¿Cómo puedo configurar mi integración con Zapier?

Esta guía te ayuda a configurar y utilizar el plugin de ProvenExpert en Zapier.

Actualizado el 23 de septiembre de 202612 min de lectura

Este artículo se ha traducido automáticamente.Ver original (Deutsch)

Requisitos previos:

Una cuenta de ProvenExpert (con una suscripción Premium)
Una cuenta de Zapier registrada.

Paso 1: Iniciar sesión en Zapier y crear un Zap

Inicia sesión en tu cuenta de Zapier.
Ve al menú «Zaps».
Haz clic en el botón «Crear» y selecciona «Nuevo Zap».

Se abrirá el editor de Zapier, donde podrás empezar a configurar tu Zap.

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Paso 2: Conectar el plugin de ProvenExpert**

Para conectar una cuenta de ProvenExpert con Zapier, tienes que configurar el trigger «Nueva valoración». Con él podrás seleccionar tu cuenta de ProvenExpert y utilizarla para otras configuraciones del Zap.

En el editor de Zaps, ve a la sección «Trigger».
Utiliza la barra de búsqueda para encontrar y seleccionar «ProvenExpert».
En el menú desplegable «Evento», selecciona el trigger «Nueva valoración».
Selecciona tu cuenta de ProvenExpert.

Paso 3: Configurar el código de encuesta para el trigger

Después de conectar tu cuenta de ProvenExpert con Zapier, tienes que configurar el trigger y probar la configuración para asegurarte de que todo funciona correctamente.

Haz clic en Continuar para ir a la pestaña de configuración.
Selecciona el código de encuesta que corresponda a la encuesta de tu cuenta de ProvenExpert. Esta encuesta activará el evento «Nueva valoración».
Ve a la sección «Probar» y haz clic en «Probar trigger».
El sistema comprueba la configuración del trigger y confirma que todo está correctamente configurado.

Ya has conectado tu cuenta de ProvenExpert y puedes utilizar el «Trigger: Nueva valoración» para configurar más acciones en tu Zap.

Paso 4: Más acciones con el trigger

1. Editar y gestionar el trigger

Para editar un trigger existente, ve a la pestaña Configuración.
Junto a la sección «Cuenta», haz clic en «Cambiar».
Conecta una cuenta nueva o sustituye la anterior.

La nueva cuenta se ha conectado correctamente y el trigger se ha reconfigurado.

2. Buscar y seleccionar cuentas

Crea un nuevo Zap y selecciona ProvenExpert.
Selecciona el trigger «Nueva valoración».
Utiliza la función de búsqueda para encontrar y seleccionar una cuenta conectada anteriormente.

La cuenta queda seleccionada y lista para usar.

3. Restablecer conexiones de cuenta caducadas

Cuando una conexión de cuenta caduca, verás la notificación «Esta conexión de cuenta ha caducado».
Haz clic en el botón «Opciones» (tres puntos).
Selecciona «Volver a conectar» e introduce unos datos de acceso válidos.

La cuenta se vuelve a conectar correctamente.

4. Acciones adicionales de la cuenta

Cambiar el nombre de la conexión: ve a la pestaña «Cuenta», selecciona una cuenta y haz clic en «Cambiar nombre de la conexión».
Resultado esperado: el nombre actualizado aparece en la lista de cuentas.
Autenticación no válida: si durante la autenticación se utilizan datos de acceso no válidos, no se te autenticará y se mostrará un mensaje de error.

Paso 5: Crear acciones

Una vez definido el trigger, puedes crear acciones que incluyan ProvenExpert u otros sistemas. ProvenExpert ofrece tres opciones de acción:

Enviar invitación a la encuesta por e-mail
Crear URL de encuesta personalizada
Recopilar métricas de la encuesta

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Enviar invitación a la encuesta por e-mail**

Esta acción envía automáticamente invitaciones a encuestas por e-mail a los clientes (envío de ProvenExpert). Tienes que seleccionar la encuesta y la dirección de e-mail del destinatario al que se enviará la invitación. Puedes seleccionar varios e-mails e indicar los nombres de los destinatarios.

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1. Probar la acción de envío para varios usuarios**

En Zapier, haz clic en «Añadir paso».
Busca y selecciona ProvenExpert.
Selecciona el evento «Enviar invitación a la encuesta por e-mail» en el menú desplegable «Evento de acción» y haz clic en «Continuar».
Introduce una dirección de e-mail válida y sin utilizar en el campo «Contacto» y un nombre (opcional) y haz clic en «Continuar».
Aparece un nuevo campo de e-mail y nombre; añade otra dirección de e-mail válida y un nombre (opcional) y selecciona un «Código de encuesta» en el menú desplegable.
Haz clic en «Continuar» y después en «Probar paso». El área «Datos de» debería mostrar un estado de éxito con detalles sobre el número de envíos.
Por último, haz clic en el botón «Publicar». El Zap debería publicarse correctamente y los usuarios deberían recibir los enlaces a la encuesta.

Las direcciones de e-mail deberían recibir los enlaces a la encuesta y el área «Datos de» debería mostrar una operación correcta con los recuentos adecuados.

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2. Autenticar a un usuario nuevo y publicar sin probar**

Sigue los primeros pasos del caso de prueba 1.
Haz clic en el botón «Cambiar» y selecciona «Conectar nuevo usuario».
Introduce los datos de cuenta de ProvenExpert válidos y haz clic en «Sí, continuar...».
Añade dos direcciones de e-mail y selecciona un «Código de encuesta».
Haz clic en «Continuar» y después en «Omitir prueba».
Haz clic en el botón «Publicar» para finalizar el proceso.

El nuevo usuario debería autenticarse y el Zap debería publicarse correctamente sin ejecutar el paso de prueba.

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3. Probar el reenvío de e-mails**

Busca y selecciona ProvenExpert. Selecciona el evento «Enviar invitación a la encuesta por e-mail» y haz clic en «Continuar».
Haz clic en «Cambiar» y selecciona de la lista un usuario utilizado anteriormente.
Añade dos direcciones de e-mail utilizadas anteriormente, selecciona un código de encuesta y haz clic en «Continuar» y después en «Probar paso».
El área «Datos de» debería indicar que los e-mails existen y no se han vuelto a enviar.

El área «Datos de» debería indicar que los e-mails no se han vuelto a enviar y el Zap debería publicarse correctamente.

4. Autenticación de un usuario con datos de acceso no válidos

Busca y selecciona ProvenExpert. Selecciona el evento «Enviar invitación a la encuesta por e-mail».
Haz clic en «Cambiar» y selecciona «Conectar nuevo usuario».
Introduce datos de acceso no válidos y comprueba si aparecen errores.

Debería mostrarse un mensaje de error que indique que la autenticación ha fallado.

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5. Probar un código de encuesta desactivado**

Desactiva cualquier encuesta de la cuenta de ProvenExpert.
En Zapier, busca ProvenExpert, selecciónalo y elige el evento «Enviar invitación a la encuesta por e-mail».
Añade dos direcciones de e-mail y abre el menú desplegable «Código de encuesta».
La encuesta desactivada no debería aparecer en la lista.

La encuesta desactivada no debería aparecer en el menú desplegable.

**6. Probar la edición de una encuesta

Ejecuta todo el proceso de envío de invitaciones tal como se ha descrito anteriormente.
Edita la encuesta en tu cuenta de ProvenExpert.
Abre un enlace a la encuesta desde un e-mail para comprobar que la encuesta editada se muestra correctamente.

La encuesta editada debería mostrarse correctamente al acceder a ella a través del enlace de invitación.

**7. Probar la apertura de una encuesta eliminada

Ejecuta todo el proceso de envío de invitaciones tal como se ha descrito anteriormente.
Elimina la encuesta utilizada durante la creación del Zap.
Abre un enlace a la encuesta desde un e-mail para comprobar el resultado.

Debería mostrarse un mensaje que indique que la encuesta ya no está accesible.

**8. Probar la desactivación y reactivación de una encuesta

Ejecuta todo el proceso de envío de invitaciones.
Desactiva la encuesta en tu cuenta de ProvenExpert y abre un enlace a la encuesta desde un e-mail.
Reactiva la encuesta en tu cuenta de ProvenExpert y recarga la página de la encuesta.
La encuesta debería volver a ser accesible tras la reactivación.

La encuesta desactivada debería mostrarse como no accesible, pero tras la reactivación debería volver a ser accesible.

9. Probar el uso de un Zap para varias encuestas

Abre un Zap publicado existente, cambia el «Código de encuesta» y ve a la pestaña «Probar».
Haz clic en «Probar paso» y después en «Publicar».
Debería enviarse un nuevo enlace de invitación a los contactos según el código de encuesta actualizado.

Debería enviarse un nuevo enlace de invitación a los contactos con el código de encuesta actualizado.

Selecciona «Envío de encuesta» y conecta una cuenta de ProvenExpert válida.
Añade contactos válidos, abre el menú desplegable «Código de encuesta» y utiliza la función de búsqueda para identificar encuestas.
Selecciona y borra códigos de encuesta para probar la funcionalidad del menú desplegable.
Cambia los datos de «Contactos» y «Código de encuesta» y continúa con «Probar».
Los contactos actualizados deberían recibir la encuesta correcta.

Las funciones de búsqueda y selección deberían funcionar correctamente y los contactos actualizados deberían recibir la encuesta correspondiente.

Crear una URL de encuesta personalizada

Esta acción genera un enlace único y de un solo uso para una invitación a una encuesta, que se puede utilizar en flujos de trabajo o e-mails.

1. Crear un enlace de encuesta personalizado

En Zapier, haz clic en «Añadir paso».
Busca y selecciona ProvenExpert.
Selecciona «Crear URL de encuesta personalizada» en el menú desplegable «Evento».
Selecciona una encuesta en el menú desplegable «Código de encuesta» e introduce una dirección de e-mail válida y un nombre (opcional).
Haz clic en «Continuar» y después en «Probar paso».

Se genera un enlace de invitación a la encuesta único y se muestra en el bloque «Datos de».

**2. Editar el código de encuesta o el e-mail en un Zap existente

Ve a la pestaña «Acción» o «Configuración».
Actualiza el código de encuesta o la dirección de e-mail.
Haz clic en «Continuar» y después en «Probar paso».

Se genera un nuevo enlace de invitación único basado en la información actualizada.

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3. Gestionar varios e-mails o e-mails no válidos**

Varios e-mails: introduce dos direcciones de e-mail en el campo de e-mail, separadas por un espacio, y ejecuta el paso de prueba. Debería mostrarse un mensaje: «Se muestra un error» (no se admiten varios e-mails).
E-mail no válido: introduce una dirección de e-mail sin el símbolo «@» y ejecuta el paso de prueba. Se muestra un mensaje de error.

4. Actualizar la lista de encuestas

Abre el menú desplegable «Código de encuesta».
Haz clic en «Actualizar resultados» después de crear una nueva encuesta en ProvenExpert.

La encuesta recién creada aparece en la lista.

5. Borrar o gestionar un código de encuesta eliminado

Borrar selección: abre el menú desplegable «Código de encuesta» y haz clic en «Borrar selección». El código de encuesta debería borrarse.
Encuesta eliminada: si la encuesta seleccionada se ha eliminado en ProvenExpert, ejecuta el paso de prueba. Debería mostrarse un mensaje: se muestra el error «Código de encuesta desconocido».

Recopilar métricas de la encuesta

Esta acción obtiene estadísticas de la encuesta (por ejemplo, puntuaciones de valoraciones) para utilizarlas en otros pasos de tu flujo de trabajo.

1. Iniciar la consulta de métricas

Abre ProvenExpert en tu editor de flujos de trabajo.
En el menú desplegable «Evento de acción», selecciona «Recopilar métricas de la encuesta».
Haz clic en Continuar.
En el menú desplegable «Encuesta», busca la encuesta que quieras y selecciónala.
Haz clic en «Probar paso».

El bloque «Datos de» muestra las métricas de la encuesta, como la tasa de respuesta, la puntuación media y el número de valoraciones.

2. Editar las métricas para otra encuesta

Una vez que hayas recopilado métricas de una encuesta, puedes actualizar el flujo de trabajo para consultar las métricas de otra encuesta.

Ve a la pestaña «Configurar» del flujo de trabajo.
Selecciona otra encuesta en el menú desplegable.
Haz clic en los botones «Continuar» y «Probar paso».

El bloque «Datos de» se actualiza y muestra los datos exactos de la encuesta recién seleccionada.

3. Actualizar las métricas tras nuevas valoraciones

Si los usuarios envían nuevas valoraciones después de que hayas recopilado las métricas por primera vez, puedes volver a probar el paso para tener en cuenta los nuevos datos.

Anota las métricas actuales (por ejemplo, tasa de respuesta, puntuación media, número de valoraciones) antes de que se envíen nuevas valoraciones.
Haz que un usuario envíe una nueva valoración para la encuesta seleccionada.
En la pestaña «Probar» del flujo de trabajo, haz clic en «Volver a probar el paso».

Las métricas se actualizan en función de la nueva valoración y reflejan los cambios en la tasa de respuesta, la puntuación media y el número de valoraciones.

4. Caso especial: actualización tras publicar valoraciones en el área de administración de ProvenExpert

A veces las valoraciones pueden despublicarse en el sistema de ProvenExpert y publicarse más tarde. En este escenario se explica cómo actualizar tus datos después de publicar valoraciones.

Fíjate en el número de valoraciones no publicadas en las métricas iniciales (por ejemplo, 3 valoraciones no publicadas).
Publica una de las valoraciones no publicadas en el área de administración de ProvenExpert.
Vuelve al flujo de trabajo y haz clic en «Volver a probar el paso».

El número de valoraciones no publicadas disminuye en 1 y refleja la valoración publicada.

5. Caso especial: gestión de encuestas desactivadas o eliminadas

Cuando una encuesta se desactiva o se elimina en el sistema de ProvenExpert, no aparece en la lista desplegable al recopilar métricas.

Abre ProvenExpert y selecciona «Recopilar métricas de la encuesta» en el menú desplegable «Evento de acción».
Haz clic en Continuar.
Busca en el menú desplegable encuestas desactivadas o eliminadas.

Las encuestas desactivadas y eliminadas no se muestran en la lista desplegable, de modo que solo se pueden seleccionar encuestas activas para recopilar métricas.

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