Zusammenfassung
Diese Anleitung hilft dir bei der effektiven Einrichtung von Workflows in HubSpot mit dem ProvenExpert-Plugin, um das Versenden von Umfragen zu automatisieren, individuelle Links zu erstellen, Umfragemetriken zu erfassen und Kontaktregistrierungen zu verwalten. Wenn du diese Schritte befolgst, kannst du die Verteilung von Umfragen rationalisieren und Feedbackdaten effizient analysieren.
Voraussetzungen:
- Der Benutzer ist sowohl im HubSpot- als auch im ProvenExpert-System authentifiziert.
- Kontakte wurden in HubSpot erstellt.
- Auslöser für die Registrierung sind wie erforderlich in Workflows eingerichtet.
1. Verbinde dein HubSpot-Konto
Schritt 1. Verbinde dein HubSpot-Konto
Verbinde dein HubSpot-Konto über den folgenden Link:
Schritt 2. Melde dich bei deinem HubSpot-Konto an
Verwende dein üblichen HubSpot-Anmeldedaten. Sie werden auf eine Seite weitergeleitet, auf der Sie Ihr HubSpot-Konto auswählen können.
Schritt 3. Wählen Sie Ihr HubSpot-Konto aus
Sie müssen Ihr HubSpot-Konto aus der Liste der verfügbaren Konten auswählen.
Schritt 4. Bestätige dein Berechtigung
ProvenExpert ist darauf ausgelegt, sich nahtlos in dein HubSpot CRM zu integrieren, sodass deine Kundendaten jederzeit unter deiner Kontrolle bleiben.
Mit dem installierten ProvenExpert-Plugin kannst du und dein Team:
- Kundenbewertungen einfach verbinden und verwalten.
- Einzigartige Umfragelinks an deine Kunden erstellen und versenden.
- Umfragestatistiken sammeln, um Metriken für weitere Workflow-Aktionen zu nutzen.
- Automatisch Umfrageeinladungen an deine Kunden senden.
Schritt 5. Verbinde dein ProvenExpert-Konto
Um dein Konto zu verbinden, musst du deinen Benutzernamen und den API-Schlüssel aus deinem ProvenExpert-Konto eingeben. Du kannst den folgenden Link verwenden, um zur richtigen Seite zu gelangen und auf diese Zugangsdaten zuzugreifen.
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So deinstallierst du ProvenExpert
Wenn du ProvenExpert aus irgendeinem Grund deinstallieren musst, kannst du dies auf der Seite „Integrationen“ in deinen HubSpot-Einstellungen tun. Du findest diese Seite, indem du HubSpot öffnest und zu Einstellungen > Integrationen > Verknüpfte Apps navigierst. Die Deinstallation von ProvenExpert hat keine Auswirkungen auf deine HubSpot-Daten. Wenn du ProvenExpert erneut installieren möchtest, kannst du es wieder über die Website verbinden oder der obigen Anleitung unter 1. Verbinde dein HubSpot-Konto folgen.
2. Einrichten eines Workflows in HubSpot
Schritt 1: Erstellen eines neuen Workflows
- Melde dich bei HubSpot an und navigiere zu Automatisierungen → Workflows.
- Klicke auf „Workflow erstellen“ und wähle die Option „Von Grund auf neu“.
- Wähle „Kontaktbasiert“ und fahre mit dem Workflow-Editor fort.
Der Workflow-Editor wird geöffnet und ist bereit für weitere Konfigurationen.
3. Verwenden des „Neue Bewertung“-Triggers in HubSpot
HubSpot ist ein CRM-System und dreht sich um Objekte wie Kontakte, Unternehmen und andere. Jedes Mal, wenn ein Workflow ausgeführt wird, muss ein Objekt durch einen Trigger festgelegt werden. Das bedeutet, dass eine Umfrage mit dem Objekt verbunden werden muss, mit dem du arbeiten möchtest.
Wenn du keine spezifischen Informationen zur E-Mail-Adresse hast, musst du einen zusätzlichen Workflow erstellen, der den Trigger „Neue Bewertung“ auslöst. Dazu erstellst du einen weiteren Workflow mit der Aktion „Umfrage anhängen“.
Wenn du Informationen zu einer bestimmten E-Mail-Adresse hast, kannst du den ersten Schritt in diesem Block überspringen und mit dem zweiten Schritt fortfahren.
Schritt 1: Anhängen einer Umfrage an einen Kontakt
Bevor du den „Neue Bewertung“-Trigger verwenden kannst, muss eine Umfrage mithilfe eines HubSpot-Workflows an das Kontaktobjekt anhängen. Befolge dazu die folgenden Schritte:
- Navigiere zu HubSpot-Workflows:
- Gehe zu „Automatisierungen“ > „Workflows“
- Erstelle einen neuen, kontaktbasierten Workflow:
- Wähle „Von Grund auf neu“ für einen neuen Workflow.
- Den Trigger setzen:
- Wähle den Trigger „Wenn Filterkriterien erfüllt sind“.
- Unter „Kontakt-Eigenschaften“ setze den Filter auf „Erstellungsdatum“ ist „bekannt“.
- Die Aktion hinzufügen:
- Im Abschnitt „Aktionen“ scrolle nach unten und wählen „Umfrage anhängen“ unter den Optionen von „ProvenExpert“.
- Umfrage auswählen:
- Wähle die passende Umfrage aus, die du an den Kontakt anhängen möchtest.
- Speichern und veröffentlichen:
- Speicher die Änderungen und veröffentliche den Workflow.
Schritt 2: Konfigurieren des „Neue Bewertung“-Triggers
Sobald die Umfrage angehängt ist, kannst du den „Neue Bewertung“-Trigger einrichten. So geht's:
- Navigiere zu HubSpot-Workflows:
- Gehe zu „Automatisierungen“ > „Workflows“.
- Erstelle einen neuen, kontaktbasierten Workflow:
- Wähle „Von Grund auf neu“ für einen neuen Workflow.
- Trigger-Typ festlegen:
- Wähle den Trigger-Typ „Wenn ein Ereignis eintritt“.
- Ereignis auswählen:
- Unter „Benutzerdefinierte Ereignisse“ wähle „Neue Bewertung für KONTAKT“.
- Den Trigger speichern:
- Speicher den ausgewählten Trigger und fahre fort.
- Aktionen unterhalb des Triggers hinzufügen:
- Füge alle erforderlichen Aktionen hinzu, die ausgeführt werden sollen, wenn eine neue Bewertung eingeht.
- Trigger-Eigenschaften verwenden:
- Um auf die Ereigniseigenschaften zuzugreifen, wähle „Trigger-Ereigniseigenschaften“ aus dem Dropdown-Menü „Eigenschaften oder Aktionsausgaben anzeigen von:“.
- Speichern und veröffentlichen:
- Speicher und veröffentliche den Workflow.
Wichtige Hinweise:
Benutzerdefinierte Ereignisse:
Sobald du eine Umfrage anhängst, werden automatisch vier benutzerdefinierte Ereignisse unter „Datenmanagement“ > „Benutzerdefinierte Ereignisse“ hinzugefügt, die als „Neue Bewertung für KONTAKT“ benannt sind. Diese Ereignisse sollten nicht verändert oder bearbeitet werden.
Umfrage trennen:
Wenn ein Objekt nicht mehr mit einer Umfrage verbunden ist, verwende die Aktion „Umfrage trennen“ in einem ähnlichen Workflow, um die Umfragezuweisung aufzuheben.
4. Automatisierung des Versands von Umfragen
Schritt 1: ProvenExpert-Aktion hinzufügen
- Im Workflow-Editor klicke auf die Schaltfläche „+“, um eine Aktion hinzuzufügen. Öffne das „ProvenExpert Test Plugin“ und wähle „Umfrageversand automatisieren“.
- Wähle eine Umfrage aus dem Umfrage-Dropdown und füge die erforderliche E-Mail-Eigenschaft hinzu, wobei du den Eingabenamen abgleichst.
- Klicke auf „Speichern“ und dann auf „Überprüfen & Veröffentlichen“.
- Klicke auf „Überspringen“, um den Workflow einzuschalten, und anschließend auf „Workflow einschalten“.
Der Workflow ist veröffentlicht und Umfragen werden automatisch versendet.
Schritt 2: Kontakte für Umfragen einschreiben
- Klicke auf die Schaltfläche „Einschreiben“ im Workflow-Editor.
- Wähle „Einzelne Kontakte auswählen“ und wählen Sie Kontakte aus der Liste aus.
- Klicke auf „Einschreiben“, um sie zum Workflow hinzuzufügen.
Eine Benachrichtigung bestätigt die manuelle Einschreibung der Kontakte.
Schritt 3: Umfrageversand überprüfen
- Navigiere zu „Einschreibungsverlauf“.
- Überprüfe den Abschnitt „Aktion erfolgreich“, um sicherzustellen, dass der Umfragelink erfolgreich versendet wurde.
Der Server-Antwortcode sollte 200 sein (was Erfolg bedeutet) und der Umfragelink wurde an den eingeschriebenen Kontakt gesendet.
5. Erstellen von individuellen Umfragelinks
Schritt 1: Workflow einrichten
- In einem kontaktbasierten Workflow klicke auf die Schaltfläche „+“.
- Öffne das Dropdown-Menü „ProvenExpert Test Plugin“ und wähle „Individuellen Umfragelink erstellen“.
- Wähle eine Umfrage aus dem Umfrage-Dropdown und füge die erforderliche E-Mail-Eigenschaft hinzu.
- Klicke auf „Speichern“ und dann auf „Testen“, um den Link für einen Kontakt zu überprüfen.
Schritt 2: Workflow überprüfen und veröffentlichen
- Richte den Trigger und die Aktion „Individuellen Umfragelink erstellen“ im Workflow ein.
- Klicke auf „Überprüfen & Veröffentlichen“ und „Workflow einschalten“.
- Schreibe Kontakte manuell ein, indem „Einzelne Kontakte auswählen“.
Schritt 3: Den individuellen Link überprüfen
- Gehe zu „Einschreibungsverlauf“ und lade die Seite neu.
- Klicke auf den eingeschriebenen Kontakt und sehe sich den Abschnitt „Aktion erfolgreich“ an.
6. Erfassen von Umfragemetriken
Schritt 1: Aktion zum Erfassen von Umfragemetriken hinzufügen
- Im Workflow-Editor klicke auf die Schaltfläche „+“, um eine neue Aktion hinzuzufügen.
- Öffne das Dropdown-Menü „ProvenExpert Test Plugin“ und wähle „Umfragemetriken erfassen“.
- Wähle den Umfragecode aus, für den du die Daten abrufen möchten.
- Klicke auf „Speichern“, um die Einstellungen zu übernehmen.
Schritt 2: Metriken mit Aufgabenerstellung
- Füge eine Aufgabe zum Workflow hinzu und überprüfe die Aufgabendetails.
- Konfiguriere die Aufgabe: Gebe den Namen der Aufgabe ein, setze ein Datum und entscheide, ob du eine E-Mail-Erinnerung benötigst.
- Füge Notizen hinzu: Im Notizbereich schreibe die erforderliche Eigenschaft und wählen die Eigenschaft aus dem vorherigen Schritt „Umfragemetriken erfassen“ aus.
- Speichere die Änderungen.
Schritt 3: Metriken nach zusätzlichen Bewertungen
Gebe eine neue Bewertung ab und überprüfedie aktualisierten Metriken.
- Öffne den erstellten Workflow mit Metriken.
- Schreibe manuell einen Kontakt ein (oder melde den alten Kontakt erneut an, der in TC1 verwendet wurde).
- Navigiere zur Seite „Leistungshistorie“ -> „Einschreibungsverlauf“.
- Klicke auf „Einschreibung anzeigen“ (auf den Kontakt).
- Öffne den Datensatz „Aktion erfolgreich“.
Schritt 4: Metriken nach Veröffentlichung der Bewertung
- Überprüfe die aktualisierten Metriken nach der Veröffentlichung der Bewertung.
Schritt 5: Metriken für deaktivierte/gelöschte Umfragen
Überprüfen Sie, dass deaktivierte und gelöschte Umfragen nicht angezeigt werden.
- Klicke auf die Schaltfläche „+“ im Workflow-Editor.
- Öffne das Dropdown-Menü „ProvenExpert“.
- Wähledie Option „Umfragemetriken erfassen“.
- Suche nach der deaktivierten Umfrage im Dropdown-Menü
- Suche nach der gelöschten Umfrage im Dropdown-Menü
Die Umfragen erscheinen nicht im Dropdown-Menü.
7. Verwaltung der Einschreibung und Protokolle
Schritt 1: Manuelle Einschreibung von Kontakten
- Im CRM → Kontakte-Bereich wähle einen Benutzer aus.
- Klicke auf „Mehr“ → „In Workflow einschreiben“ und wähle den Workflow aus.
- Klicke auf „Einschreiben“, um den Kontakt hinzuzufügen.
Eine Benachrichtigung bestätigt die erfolgreiche manuelle Einschreibung der Kontakte.
Schritt 2: Aktionsprotokolle anzeigen
- In „Automatisierungen“ → „Workflows“ findest du deinen Workflow.
- Klicke auf „Mehr“ → „Details anzeigen“.
- Gehe zu den Aktionsprotokollen und klicke auf die Ereignisdetails für Aktionen wie „Individuellen Umfragelink erstellen“ oder „Umfragemetriken erfassen“.
Die Ereignisseite öffnet sich und zeigt den erstellten individuellen Umfragelink oder die erfassten Umfragemetriken an.
8. Testen von Workflow-Funktionen
Test der Einschreibung und des Umfrageversands
- Einzelkontakt-Einschreibung: Überprüfe, ob der Workflow den Kontakt korrekt einschreibt und den Umfragelink wie erwartet versendet.
- Mehrfachkontakt-Einschreibung: Erstelle benutzerdefinierte Filter und schreibe dir mehrere Kontakte basierend auf bestimmten Kriterien wie Kontaktinhaber ein. Stelle sicher, dass die entsprechenden Kontakte den Umfragelink erhalten.
Die Kontakte, die den Kriterien entsprechen, sollten eingeschrieben werden, und alle sollten den Umfragelink erhalten.
Test der Umfrageerstellung und des Versands
- Umfragesuche: Teste die Suchfunktion im Umfrage-Dropdown, indem du Schlüsselsymbole eingebibst, um eine spezifische Umfrage zu finden.
- Optionale Datenfelder: Teste das Versenden von Umfrageeinladungen mit und ohne optionale Felder wie Name.
Die richtige Umfrage wird gefunden und die optionalen Datenfelder verhalten sich wie erwartet.
9. Umgang mit Fehlern und Duplikaten
Schritt 1: Verhindern doppelter Umfragelinks
- Wenn eine Umfrage bereits an einen Kontakt gesendet wurde, sollte das erneute Einschreiben keinen doppelten Umfragelink versenden.
Es wird kein doppelter Umfragelink gesendet.
Schritt 2: Workflow bei fehlenden Eigenschaften testen
- Wenn einem Kontakt die E-Mail-Eigenschaft fehlt, zeigt der Workflow einen Fehler an, wenn versucht wird, den Umfragelink zu senden.
Eine Fehlermeldung erscheint, die anzeigt: „Folgende erforderliche Eigenschaften fehlen: E-Mail“.