Hvordan opsætter jeg min HubSpot-integration?

Oversigt

Denne vejledning hjælper dig med at opsætte workflows i HubSpot effektivt med ProvenExpert-pluginet, så du kan automatisere afsendelsen af undersøgelser, oprette individuelle links, indsamle undersøgelsesmetrikker og administrere tilmeldinger af kontakter. Når du følger disse trin, kan du strømline udsendelsen af undersøgelser og analysere feedbackdata effektivt.

Forudsætninger:

• Brugeren er godkendt i både HubSpot- og ProvenExpert-systemet.
• Der er oprettet kontakter i HubSpot.
• Udløsere for tilmelding er sat op i workflows efter behov.

---

1. Forbind din HubSpot-konto

Trin 1. Forbind din HubSpot-konto

Forbind din HubSpot-konto via følgende link:

Forbindelseslink

Trin 2. Log ind på din HubSpot-konto

Brug dine sædvanlige HubSpot-loginoplysninger. Du bliver sendt videre til en side, hvor du kan vælge din HubSpot-konto.

Trin 3. Vælg din HubSpot-konto

Du skal vælge din HubSpot-konto fra listen over tilgængelige konti.

Trin 4. Bekræft din tilladelse

ProvenExpert er udviklet til at integreres problemfrit i dit HubSpot CRM, så dine kundedata altid forbliver under din kontrol.

Med ProvenExpert-pluginet installeret kan du og dit team:

• Nemt forbinde og administrere kundeanmeldelser.
• Oprette og sende unikke undersøgelseslinks til dine kunder.
• Indsamle undersøgelsesstatistikker for at bruge metrikker i yderligere workflow-handlinger.
• Automatisk sende invitationer til undersøgelser til dine kunder.

Trin 5. Forbind din ProvenExpert-konto

For at forbinde din konto skal du indtaste dit brugernavn og din API-nøgle fra din ProvenExpert-konto. Du kan bruge følgende link til at komme til den rigtige side og få adgang til disse loginoplysninger.

---

Sådan afinstallerer du ProvenExpert

Hvis du af en eller anden grund skal afinstallere ProvenExpert, kan du gøre det på siden "Integrationer" i dine HubSpot-indstillinger. Du finder siden ved at åbne HubSpot og gå til Indstillinger > Integrationer > Tilknyttede apps. Afinstallationen af ProvenExpert har ingen indflydelse på dine HubSpot-data. Hvis du vil installere ProvenExpert igen, kan du forbinde det igen via websitet eller følge vejledningen ovenfor under 1. Forbind din HubSpot-konto.

---

2. Opsætning af et workflow i HubSpot

Trin 1: Opret et nyt workflow

1. Log ind på HubSpot, og gå til Automatiseringer → Workflows.
2. Klik på "Opret workflow", og vælg indstillingen "Fra bunden".
3. Vælg "Kontaktbaseret", og fortsæt til workflow-editoren.

Workflow-editoren åbnes og er klar til yderligere konfiguration.

---

3. Brug af udløseren "Ny anmeldelse" i HubSpot

HubSpot er et CRM-system og er bygget op omkring objekter som kontakter, virksomheder og andre. Hver gang et workflow køres, skal et objekt fastlægges via en udløser. Det betyder, at en undersøgelse skal forbindes med det objekt, du vil arbejde med.

Hvis du ikke har specifikke oplysninger om e-mailadressen, skal du oprette et ekstra workflow, der aktiverer udløseren "Ny anmeldelse". Det gør du ved at oprette endnu et workflow med handlingen "Tilknyt undersøgelse".

Hvis du har oplysninger om en bestemt e-mailadresse, kan du springe det første trin i dette afsnit over og fortsætte med det andet trin.

Trin 1: Tilknyt en undersøgelse til en kontakt

Før du kan bruge udløseren "Ny anmeldelse", skal en undersøgelse tilknyttes kontaktobjektet ved hjælp af et HubSpot-workflow. Følg disse trin:

1. Gå til HubSpot-workflows:
   • Gå til "Automatiseringer" > "Workflows"
2. Opret et nyt, kontaktbaseret workflow:
   • Vælg "Fra bunden" for et nyt workflow.
3. Indstil udløseren:
   • Vælg udløseren "Når filterkriterier er opfyldt".
   • Under "Kontaktegenskaber" skal du sætte filteret til "Oprettelsesdato" er "kendt".
4. Tilføj handlingen:
   • Rul ned i afsnittet "Handlinger", og vælg "Tilknyt undersøgelse" under indstillingerne for "ProvenExpert".
5. Vælg undersøgelse:
   • Vælg den passende undersøgelse, som du vil tilknytte til kontakten.
6. Gem og udgiv:
   • Gem ændringerne, og udgiv workflowet.

Trin 2: Konfigurer udløseren "Ny anmeldelse"

Når undersøgelsen er tilknyttet, kan du opsætte udløseren "Ny anmeldelse". Sådan gør du:

1. Gå til HubSpot-workflows:
   • Gå til "Automatiseringer" > "Workflows".
2. Opret et nyt, kontaktbaseret workflow:
   • Vælg "Fra bunden" for et nyt workflow.
3. Vælg udløsertype:
   • Vælg udløsertypen "Når en hændelse indtræffer".
4. Vælg hændelse:
   • Under "Brugerdefinerede hændelser" skal du vælge "Ny anmeldelse for KONTAKT".
5. Gem udløseren:
   • Gem den valgte udløser, og fortsæt.
6. Tilføj handlinger under udløseren:
   • Tilføj alle nødvendige handlinger, der skal udføres, når der kommer en ny anmeldelse.
7. Brug udløsernes egenskaber:
   • For at få adgang til hændelsesegenskaberne skal du vælge "Udløserens hændelsesegenskaber" i rullemenuen "Vis egenskaber eller handlingsoutput fra:".
8. Gem og udgiv:
   • Gem og udgiv workflowet.

---

4. Automatisering af afsendelsen af undersøgelser

Trin 1: Tilføj ProvenExpert-handling

1. Klik på knappen "+" i workflow-editoren for at tilføje en handling. Åbn "ProvenExpert Test Plugin", og vælg "Automatiser afsendelse af undersøgelse".
2. Vælg en undersøgelse i rullemenuen for undersøgelser, og tilføj den nødvendige e-mailegenskab, så inputnavnet passer.
3. Klik på "Gem" og derefter på "Gennemgå og udgiv".
4. Klik på "Spring over" for at aktivere workflowet, og derefter på "Aktivér workflow".

Workflowet er udgivet, og undersøgelser sendes automatisk.

Trin 2: Tilmeld kontakter til undersøgelser

1. Klik på knappen "Tilmeld" i workflow-editoren.
2. Vælg "Vælg enkelte kontakter", og vælg kontakter fra listen.
3. Klik på "Tilmeld" for at tilføje dem til workflowet.

En meddelelse bekræfter den manuelle tilmelding af kontakterne.

Trin 3: Kontroller afsendelsen af undersøgelsen

1. Gå til "Tilmeldingshistorik".
2. Kontroller afsnittet "Handling lykkedes" for at sikre, at undersøgelseslinket er blevet sendt.

Serverens svarkode bør være 200 (hvilket betyder succes), og undersøgelseslinket er sendt til den tilmeldte kontakt.

---

5. Oprettelse af individuelle undersøgelseslinks

Trin 1: Opsæt workflow

1. Klik på knappen "+" i et kontaktbaseret workflow.
2. Åbn rullemenuen "ProvenExpert Test Plugin", og vælg "Opret individuelt undersøgelseslink".
3. Vælg en undersøgelse i rullemenuen for undersøgelser, og tilføj den nødvendige e-mailegenskab.
4. Klik på "Gem" og derefter på "Test" for at kontrollere linket for en kontakt.

Det individuelle undersøgelseslink oprettes for den angivne kontakt.

Trin 2: Gennemgå og udgiv workflow

1. Opsæt udløseren og handlingen "Opret individuelt undersøgelseslink" i workflowet.
2. Klik på "Gennemgå og udgiv" og "Aktivér workflow".
3. Tilmeld kontakter manuelt ved at vælge "Vælg enkelte kontakter".

En meddelelse bekræfter, at kontakterne er blevet tilmeldt.

Trin 3: Kontroller det individuelle link

1. Gå til "Tilmeldingshistorik", og genindlæs siden.
2. Klik på den tilmeldte kontakt, og se afsnittet "Handling lykkedes".

Det genererede individuelle undersøgelseslink vises i detaljerne.

---

6. Indsamling af undersøgelsesmetrikker

Trin 1: Tilføj handling til indsamling af undersøgelsesmetrikker

1. Klik på knappen "+" i workflow-editoren for at tilføje en ny handling.
2. Åbn rullemenuen "ProvenExpert Test Plugin", og vælg "Indsaml undersøgelsesmetrikker".
3. Vælg den undersøgelseskode, som du vil hente data for.
4. Klik på "Gem" for at anvende indstillingerne.

Undersøgelsesdataene (f.eks. bedømmelsesresultater) hentes, og de kan bruges til de næste trin i workflowet.

Trin 2: Metrikker med oprettelse af opgave

1. Tilføj en opgave til workflowet, og kontroller opgavedetaljerne.
2. Konfigurer opgaven: Indtast opgavens navn, angiv en dato, og beslut, om du har brug for en e-mailpåmindelse.
3. Tilføj noter: Skriv den nødvendige egenskab i notefeltet, og vælg egenskaben fra det forrige trin "Indsaml undersøgelsesmetrikker".
4. Gem ændringerne.

Opgavedetaljerne viser undersøgelsesmetrikkerne.

Trin 3: Metrikker efter yderligere anmeldelser

Afgiv en ny anmeldelse, og kontroller de opdaterede metrikker.

1. Åbn det oprettede workflow med metrikker.
2. Tilmeld en kontakt manuelt (eller tilmeld den gamle kontakt igen, som blev brugt i TC1).
3. Gå til siden "Resultathistorik" -> "Tilmeldingshistorik".
4. Klik på "Vis tilmelding" (på kontakten).
5. Åbn posten "Handling lykkedes".

Metrikkerne afspejler de nye anmeldelsesdata.

Trin 4: Metrikker efter udgivelse af anmeldelsen

1. Kontroller de opdaterede metrikker, efter anmeldelsen er blevet udgivet.

Antallet af ikke-udgivne anmeldelser falder.

Trin 5: Metrikker for deaktiverede/slettede undersøgelser

Kontroller, at deaktiverede og slettede undersøgelser ikke vises.

1. Klik på knappen "+" i workflow-editoren.
2. Åbn rullemenuen "ProvenExpert".
3. Vælg indstillingen "Indsaml undersøgelsesmetrikker".
4. Søg efter den deaktiverede undersøgelse i rullemenuen.
5. Søg efter den slettede undersøgelse i rullemenuen.

Undersøgelserne vises ikke i rullemenuen.

---

7. Administration af tilmelding og logfiler

Trin 1: Manuel tilmelding af kontakter

1. I området CRM → Kontakter skal du vælge en bruger.
2. Klik på "Mere" → "Tilmeld til workflow", og vælg workflowet.
3. Klik på "Tilmeld" for at tilføje kontakten.

En meddelelse bekræfter, at kontakterne er blevet tilmeldt manuelt.

Trin 2: Vis handlingslogfiler

1. Under "Automatiseringer" → "Workflows" finder du dit workflow.
2. Klik på "Mere" → "Vis detaljer".
3. Gå til handlingslogfilerne, og klik på hændelsesdetaljerne for handlinger som "Opret individuelt undersøgelseslink" eller "Indsaml undersøgelsesmetrikker".

Hændelsessiden åbnes og viser det oprettede individuelle undersøgelseslink eller de indsamlede undersøgelsesmetrikker.

---

8. Test af workflow-funktioner

Test af tilmelding og afsendelse af undersøgelser

1. Tilmelding af enkelt kontakt: Kontroller, at workflowet tilmelder kontakten korrekt og sender undersøgelseslinket som forventet.
2. Tilmelding af flere kontakter: Opret brugerdefinerede filtre, og tilmeld flere kontakter baseret på bestemte kriterier som f.eks. kontaktejer. Sørg for, at de pågældende kontakter modtager undersøgelseslinket.

De kontakter, der opfylder kriterierne, bør tilmeldes, og alle bør modtage undersøgelseslinket.

Test af oprettelse og afsendelse af undersøgelser

1. Søgning efter undersøgelser: Test søgefunktionen i rullemenuen for undersøgelser ved at indtaste nøgleord for at finde en bestemt undersøgelse.
2. Valgfrie datafelter: Test afsendelse af invitationer til undersøgelser med og uden valgfrie felter som navn.

Den rigtige undersøgelse bliver fundet, og de valgfrie datafelter opfører sig som forventet.

---

9. Håndtering af fejl og dubletter

Trin 1: Undgå dobbelte undersøgelseslinks

1. Hvis en undersøgelse allerede er sendt til en kontakt, bør en ny tilmelding ikke sende et dobbelt undersøgelseslink.

Der sendes ikke noget dobbelt undersøgelseslink.

Trin 2: Test workflow ved manglende egenskaber

1. Hvis en kontakt mangler e-mailegenskaben, viser workflowet en fejl, når der forsøges at sende undersøgelseslinket.

Der vises en fejlmeddelelse med teksten: "Følgende påkrævede egenskaber mangler: E-mail".