable "Event", selecciona "Trigger: New Review".
- Elige tu cuenta de ProvenExpert.
Nota: Si es la primera vez que conectas, deberás ingresar tus credenciales de ProvenExpert. Puedes encontrar esta información en tu cuenta de ProvenExpert, en la página de "Desarrollador" (nombre de usuario y claves API), utilizando el enlace proporcionado en la página de autenticación, o puedes usar este enlace para iniciar sesión en tu cuenta de ProvenExpert. Si todo es correcto, recibirás una confirmación y tu cuenta quedará vinculada para usos futuros.
Paso 3: Configuración del código de encuesta para el disparador
Después de conectar tu cuenta de ProvenExpert a Zapier, deberás configurar el disparador y probar la configuración para asegurarte de que todo funcione correctamente.
- Haz clic en Next para avanzar a la pestaña de configuración.
- Selecciona el código de la encuesta correspondiente a la encuesta en tu cuenta de ProvenExpert. Esta encuesta activará el evento "New Review".
- Ve a la sección "Test" y haz clic en "Test Trigger".
- El sistema comprobará la configuración del disparador y confirmará si todo está configurado correctamente.
Ahora tu cuenta de ProvenExpert está conectada y puedes usar el "Trigger: New Review" para configurar acciones adicionales en tu Zap.
Paso 4: Otras acciones con el Trigger
-
Editar y gestionar triggers
Para editar un trigger existente, ve a la pestaña Setup.
Haz clic en Change junto a la sección "Account".
Conecta una nueva cuenta o reemplaza la anterior.
Resultado esperado: la nueva cuenta se conecta correctamente y el trigger se reconfigura. -
Buscar y seleccionar cuentas
Crea un nuevo Zap y selecciona ProvenExpert.
Elige el trigger "New Review".
Usa la función de búsqueda para encontrar y seleccionar una cuenta conectada previamente.
Resultado esperado: la cuenta se selecciona y queda lista para usarse. -
Reconectar cuentas expiradas
Si una conexión de cuenta expira, verás una notificación que dice "This account connection is expired".
Haz clic en el botón de Opciones (tres puntos).
Selecciona Reconnect e introduce credenciales válidas.
Resultado esperado: la cuenta se reconecta correctamente. -
Acciones adicionales con cuentas
Editar el nombre de la conexión: Ve a la pestaña Account, selecciona una cuenta y haz clic en Edit Connection Name.
Resultado esperado: el nombre actualizado se muestra en la lista de cuentas.
Autenticación no válida: Si se usan credenciales no válidas durante la autenticación, el usuario no será autenticado y se mostrará un mensaje de error.
Paso 5: Crear acciones
Una vez que el trigger está configurado, puedes crear acciones, que pueden involucrar a ProvenExpert o integrarse con otros sistemas. ProvenExpert ofrece tres opciones de acción:
-
Enviar invitación a encuesta por correo electrónico
-
Crear URL individual de encuesta
-
Recopilar métricas de encuestas
Enviar invitación a encuesta por correo electrónico
Esta acción envía automáticamente invitaciones de encuesta a los clientes por correo electrónico (ProvenExpert-sendout). Debes elegir la encuesta y la dirección de correo electrónico del destinatario. Puedes seleccionar varios correos y especificar los nombres de los destinatarios.
1. Probar envío a múltiples usuarios
- En Zapier, haz clic en Add step.
- Busca y selecciona ProvenExpert.
- Elige el evento Send survey invitation via Email del menú desplegable Action event y haz clic en Continue.
- Introduce una dirección de correo válida y no utilizada en el campo Contact y un nombre (opcional), luego haz clic en Continue.
- Aparecerá un nuevo campo de correo y nombre; añade otra dirección válida y nombre (opcional) y selecciona un Survey Code del menú desplegable.
- Haz clic en Continue y luego en Test Step. La sección Data out debería mostrar un estado de éxito con detalles del recuento de envíos.
- Finalmente, haz clic en el botón Publish. El Zap debería publicarse correctamente y los usuarios deberían recibir los enlaces de encuesta.
Los correos deben recibir los enlaces, y la sección Data out debe reflejar una operación exitosa con los recuentos correctos.
2. Autenticar un nuevo usuario y publicar sin probar
- Sigue los pasos iniciales del caso anterior.
- Haz clic en Change y selecciona Connect new user.
- Introduce credenciales válidas de una cuenta de ProvenExpert y haz clic en Yes, Continue...
- Agrega dos direcciones de correo y selecciona un Survey Code.
- Haz clic en Continue y luego en Skip Test.
- Haz clic en Publish para finalizar.
El nuevo usuario debería autenticarse correctamente y el Zap publicarse sin ejecutar el paso de prueba.
3. Probar reenvío de correos ya usados
- Busca y selecciona ProvenExpert. Elige Send survey invitation via Email y haz clic en Continue.
- Haz clic en Change y selecciona un usuario ya usado.
- Agrega dos correos previamente utilizados, selecciona un código de encuesta, haz clic en Continue y luego en Test Step.
La sección Data out debería indicar que los correos ya existen y no se volvieron a enviar.
4. Autenticar con credenciales inválidas
- Busca y selecciona ProvenExpert, elige Send survey invitation via Email.
- Haz clic en Change y selecciona Connect new user.
- Introduce credenciales inválidas y observa el error.
Debería aparecer un mensaje de error indicando que la autenticación falló.
5. Probar código de encuesta desactivado
- Desactiva una encuesta en tu cuenta de ProvenExpert.
- En Zapier, selecciona ProvenExpert y elige Send survey invitation via Email.
- Agrega dos correos y abre el menú Survey Code.
La encuesta desactivada no debería aparecer en el menú.
6. Probar edición de encuesta
- Completa el flujo completo de envío de invitaciones como se describió antes.
- Edita la encuesta en la cuenta de ProvenExpert.
- Abre el enlace desde un correo y verifica que muestre la encuesta editada.
La encuesta editada debería mostrarse correctamente desde el enlace.
7. Probar apertura de encuesta eliminada
- Completa el flujo completo de envío.
- Elimina la encuesta usada en la creación del Zap.
- Abre el enlace recibido por correo.
Debería mostrarse un mensaje indicando que la encuesta ya no está disponible.
8. Probar desactivar y reactivar encuesta
- Envía una invitación y luego desactiva la encuesta en ProvenExpert.
- Abre el enlace recibido: debería marcar la encuesta como no disponible.
- Vuelve a activar la encuesta y recarga la página.
La encuesta debería volver a estar disponible tras la reactivación.
9. Usar un solo Zap para múltiples encuestas
- Abre un Zap ya publicado, cambia el Survey Code y ve a la pestaña Test.
- Haz clic en Test Step y luego en Publish.
Se debería enviar un nuevo enlace a los contactos con el código de encuesta actualizado.
10. Probar menú desplegable de códigos de encuesta y guardado de datos
- Selecciona Survey Sendout y conecta una cuenta válida de ProvenExpert.
- Agrega contactos válidos, abre el menú Survey Code y usa la búsqueda para localizar encuestas.
- Selecciona y borra códigos para probar la funcionalidad del desplegable.
- Cambia los datos de Contacts y Survey Code y haz clic en Test.
Los contactos actualizados deberían recibir la encuesta correcta, y la búsqueda/selección del desplegable debe funcionar correctamente.
Crear URL individual de encuesta
Esta acción genera un enlace único y de un solo uso para una invitación a encuesta, que puede utilizarse en flujos de trabajo o correos electrónicos.
1. Crear un enlace individual de encuesta
- En Zapier, haz clic en Add step.
- Busca y selecciona ProvenExpert.
- Elige Create Individual Survey Link en el menú desplegable Event.
- Selecciona una encuesta desde el menú Survey code e introduce un correo electrónico válido y un nombre (opcional).
- Haz clic en Continue y luego en Test Step.
- Se genera un enlace único de invitación a la encuesta, visible en el bloque Data out.
2. Editar el código de encuesta o correo electrónico en un Zap existente
- Ve a la pestaña Action o Configure.
- Actualiza el Survey code o el correo electrónico.
- Haz clic en Continue y luego en Test Step.
- Se genera un nuevo enlace único de invitación basado en la información actualizada.
3. Gestionar múltiples correos o correos inválidos
- Correos múltiples: Introduce dos direcciones de correo electrónico en el campo Email, separadas por un espacio, y ejecuta Test Step.
- Debería mostrarse un mensaje de error: An error is displayed (no se admiten múltiples correos).
- Correo inválido: Introduce un correo sin el símbolo “@” y ejecuta Test Step.
- Se muestra un mensaje de error.
4. Actualizar la lista de encuestas
- Abre el menú desplegable Survey code.
- Haz clic en Refresh results después de crear una nueva encuesta en ProvenExpert.
- La nueva encuesta aparece en la lista.
5. Borrar o gestionar un código de encuesta eliminado
- Borrar selección: Abre el menú Survey code y haz clic en Clear the selection. El código de encuesta debe borrarse.
- Encuesta eliminada: Si la encuesta seleccionada fue eliminada en ProvenExpert, ejecuta Test Step.
- Debería mostrarse un mensaje de error: An unknown survey code.
Obtener Métricas de la Encuesta
Esta acción recupera estadísticas de una encuesta (por ejemplo, valoraciones de reseñas) para usarlas en pasos posteriores de tu flujo de trabajo.
1. Iniciar la comprobación de métricas
- Abre ProvenExpert en tu editor de flujos de trabajo.
- En el menú desplegable Action event, selecciona “Gather Survey Metrics”.
- Haz clic en Continue.
- En el desplegable Survey, busca y selecciona la encuesta deseada.
- Haz clic en Test Step.
- El bloque Data out muestra las métricas de la encuesta, como Response Rate, Average Rating y Reviews Count.
2. Editar métricas para otra encuesta
Una vez que ya has recopilado métricas para una encuesta, puedes actualizar el flujo de trabajo para comprobar las métricas de otra.
- Ve a la pestaña Configure del flujo de trabajo.
- Selecciona otra encuesta en el desplegable.
- Haz clic en los botones Continue y Test Step.
3. Actualizar métricas después de nuevas reseñas
Si los usuarios proporcionan nuevas reseñas después de haber recopilado métricas, puedes volver a probar el paso para reflejar los nuevos datos.- Anota las métricas actuales (por ejemplo, Response Rate, Average Rating, Reviews Count) antes
de enviar nuevas reseñas. - Pide a un usuario que envíe una nueva reseña para la encuesta seleccionada.
- En la pestaña Test del flujo de trabajo, haz clic en Retest Step.
4. Caso especial: actualización tras publicar reseñas en el panel de administración de ProvenExpert
A veces, las reseñas pueden estar sin publicar y luego publicarse en el sistema de ProvenExpert. Este escenario explica cómo actualizar tus datos tras publicarlas.
- Presta atención al Unpublished Count en las métricas iniciales (por ejemplo, 3 reseñas sin publicar).
- En el panel de administración de ProvenExpert, publica una de las reseñas no publicadas.
- Vuelve al flujo de trabajo y haz clic en Retest Step.
5. Caso especial: manejo de encuestas desactivadas o eliminadas
Si una encuesta está desactivada o eliminada en el sistema de ProvenExpert, no aparecerá en la lista desplegable al recopilar métricas.
- Abre ProvenExpert y selecciona “Gather Survey Metrics” en el menú desplegable Action event.
- Haz clic en Continue.
- Busca encuestas desactivadas o eliminadas en el menú desplegable.