ProvenExpert

Wie richte ich meine Zapier-Integration ein?

Diese Anleitung hilft dir beim Einstieg in die Einrichtung und Nutzung des ProvenExpert-Plugins in Zapier.

Aktualisiert am 12. Februar 202610 Min. Lesezeit

Dieser Artikel wurde automatisch übersetzt.Original anzeigen (English)

Voraussetzungen:

  • Ein ProvenExpert-Konto (mit einem Premium-Abonnement)
  • Ein registriertes Zapier-Konto

Schritt 1: In Zapier anmelden und einen Zap erstellen

  1. Melde dich bei deinem Zapier-Konto an.
  2. Rufe das Menü „Zaps" auf.
  3. Klicke auf die Schaltfläche „Erstellen" und wähle „Neuer Zap".

Dadurch öffnet sich der Zapier-Editor, in dem du mit der Konfiguration deines Zaps beginnen kannst.

Schritt 2: Das ProvenExpert-Plugin verbinden:

Um ein ProvenExpert-Konto mit Zapier zu verbinden, musst du den Trigger „Neue Bewertung" einrichten. Damit kannst du dein ProvenExpert-Konto auswählen und für weitere Zap-Konfigurationen verwenden.

  1. Gehe im Zap-Editor zum Bereich „Trigger".
  2. Suche über die Suchleiste nach „ProvenExpert" und wähle es aus.
  3. Wähle im Dropdown-Menü „Ereignis" den Eintrag „Trigger: Neue Bewertung" aus.
  4. Wähle dein ProvenExpert-Konto aus.

Schritt 3: Den Umfragecode für den Trigger konfigurieren

Nachdem du dein ProvenExpert-Konto mit Zapier verbunden hast, musst du den Trigger konfigurieren und die Einrichtung testen, um sicherzustellen, dass alles korrekt funktioniert.

  1. Klicke auf Weiter, um zum Konfigurationsreiter zu gelangen.
  2. Wähle den Umfragecode aus, der zur Umfrage in deinem ProvenExpert-Konto gehört. Diese Umfrage löst das Ereignis „Neue Bewertung" aus.
  3. Wechsle zum Bereich „Test" und klicke auf „Trigger testen".
  4. Das System prüft die Trigger-Konfiguration und gibt eine Bestätigung aus, wenn alles korrekt eingerichtet ist.

Jetzt ist dein ProvenExpert-Konto verbunden und du kannst den „Trigger: Neue Bewertung" nutzen, um weitere Aktionen in deinem Zap einzurichten.

Schritt 4: Weitere Aktionen mit dem Trigger

1. Trigger bearbeiten und verwalten

  • Um einen bestehenden Trigger zu bearbeiten, rufe den Reiter Einrichtung auf.
  • Klicke neben dem Bereich „Konto" auf Ändern.
  • Verbinde ein neues Konto oder ersetze das alte.

Das neue Konto ist erfolgreich verbunden und der Trigger ist neu konfiguriert.

2. Konten suchen und auswählen

  • Erstelle einen neuen Zap und wähle ProvenExpert aus.
  • Wähle den Trigger: Neue Bewertung.
  • Nutze die Suchfunktion, um ein zuvor verbundenes Konto zu finden und auszuwählen.

Das Konto ist ausgewählt und einsatzbereit.

3. Abgelaufene Konten erneut verbinden

  • Wenn eine Kontoverbindung abläuft, siehst du die Meldung „Diese Kontoverbindung ist abgelaufen".
  • Klicke auf die Schaltfläche Optionen (drei Punkte).
  • Wähle Erneut verbinden und gib gültige Zugangsdaten ein.

Das Konto ist erfolgreich wieder verbunden.

4. Weitere Kontoaktionen

  • Verbindungsnamen bearbeiten: Rufe den Reiter Konto auf, wähle ein Konto aus und klicke auf Verbindungsnamen bearbeiten.
  • Erwartetes Ergebnis: Der aktualisierte Name wird in der Kontoliste angezeigt.
  • Ungültige Authentifizierung: Wenn bei der Authentifizierung ungültige Zugangsdaten verwendet werden, wird der Nutzer nicht authentifiziert und es wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Schritt 5: Aktionen erstellen

Sobald der Trigger eingerichtet ist, kannst du Aktionen erstellen, die ProvenExpert betreffen oder mit anderen Systemen verknüpft sein können. ProvenExpert bietet drei Aktionsoptionen:

  1. Umfrageeinladung per E-Mail senden
  2. Individuelle Umfrage-URL erstellen
  3. Umfragekennzahlen abrufen

Umfrageeinladung per E-Mail senden

Diese Aktion sendet automatisch Umfrageeinladungen per E-Mail an Kunden (ProvenExpert-Versand). Du musst die Umfrage und die E-Mail-Adresse des Empfängers auswählen, an die die Einladung gesendet werden soll. Du kannst mehrere E-Mail-Adressen auswählen und Empfängernamen angeben.

1. Versandaktion für mehrere Nutzer testen

  • Klicke in Zapier auf Schritt hinzufügen.
  • Suche nach ProvenExpert und wähle es aus.
  • Wähle im Dropdown-Menü „Aktionsereignis" das Ereignis „Umfrageeinladung per E-Mail senden" aus und klicke auf „Weiter".
  • Gib im Feld „Kontakt" eine gültige, noch nicht verwendete E-Mail-Adresse und einen Namen (optional) ein und klicke auf „Weiter".
  • Es erscheint ein neues Feld für E-Mail-Adresse und Namen. Füge eine weitere gültige E-Mail-Adresse und einen Namen (optional) hinzu und wähle im Dropdown-Menü einen „Umfragecode" aus.
  • Klicke auf „Weiter" und dann auf „Schritt testen". Im Bereich „Data out" sollte ein Erfolgsstatus mit Details zur Versandanzahl angezeigt werden.
  • Klicke abschließend auf die Schaltfläche „Veröffentlichen". Der Zap sollte erfolgreich veröffentlicht werden und die Nutzer sollten die Umfragelinks erhalten.

Die E-Mail-Adressen sollten die Umfragelinks erhalten und der Bereich „Data out" sollte einen erfolgreichen Vorgang mit den richtigen Anzahlen anzeigen.

2. Einen neuen Nutzer authentifizieren und ohne Test veröffentlichen

  • Führe die ersten Schritte aus Testfall 1 aus.
  • Klicke auf die Schaltfläche „Ändern" und wähle „Neuen Nutzer verbinden".
  • Gib gültige Zugangsdaten für das ProvenExpert-Konto ein und klicke auf „Ja, weiter…".
  • Füge zwei E-Mail-Adressen hinzu und wähle einen „Umfragecode" aus.
  • Klicke auf „Weiter" und dann auf „Test überspringen".
  • Klicke auf die Schaltfläche „Veröffentlichen", um den Vorgang abzuschließen.

Der neue Nutzer sollte authentifiziert und der Zap sollte erfolgreich veröffentlicht werden, ohne dass der Testschritt ausgeführt wird.

3. Wiederholten E-Mail-Versand testen

  • Suche nach ProvenExpert und wähle es aus. Wähle das Ereignis „Umfrageeinladung per E-Mail senden" und klicke auf „Weiter".
  • Klicke auf „Ändern" und wähle einen bereits verwendeten Nutzer aus der Liste aus.
  • Füge zwei E-Mail-Adressen hinzu, die bereits zuvor verwendet wurden, wähle einen Umfragecode aus und klicke auf „Weiter" und dann auf „Schritt testen".
  • Im Bereich „Data out" sollte angezeigt werden, dass die E-Mail-Adressen bereits existieren und nicht erneut versendet wurden.

Der Bereich „Data out" sollte anzeigen, dass die E-Mails nicht erneut gesendet wurden, und der Zap sollte erfolgreich veröffentlicht werden.

4. Nutzer mit ungültigen Zugangsdaten authentifizieren

  • Suche nach ProvenExpert und wähle es aus. Wähle das Ereignis „Umfrageeinladung per E-Mail senden".
  • Klicke auf „Ändern" und wähle „Neuen Nutzer verbinden".
  • Gib ungültige Zugangsdaten ein und prüfe, ob Fehler angezeigt werden.

Es sollte eine Fehlermeldung erscheinen, die anzeigt, dass die Authentifizierung fehlgeschlagen ist.

5. Deaktivierten Umfragecode testen

  • Deaktiviere eine beliebige Umfrage im ProvenExpert-Konto.
  • Suche in Zapier nach ProvenExpert, wähle es aus und wähle das Ereignis „Umfrageeinladung per E-Mail senden".
  • Füge zwei E-Mail-Adressen hinzu und öffne das Dropdown-Menü „Umfragecode".
  • Die deaktivierte Umfrage sollte nicht in der Liste angezeigt werden.

Die deaktivierte Umfrage sollte nicht im Dropdown-Menü erscheinen.

6. Bearbeiten einer Umfrage testen

  • Durchlaufe den gesamten Ablauf zum Versenden von Einladungen wie oben beschrieben.
  • Bearbeite die Umfrage im ProvenExpert-Konto.
  • Öffne einen Umfragelink aus einer E-Mail, um sicherzustellen, dass die bearbeitete Umfrage korrekt angezeigt wird.

Die bearbeitete Umfrage sollte korrekt angezeigt werden, wenn du sie über den Einladungslink aufrufst.

7. Öffnen einer gelöschten Umfrage testen

  • Durchlaufe den gesamten Ablauf zum Versenden von Einladungen wie oben beschrieben.
  • Lösche die Umfrage, die bei der Erstellung des Zaps verwendet wurde.
  • Öffne einen Umfragelink aus einer E-Mail, um das Ergebnis zu prüfen.

Es sollte eine Meldung angezeigt werden, dass die Umfrage nicht mehr verfügbar ist.

8. Deaktivieren und Reaktivieren einer Umfrage testen

  • Durchlaufe den gesamten Ablauf zum Versenden von Einladungen.
  • Deaktiviere die Umfrage im ProvenExpert-Konto und öffne einen Umfragelink aus einer E-Mail.
  • Reaktiviere die Umfrage im ProvenExpert-Konto und lade die Umfrageseite neu.
  • Die Umfrage sollte nach der Reaktivierung wieder erreichbar sein.

Die deaktivierte Umfrage sollte als nicht mehr verfügbar angezeigt werden, nach der Reaktivierung sollte sie jedoch wieder erreichbar sein.

9. Verwendung eines Zaps für mehrere Umfragen testen

  • Öffne einen bestehenden veröffentlichten Zap, ändere den „Umfragecode" und wechsle zum Reiter „Test".
  • Klicke auf „Schritt testen" und dann auf „Veröffentlichen".
  • Ein neuer Einladungslink sollte basierend auf dem aktualisierten Umfragecode an die Kontakte gesendet werden.

Ein neuer Einladungslink sollte mit dem aktualisierten Umfragecode an die Kontakte gesendet werden.

10. Dropdown-Menü „Umfragecode" und Datenspeicherung testen

  • Wähle „Umfrageversand" und verbinde ein gültiges ProvenExpert-Konto.
  • Füge gültige Kontakte hinzu, öffne das Dropdown-Menü „Umfragecode" und nutze die Suchfunktion, um Umfragen zu finden.
  • Wähle Umfragecodes aus und entferne sie wieder, um die Dropdown-Funktion zu testen.
  • Ändere die Daten bei „Kontakte" und „Umfragecode" und fahre mit dem „Test" fort.
  • Aktualisierte Kontakte sollten die richtige Umfrage erhalten.

Die Such- und Auswahlfunktion sollte korrekt funktionieren und aktualisierte Kontakte sollten die passende Umfrage erhalten.

Individuelle Umfrage-URL erstellen

Diese Aktion erzeugt einen eindeutigen Einmal-Link für eine Umfrageeinladung, der in Workflows oder E-Mails verwendet werden kann.

  • Klicke in Zapier auf Schritt hinzufügen.
  • Suche nach ProvenExpert und wähle es aus.
  • Wähle im Dropdown „Ereignis" den Eintrag Individuellen Umfragelink erstellen aus.
  • Wähle im Dropdown Umfragecode eine Umfrage aus und gib eine gültige E-Mail-Adresse und einen Namen (optional) ein.
  • Klicke auf Weiter und dann auf Schritt testen.

Es wird ein eindeutiger Umfrageeinladungslink erzeugt, der im Block „Data out" angezeigt wird.

2. Umfragecode oder E-Mail-Adresse in einem bestehenden Zap bearbeiten

  • Rufe den Reiter Aktion oder Konfigurieren auf.
  • Aktualisiere den Umfragecode oder die E-Mail-Adresse.
  • Klicke auf Weiter und dann auf Schritt testen.

Auf Basis der aktualisierten Angaben wird ein neuer eindeutiger Einladungslink erzeugt.

3. Umgang mit mehreren oder ungültigen E-Mail-Adressen

  • Mehrere E-Mail-Adressen: Gib zwei E-Mail-Adressen, durch ein Leerzeichen getrennt, in das Feld E-Mail ein und führe den Schritt testen aus. Du solltest die Meldung „Ein Fehler wird angezeigt" sehen (mehrere E-Mail-Adressen werden nicht unterstützt).
  • Ungültige E-Mail-Adresse: Gib eine E-Mail-Adresse ohne „@"-Zeichen ein und führe den Schritt testen aus. Es wird eine Fehlermeldung angezeigt.

4. Die Umfrageliste aktualisieren

  • Öffne das Dropdown-Menü Umfragecode.
  • Klicke auf Ergebnisse aktualisieren, nachdem du in ProvenExpert eine neue Umfrage erstellt hast.

Die neu erstellte Umfrage erscheint in der Liste.

5. Einen Umfragecode entfernen oder mit einer gelöschten Umfrage umgehen

  • Auswahl entfernen: Öffne das Dropdown Umfragecode und klicke auf Auswahl entfernen. Der Umfragecode sollte entfernt werden.
  • Gelöschte Umfrage: Wenn die ausgewählte Umfrage in ProvenExpert gelöscht wurde, führe den Schritt testen aus. Du solltest die Fehlermeldung „Unbekannter Umfragecode" sehen.

Umfragekennzahlen abrufen

Diese Aktion ruft Umfragestatistiken (z. B. Bewertungen aus Umfragen) ab, die du in weiteren Schritten deines Workflows verwenden kannst.

**1. Die Kennzahlenabfrage starten

**

  • Öffne ProvenExpert in deinem Workflow-Editor.
  • Wähle im Dropdown-Menü „Aktionsereignis" „Umfragekennzahlen abrufen" aus.
  • Klicke auf Weiter.
  • Suche im Dropdown „Umfrage" nach der gewünschten Umfrage und wähle sie aus.
  • Klicke auf Schritt testen.

Der Block „Data out" zeigt die Kennzahlen der Umfrage an, z. B. Rücklaufquote, Durchschnittsbewertung und Anzahl der Bewertungen.

2. Kennzahlen für eine andere Umfrage bearbeiten

Wenn du bereits Kennzahlen für eine Umfrage abgerufen hast, kannst du den Workflow aktualisieren, um die Kennzahlen einer anderen Umfrage abzurufen.

  • Gehe zum Reiter Konfigurieren des Workflows.
  • Wähle eine andere Umfrage aus dem Dropdown aus.
  • Klicke auf die Schaltflächen Weiter und Schritt testen.

Der Block „Data out" wird aktualisiert und zeigt die korrekten Daten für die neu ausgewählte Umfrage an.

3. Kennzahlen nach neuen Bewertungen aktualisieren

Wenn Nutzer neue Bewertungen abgeben, nachdem du die Kennzahlen zum ersten Mal abgerufen hast, kannst du den Schritt erneut testen, um die neuen Daten abzubilden.

  • Notiere dir die aktuellen Kennzahlen (z. B. Rücklaufquote, Durchschnittsbewertung, Anzahl der Bewertungen), bevor neue Bewertungen abgegeben werden.
  • Lass einen Nutzer eine neue Bewertung für die ausgewählte Umfrage abgeben.
  • Klicke im Reiter Test des Workflows auf Schritt erneut testen.

Die Kennzahlen werden anhand der neuen Bewertung aktualisiert und spiegeln die Änderungen bei Rücklaufquote, Durchschnittsbewertung und Anzahl der Bewertungen wider.

4. Sonderfall: Aktualisieren nach dem Veröffentlichen von Bewertungen im ProvenExpert-Adminbereich

Manchmal sind Bewertungen zunächst unveröffentlicht und werden später im ProvenExpert-System veröffentlicht. Dieses Szenario erklärt, wie du deine Daten nach der Veröffentlichung von Bewertungen aktualisierst.

  • Achte auf die Anzahl unveröffentlichter Bewertungen in den ursprünglichen Kennzahlen (z. B. 3 unveröffentlichte Bewertungen).
  • Veröffentliche im ProvenExpert-Adminbereich eine der unveröffentlichten Bewertungen.
  • Kehre zum Workflow zurück und klicke auf Schritt erneut testen.

Die Anzahl unveröffentlichter Bewertungen sinkt um 1 und spiegelt die veröffentlichte Bewertung wider.

5. Sonderfall: Umgang mit deaktivierten oder gelöschten Umfragen

Wenn eine Umfrage im ProvenExpert-System deaktiviert oder gelöscht wird, erscheint sie beim Abrufen von Kennzahlen nicht in der Dropdown-Liste.

  • Öffne ProvenExpert und wähle im Dropdown-Menü „Aktionsereignis" „Umfragekennzahlen abrufen" aus.
  • Klicke auf Weiter.
  • Suche im Dropdown-Menü nach deaktivierten oder gelöschten Umfragen.

Die deaktivierten und gelöschten Umfragen erscheinen nicht in der Dropdown-Liste. So ist sichergestellt, dass nur aktive Umfragen für den Abruf von Kennzahlen ausgewählt werden können.

War dieser Artikel hilfreich?