Hoe kan ik mijn HubSpot-integratie instellen?

Samenvatting

Deze handleiding helpt je om workflows in HubSpot effectief in te stellen met de ProvenExpert-plug-in, zodat je het versturen van enquêtes kunt automatiseren, persoonlijke links kunt maken, enquêtestatistieken kunt verzamelen en contactinschrijvingen kunt beheren. Als je deze stappen volgt, kun je de verspreiding van enquêtes stroomlijnen en feedbackgegevens efficiënt analyseren.

Vereisten:

• De gebruiker is zowel in HubSpot als in ProvenExpert geauthenticeerd.
• Contacten zijn aangemaakt in HubSpot.
• Triggers voor de inschrijving zijn indien nodig ingesteld in workflows.

---

1. Koppel je HubSpot-account

Stap 1. Koppel je HubSpot-account

Koppel je HubSpot-account via de volgende link:

Koppelingslink

Stap 2. Log in op je HubSpot-account

Gebruik je gebruikelijke HubSpot-inloggegevens. Je wordt doorgestuurd naar een pagina waar je je HubSpot-account kunt selecteren.

Stap 3. Selecteer je HubSpot-account

Je moet je HubSpot-account kiezen uit de lijst met beschikbare accounts.

Stap 4. Bevestig je toestemming

ProvenExpert is ontworpen om naadloos te integreren met je HubSpot CRM, zodat je klantgegevens altijd onder jouw controle blijven.

Met de geïnstalleerde ProvenExpert-plug-in kunnen jij en je team:

• Klantreviews eenvoudig koppelen en beheren.
• Unieke enquêtelinks voor je klanten maken en versturen.
• Enquêtestatistieken verzamelen om statistieken te gebruiken voor verdere workflowacties.
• Automatisch enquêteuitnodigingen naar je klanten sturen.

Stap 5. Koppel je ProvenExpert-account

Om je account te koppelen, moet je je gebruikersnaam en API-sleutel uit je ProvenExpert-account invoeren. Via de volgende link kom je op de juiste pagina en heb je toegang tot deze inloggegevens.

---

ProvenExpert deïnstalleren

Als je ProvenExpert om welke reden dan ook moet deïnstalleren, kan dat op de pagina "Integraties" in je HubSpot-instellingen. Je vindt deze pagina door HubSpot te openen en naar Instellingen > Integraties > Gekoppelde apps te gaan. Het deïnstalleren van ProvenExpert heeft geen invloed op je HubSpot-gegevens. Wil je ProvenExpert opnieuw installeren, dan kun je het weer via de website koppelen of de bovenstaande instructies onder 1. Koppel je HubSpot-account volgen.

---

2. Een workflow instellen in HubSpot

Stap 1: Een nieuwe workflow maken

1. Log in op HubSpot en ga naar Automatisering → Workflows.
2. Klik op "Workflow maken" en kies de optie "Helemaal opnieuw".
3. Kies "Op contacten gebaseerd" en ga verder naar de workflow-editor.

De workflow-editor wordt geopend en staat klaar voor verdere configuratie.

---

3. De trigger "Nieuwe beoordeling" gebruiken in HubSpot

HubSpot is een CRM-systeem en draait om objecten zoals contacten, bedrijven en andere. Elke keer dat een workflow wordt uitgevoerd, moet een trigger een object bepalen. Dat betekent dat een enquête gekoppeld moet zijn aan het object waarmee je wilt werken.

Als je geen specifieke informatie over het e-mailadres hebt, moet je een extra workflow maken die de trigger "Nieuwe beoordeling" activeert. Hiervoor maak je een aparte workflow met de actie "Enquête koppelen".

Als je informatie hebt over een specifiek e-mailadres, kun je de eerste stap in dit blok overslaan en doorgaan met de tweede stap.

Stap 1: Een enquête aan een contact koppelen

Voordat je de trigger "Nieuwe beoordeling" kunt gebruiken, moet een enquête met behulp van een HubSpot-workflow aan het contactobject worden gekoppeld. Volg hiervoor deze stappen:

1. Ga naar HubSpot-workflows:
   • Ga naar "Automatisering" > "Workflows"
2. Maak een nieuwe, op contacten gebaseerde workflow:
   • Kies "Helemaal opnieuw" voor een nieuwe workflow.
3. Stel de trigger in:
   • Kies de trigger "Wanneer aan filtercriteria is voldaan".
   • Stel onder "Contacteigenschappen" het filter in op "Aanmaakdatum" is "bekend".
4. Voeg de actie toe:
   • Scrol in het gedeelte "Acties" omlaag en kies "Enquête koppelen" onder de opties van "ProvenExpert".
5. Kies een enquête:
   • Kies de juiste enquête die je aan het contact wilt koppelen.
6. Opslaan en publiceren:
   • Sla de wijzigingen op en publiceer de workflow.

Stap 2: De trigger "Nieuwe beoordeling" configureren

Zodra de enquête is gekoppeld, kun je de trigger "Nieuwe beoordeling" instellen. Zo doe je dat:

1. Ga naar HubSpot-workflows:
   • Ga naar "Automatisering" > "Workflows".
2. Maak een nieuwe, op contacten gebaseerde workflow:
   • Kies "Helemaal opnieuw" voor een nieuwe workflow.
3. Stel het triggertype in:
   • Kies het triggertype "Wanneer een gebeurtenis plaatsvindt".
4. Kies een gebeurtenis:
   • Kies onder "Aangepaste gebeurtenissen" de optie "Nieuwe beoordeling voor CONTACT".
5. Sla de trigger op:
   • Sla de gekozen trigger op en ga verder.
6. Voeg acties onder de trigger toe:
   • Voeg alle benodigde acties toe die moeten worden uitgevoerd wanneer er een nieuwe beoordeling binnenkomt.
7. Triggereigenschappen gebruiken:
   • Om toegang te krijgen tot de gebeurteniseigenschappen, kies je "Triggergebeurteniseigenschappen" in het vervolgkeuzemenu "Eigenschappen of actie-uitvoer weergeven van:".
8. Opslaan en publiceren:
   • Sla de workflow op en publiceer deze.

---

4. Het versturen van enquêtes automatiseren

Stap 1: ProvenExpert-actie toevoegen

1. Klik in de workflow-editor op de knop "+" om een actie toe te voegen. Open de "ProvenExpert Test Plugin" en kies "Enquêteverzending automatiseren".
2. Kies een enquête in de enquête-keuzelijst en voeg de vereiste e-maileigenschap toe, waarbij je de invoernaam laat overeenkomen.
3. Klik op "Opslaan" en daarna op "Controleren & publiceren".
4. Klik op "Overslaan" om de workflow in te schakelen en vervolgens op "Workflow inschakelen".

De workflow is gepubliceerd en enquêtes worden automatisch verstuurd.

Stap 2: Contacten inschrijven voor enquêtes

1. Klik in de workflow-editor op de knop "Inschrijven".
2. Kies "Afzonderlijke contacten selecteren" en selecteer contacten uit de lijst.
3. Klik op "Inschrijven" om ze aan de workflow toe te voegen.

Een melding bevestigt dat de contacten handmatig zijn ingeschreven.

Stap 3: Verzending van de enquête controleren

1. Ga naar "Inschrijvingsgeschiedenis".
2. Controleer het gedeelte "Actie geslaagd" om te zien of de enquêtelink succesvol is verstuurd.

De serverresponscode moet 200 zijn (wat succes betekent) en de enquêtelink is naar het ingeschreven contact verstuurd.

---

5. Persoonlijke enquêtelinks maken

Stap 1: Workflow instellen

1. Klik in een op contacten gebaseerde workflow op de knop "+".
2. Open het vervolgkeuzemenu "ProvenExpert Test Plugin" en kies "Persoonlijke enquêtelink maken".
3. Kies een enquête in de enquête-keuzelijst en voeg de vereiste e-maileigenschap toe.
4. Klik op "Opslaan" en vervolgens op "Testen" om de link voor een contact te controleren.

De persoonlijke enquêtelink wordt gemaakt voor het opgegeven contact.

Stap 2: Workflow controleren en publiceren

1. Stel de trigger en de actie "Persoonlijke enquêtelink maken" in de workflow in.
2. Klik op "Controleren & publiceren" en "Workflow inschakelen".
3. Schrijf contacten handmatig in door "Afzonderlijke contacten selecteren" te kiezen.

Een melding bevestigt dat de contacten succesvol zijn ingeschreven.

Stap 3: De persoonlijke link controleren

1. Ga naar "Inschrijvingsgeschiedenis" en laad de pagina opnieuw.
2. Klik op het ingeschreven contact en bekijk het gedeelte "Actie geslaagd".

De gegenereerde persoonlijke enquêtelink wordt weergegeven in de details.

---

6. Enquêtestatistieken verzamelen

Stap 1: Actie voor het verzamelen van enquêtestatistieken toevoegen

1. Klik in de workflow-editor op de knop "+" om een nieuwe actie toe te voegen.
2. Open het vervolgkeuzemenu "ProvenExpert Test Plugin" en kies "Enquêtestatistieken verzamelen".
3. Kies de enquêtecode waarvoor je de gegevens wilt ophalen.
4. Klik op "Opslaan" om de instellingen toe te passen.

De enquêtegegevens (bijv. beoordelingsresultaten) worden succesvol opgehaald en kunnen worden gebruikt voor de volgende stappen in de workflow.

Stap 2: Statistieken met het aanmaken van een taak

1. Voeg een taak toe aan de workflow en controleer de taakdetails.
2. Configureer de taak: voer de naam van de taak in, stel een datum in en bepaal of je een e-mailherinnering nodig hebt.
3. Voeg notities toe: schrijf in het notitiegedeelte de vereiste eigenschap en kies de eigenschap uit de vorige stap "Enquêtestatistieken verzamelen".
4. Sla de wijzigingen op.

De taakdetails tonen de enquêtestatistieken.

Stap 3: Statistieken na extra beoordelingen

Geef een nieuwe beoordeling en controleer de bijgewerkte statistieken.

1. Open de gemaakte workflow met statistieken.
2. Schrijf handmatig een contact in (of schrijf het oude contact opnieuw in dat in TC1 is gebruikt).
3. Ga naar de pagina "Prestatiegeschiedenis" -> "Inschrijvingsgeschiedenis".
4. Klik op "Inschrijving weergeven" (bij het contact).
5. Open de record "Actie geslaagd".

De statistieken weerspiegelen de nieuwe beoordelingsgegevens.

Stap 4: Statistieken na publicatie van de beoordeling

1. Controleer de bijgewerkte statistieken na de publicatie van de beoordeling.

Het aantal niet-gepubliceerde beoordelingen neemt af.

Stap 5: Statistieken voor gedeactiveerde/verwijderde enquêtes

Controleer of gedeactiveerde en verwijderde enquêtes niet worden weergegeven.

1. Klik op de knop "+" in de workflow-editor.
2. Open het vervolgkeuzemenu "ProvenExpert".
3. Kies de optie "Enquêtestatistieken verzamelen".
4. Zoek in het vervolgkeuzemenu naar de gedeactiveerde enquête.
5. Zoek in het vervolgkeuzemenu naar de verwijderde enquête.

De enquêtes verschijnen niet in het vervolgkeuzemenu.

---

7. Inschrijvingen en logboeken beheren

Stap 1: Contacten handmatig inschrijven

1. Kies in het gedeelte CRM → Contacten een gebruiker.
2. Klik op "Meer" → "Inschrijven in workflow" en kies de workflow.
3. Klik op "Inschrijven" om het contact toe te voegen.

Een melding bevestigt dat de contacten handmatig zijn ingeschreven.

Stap 2: Actielogboeken bekijken

1. Onder "Automatisering" → "Workflows" vind je je workflow.
2. Klik op "Meer" → "Details weergeven".
3. Ga naar de actielogboeken en klik op de gebeurtenisdetails van acties zoals "Persoonlijke enquêtelink maken" of "Enquêtestatistieken verzamelen".

De gebeurtenispagina wordt geopend en toont de gemaakte persoonlijke enquêtelink of de verzamelde enquêtestatistieken.

---

8. Workflowfuncties testen

De inschrijving en de verzending van enquêtes testen

1. Inschrijving van één contact: Controleer of de workflow het contact correct inschrijft en de enquêtelink verstuurt zoals verwacht.
2. Inschrijving van meerdere contacten: Maak aangepaste filters en schrijf meerdere contacten in op basis van bepaalde criteria, zoals de contacteigenaar. Zorg ervoor dat de betreffende contacten de enquêtelink ontvangen.

De contacten die aan de criteria voldoen, moeten worden ingeschreven en iedereen moet de enquêtelink ontvangen.

Het maken en versturen van enquêtes testen

1. Enquête zoeken: Test de zoekfunctie in de enquête-keuzelijst door trefwoorden in te voeren om een specifieke enquête te vinden.
2. Optionele gegevensvelden: Test het versturen van enquêteuitnodigingen met en zonder optionele velden zoals naam.

De juiste enquête wordt gevonden en de optionele gegevensvelden werken zoals verwacht.

---

9. Omgaan met fouten en duplicaten

Stap 1: Dubbele enquêtelinks voorkomen

1. Als een enquête al naar een contact is verstuurd, mag opnieuw inschrijven er niet toe leiden dat er een dubbele enquêtelink wordt verstuurd.

Er wordt geen dubbele enquêtelink verstuurd.

Stap 2: Workflow testen bij ontbrekende eigenschappen

1. Als bij een contact de e-maileigenschap ontbreekt, toont de workflow een foutmelding wanneer wordt geprobeerd de enquêtelink te versturen.

Er verschijnt een foutmelding met de tekst: "De volgende vereiste eigenschappen ontbreken: e-mail".