Wie kann ich meine Zapier-Integration einrichten?

Voraussetzungen:

• Ein ProvenExpert-Konto (mit einem Premium-Abonnement)
• Ein registriertes Zapier-Konto.

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Schritt 1: Anmeldung bei Zapier und Erstellen eines Zap

1. Melde dich bei deinem Zapier-Konto an.

2. Navigiere zum Menü „Zaps“.
3. Klicke auf die Schaltfläche „Erstellen“ und wähle „Neuer Zap“.

Dies öffnet den Zapier-Editor, in dem du beginnen kannst, deinen Zap zu konfigurieren.

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Schritt 2: Verbinden des ProvenExpert-Plugins

Um ein ProvenExpert-Konto mit Zapier zu verbinden, musst du den Trigger „Neue Bewertung“ einrichten, mit dem du dein ProvenExpert-Konto auswählen und es für weitere Zap-Konfigurationen verwenden kannst.

1. Gehe im Zap-Editor zum Abschnitt „Trigger“.
2. Verwende die Suchleiste, um „ProvenExpert“ zu finden und auszuwählen.
3. Wähle im Dropdown-Menü „Ereignis“ den Trigger „Neue Bewertung“ aus.
4. Wähle dein ProvenExpert-Konto aus.

 

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Schritt 3: Konfigurieren des Umfragecodes für den Trigger

Nachdem du dein ProvenExpert-Konto mit Zapier verbunden hast, musst du den Trigger konfigurieren und die Einrichtung testen, um sicherzustellen, dass alles korrekt funktioniert.

1. Klicke auf Weiter, um zur Konfigurationsregisterkarte zu gelangen.
2. Wähle den Umfragecode, der der Umfrage in deinem ProvenExpert-Konto entspricht. Diese Umfrage wird das Ereignis „Neue Bewertung“ auslösen.
3. Wechsle zum Abschnitt „Test“ und klicke auf „Trigger testen“.
4. Das System überprüft die Trigger-Konfiguration und bestätigt, wenn alles richtig eingerichtet ist.

Nun ist dein ProvenExpert-Konto verbunden, und du kannst den „Trigger: Neue Bewertung“ verwenden, um weitere Aktionen in deinem Zap einzurichten.

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Schritt 4: Weitere Aktionen mit dem Trigger

1. Trigger bearbeiten und verwalten

• Um einen bestehenden Trigger zu bearbeiten, navigiere zur Registerkarte Setup.
• Klicke neben dem Abschnitt „Konto“ auf „Ändern“.
• Verbinde ein neues Konto oder ersetze das alte.

Das neue Konto ist erfolgreich verbunden und der Trigger neu konfiguriert.

2. Konten suchen und auswählen

• Erstelle einen neuen Zap und wähle ProvenExpert.
• Wähle den Trigger „Neue Bewertung“.
• Verwende die Suchfunktion, um ein zuvor verbundenes Konto zu finden und auszuwählen.

Das Konto ist ausgewählt und einsatzbereit.

3. Abgelaufene Kontoverbindungen erneut herstellen

• Wenn eine Kontoverbindung abläuft, siehst du eine Benachrichtigung „Diese Kontoverbindung ist abgelaufen“.
• Klicke auf die Schaltfläche „Optionen“ (drei Punkte).
• Wähle „Erneut verbinden“ und gib gültige Anmeldedaten ein.

Das Konto wird erfolgreich wieder verbunden.

4. Zusätzliche Kontoaktionen

• Verbindung umbenennen: Navigiere zur Registerkarte „Konto“, wähle ein Konto aus und klicke auf „Verbindung umbenennen“.
• Erwartetes Ergebnis: Der aktualisierte Name wird in der Kontoliste angezeigt.
• Ungültige Authentifizierung: Wenn während der Authentifizierung ungültige Anmeldedaten verwendet werden, wirst du nicht authentifiziert und es wird eine Fehlermeldung angezeigt.

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Schritt 5: Erstellen von Aktionen

Sobald der Trigger festgelegt ist, kannst du Aktionen erstellen, die ProvenExpert oder andere Systeme einbeziehen. ProvenExpert bietet drei Aktionsoptionen:

1. Sende Umfrageeinladung per E-Mail
2. Erstelle individuelle Umfrage-URL
3. Sammle Umfragemetriken

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Sende Umfrageeinladung per E-Mail

Diese Aktion sendet automatisch Umfrageeinladungen per E-Mail an Kunden (ProvenExpert-Aussendung). Sie müssen die Umfrage und die E-Mail-Adresse des Empfängers auswählen, an die die Einladung gesendet wird. Sie können mehrere E-Mails auswählen und Empfängernamen angeben.

1. Testen der Sende-Aktion für mehrere Benutzer

• Klicke in Zapier auf „Schritt hinzufügen“.
• Suche und wähle ProvenExpert aus.
• Wähle das Ereignis „Sende Umfrageeinladung per E-Mail“ aus dem Dropdown-Menü „Aktionsereignis“ und klicke auf „Weiter“.
• Gib eine gültige, unbenutzte E-Mail-Adresse im Feld „Kontakt“ und einen Namen (optional) ein und klicke auf „Weiter“.
• Ein neues E-Mail- und Namensfeld erscheint; füge eine weitere gültige E-Mail-Adresse und einen Namen (optional) hinzu und wähle einen „Umfragecode“ aus dem Dropdown-Menü aus.
• Klicke auf „Weiter“ und dann auf „Testschritt“. Der Bereich „Daten aus“ sollte einen Erfolgsstatus mit Details zur Versandanzahl anzeigen.
• Klicke abschließend auf die Schaltfläche „Veröffentlichen“. Der Zap sollte erfolgreich veröffentlicht werden, und die Benutzer sollten die Umfragelinks erhalten.

Die E-Mail-Adressen sollten die Umfragelinks erhalten, und der Bereich „Daten aus“ sollte einen erfolgreichen Vorgang mit den richtigen Zählungen anzeigen.

2. Authentifizieren eines neuen Benutzers und Veröffentlichen ohne Test

• Folge den ersten Schritten aus Testfall 1.
• Klicke auf die Schaltfläche „Ändern“ und wähle „Neuen Benutzer verbinden“.
• Gib gültige ProvenExpert-Kontodaten ein und klicke auf „Ja, weiter...“.
• Füge zwei E-Mail-Adressen hinzu und wähle einen „Umfragecode“ aus.
• Klicke auf „Weiter“ und dann auf „Test überspringen“.
• Klicke auf die Schaltfläche „Veröffentlichen“, um den Vorgang abzuschließen.

Der neue Benutzer sollte authentifiziert werden, und der Zap sollte erfolgreich veröffentlicht werden, ohne den Testschritt auszuführen.

3. Testen des wiederholten Versendens von E-Mails

• Suche ProvenExpert und wähle es aus. Wähle das Ereignis „Sende Umfrageeinladung per E-Mail“ und klicke auf „Weiter“.
• Klicke auf „Ändern“ und wähle einen zuvor verwendeten Benutzer aus der Liste aus.
• Füge zwei zuvor verwendete E-Mail-Adressen hinzu, wähle einen Umfragecode aus und klicke auf „Weiter“, dann auf „Testschritt“.
• Der Bereich „Daten aus“ sollte anzeigen, dass die E-Mails existieren und nicht erneut gesendet wurden.

Der Bereich „Daten aus“ sollte anzeigen, dass die E-Mails nicht erneut gesendet wurden, und der Zap sollte erfolgreich veröffentlicht werden.

4. Authentifizierung eines Benutzers mit ungültigen Anmeldedaten

• Suche ProvenExpert und wähle es aus. Wähle das Ereignis „Sende Umfrageeinladung per E-Mail“.
• Klicke auf „Ändern“ und wähle „Neuen Benutzer verbinden“.
• Gib ungültige Anmeldedaten ein und überprüfe auf Fehler.

Es sollte eine Fehlermeldung angezeigt werden, die darauf hinweist, dass die Authentifizierung fehlgeschlagen ist.

5. Testen eines deaktivierten Umfragecodes

• Deaktiviere eine beliebige Umfrage im ProvenExpert-Konto.
• Suche in Zapier nach ProvenExpert, wähle es aus und wähle das Ereignis „Sende Umfrageeinladung per E-Mail“.
• Füge zwei E-Mail-Adressen hinzu und öffne das Dropdown-Menü „Umfragecode“.
• Die deaktivierte Umfrage sollte nicht in der Liste angezeigt werden.

Die deaktivierte Umfrage sollte nicht im Dropdown-Menü erscheinen.

6. Testen der Bearbeitung einer Umfrage

• Führe den gesamten Ablauf des Versendens von Einladungen wie zuvor beschrieben aus.
• Bearbeite die Umfrage in deinem ProvenExpert-Konto.
• Öffne einen Umfragelink aus einer E-Mail, um sicherzustellen, dass die bearbeitete Umfrage korrekt angezeigt wird.

Die bearbeitete Umfrage sollte korrekt angezeigt werden, wenn sie über den Einladungslink aufgerufen wird.

7. Testen des Öffnens einer gelöschten Umfrage

• Führe den gesamten Ablauf des Versendens von Einladungen wie zuvor beschrieben aus.
• Lösche die während der Zap-Erstellung verwendete Umfrage.
• Öffne einen Umfragelink aus einer E-Mail, um das Ergebnis zu überprüfen.

Es sollte eine Nachricht angezeigt werden, die darauf hinweist, dass die Umfrage nicht mehr zugänglich ist.

8. Testen der Deaktivierung und Reaktivierung einer Umfrage

• Führe den gesamten Ablauf des Versendens von Einladungen aus.
• Deaktiviere die Umfrage in deinem ProvenExpert-Konto und öffne einen Umfragelink aus einer E-Mail.
• Reaktiviere die Umfrage in deinem ProvenExpert-Konto und lade die Umfrageseite neu.
• Die Umfrage sollte nach der Reaktivierung wieder zugänglich sein.

Die deaktivierte Umfrage sollte als nicht mehr zugänglich angezeigt werden, aber nach der Reaktivierung sollte sie wieder zugänglich sein.

9. Testen der Verwendung eines Zaps für mehrere Umfragen

• Öffne einen bestehenden veröffentlichten Zap, ändere den „Umfragecode“ und gehe zur Registerkarte „Testen“.
• Klicke auf „Testschritt“ und dann auf „Veröffentlichen“.
• Ein neuer Einladungslink sollte basierend auf dem aktualisierten Umfragecode an Kontakte gesendet werden.

Ein neuer Einladungslink sollte an Kontakte mit dem aktualisierten Umfragecode gesendet werden.

10. Testen des Dropdown-Menüs für Umfragecodes und Datenspeicherung

• Wähle „Umfrageaussendung“ und verbinde ein gültiges ProvenExpert-Konto.
• Füge gültige Kontakte hinzu, öffne das Dropdown-Menü „Umfragecode“ und verwende die Suchfunktion, um Umfragen zu identifizieren.
• Wähle und lösche Umfragecodes, um die Dropdown-Funktionalität zu testen.
• Ändere die „Kontakte“ und „Umfragecode“-Daten und fahre mit „Testen“ fort.
• Aktualisierte Kontakte sollten die richtige Umfrage erhalten.

Die Such- und Auswahlfunktion sollte korrekt funktionieren, und aktualisierte Kontakte sollten die entsprechende Umfrage erhalten.

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Erstellen einer individuellen Umfrage-URL

Diese Aktion generiert einen einzigartigen, einmaligen Link für eine Umfrageeinladung, der in Workflows oder E-Mails verwendet werden kann.

1. Erstellen eines individuellen Umfragelinks

• Klicke in Zapier auf „Schritt hinzufügen“.
• Suche und wähle ProvenExpert aus.
• Wähle „Erstelle individuelle Umfrage-URL“ aus dem Dropdown-Menü „Ereignis“.
• Wähle eine Umfrage aus dem Dropdown-Menü „Umfragecode“ aus und gib eine gültige E-Mail-Adresse und einen Namen (optional) ein.
• Klicke auf „Weiter“ und dann auf „Testschritt“.

Ein einzigartiger Umfrage-Einladungslink wird generiert und im Block „Daten aus“ angezeigt.

2. Bearbeiten des Umfragecodes oder der E-Mail in einem bestehenden Zap

• Navigiere zur Registerkarte „Aktion“ oder „Konfiguration“.
• Aktualisiere den Umfragecode oder die E-Mail-Adresse.
• Klicke auf „Weiter“ und dann auf „Testschritt“.

Ein neuer, einzigartiger Einladungslink wird basierend auf den aktualisierten Informationen generiert.

3. Verwalten von mehreren oder ungültigen E-Mails

• Mehrere E-Mails: Gib zwei E-Mail-Adressen in das E-Mail-Feld ein, getrennt durch ein Leerzeichen, und führe den Testschritt aus. Es sollte eine Nachricht angezeigt werden: „Ein Fehler wird angezeigt“ (mehrere E-Mails werden nicht unterstützt).
• Ungültige E-Mail: Gib eine E-Mail-Adresse ohne „@“-Symbol ein und führe den Testschritt aus. Eine Fehlermeldung wird angezeigt.

4. Aktualisieren der Umfrageliste

• Öffne das Dropdown-Menü „Umfragecode“.
• Klicke auf „Ergebnisse aktualisieren“, nachdem du eine neue Umfrage in ProvenExpert erstellt hast.

Die neu erstellte Umfrage erscheint in der Liste.

5. Löschen oder Verwalten eines gelöschten Umfragecodes

• Auswahl löschen: Öffne das Dropdown-Menü „Umfragecode“ und klicke auf „Auswahl löschen“. Der Umfragecode sollte gelöscht werden.
• Gelöschte Umfrage: Wenn die ausgewählte Umfrage in ProvenExpert gelöscht wurde, führe den Testschritt aus. Es sollte eine Nachricht angezeigt werden: „Ein unbekannter Umfragecode“-Fehler wird angezeigt.

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Sammle Umfragemetriken

Diese Aktion ruft Umfragestatistiken ab (z. B. Bewertungen aus Rezensionen), um sie in weiteren Schritten deines Workflows zu verwenden.

1. Einleitung der Metrikenprüfung

• Öffne ProvenExpert in deinem Workflow-Editor.
• Wähle im Dropdown-Menü „Aktionsereignis“ „Sammle Umfragemetriken“ aus.
• Klicke auf Weiter.
• Suche im Dropdown-Menü „Umfrage“ nach der gewünschten Umfrage und wähle diese aus.
• Klicke auf „Testschritt“.

Der Block „Daten aus“ zeigt die Metriken der Umfrage an, wie z. B. Rücklaufquote, Durchschnittsbewertung und Anzahl der Rezensionen.

2. Bearbeiten der Metriken für eine andere Umfrage

Sobald du bereits Metriken für eine Umfrage gesammelt hast, kannst du den Workflow aktualisieren, um Metriken für eine andere Umfrage zu prüfen.

• Gehe zur Registerkarte „Konfigurieren“ des Workflows.
• Wähle eine andere Umfrage aus dem Dropdown-Menü aus.
• Klicke auf die Schaltflächen „Weiter“ und „Testschritt“.

Der Block „Daten aus“ wird aktualisiert und zeigt die genauen Daten für die neu ausgewählte Umfrage an.

3. Aktualisieren der Metriken nach neuen Bewertungen

Wenn Benutzer neue Bewertungen abgeben, nachdem du die Metriken ursprünglich gesammelt hast, kannst du den Schritt erneut testen, um die neuen Daten zu berücksichtigen.

• Notiere dir die aktuellen Metriken (z. B. Rücklaufquote, Durchschnittsbewertung, Anzahl der Rezensionen), bevor neue Bewertungen eingereicht werden.
• Lass einen Benutzer eine neue Bewertung für die ausgewählte Umfrage abgeben.
• Klicke in der Registerkarte „Testen“ des Workflows auf „Schritt erneut testen“.

Die Metriken werden basierend auf der neuen Bewertung aktualisiert, was Änderungen bei Rücklaufquote, Durchschnittsbewertung und Anzahl der Rezensionen widerspiegelt.

4. Sonderfall: Aktualisierung nach Veröffentlichung von Bewertungen im ProvenExpert-Adminbereich

Manchmal können Bewertungen im ProvenExpert-System unveröffentlicht und später veröffentlicht werden. Dieses Szenario erklärt, wie du deine Daten aktualisierst, nachdem Bewertungen veröffentlicht wurden.

• Beachte die Anzahl der unveröffentlichten Bewertungen in den anfänglichen Metriken (z. B. 3 unveröffentlichte Bewertungen).
• Veröffentliche eine der unveröffentlichten Bewertungen im ProvenExpert-Adminbereich.
• Kehre zum Workflow zurück und klicke auf „Schritt erneut testen“.

Die Anzahl der unveröffentlichten Bewertungen verringert sich um 1 und spiegelt die veröffentlichte Bewertung wider.

5. Sonderfall: Umgang mit deaktivierten oder gelöschten Umfragen

Wenn eine Umfrage im ProvenExpert-System deaktiviert oder gelöscht wird, erscheint sie nicht in der Dropdown-Liste, wenn Metriken gesammelt werden.

• Öffne ProvenExpert und wähle „Sammle Umfragemetriken“ im Dropdown-Menü „Aktionsereignis“ aus.
• Klicke auf Weiter.
• Suche im Dropdown-Menü nach deaktivierten oder gelöschten Umfragen.

Die deaktivierten und gelöschten Umfragen werden nicht in der Dropdown-Liste angezeigt, sodass nur aktive Umfragen für die Erfassung von Metriken ausgewählt werden können.