Hoe stel ik mijn Zapier-integratie in?

Vereisten:

• Een ProvenExpert-account (met een premium abonnement)
• Een geregistreerd Zapier-account.

---

Stap 1: Inloggen bij Zapier en een Zap maken

1. Log in op je Zapier-account.
2. Ga naar het menu "Zaps".
3. Klik op de knop "Create" en kies "New Zap".

Hiermee open je de Zapier-editor, waar je kunt beginnen met het configureren van je Zap.

---

Stap 2: De ProvenExpert-plug-in koppelen:

Om een ProvenExpert-account aan Zapier te koppelen, moet je de trigger "Trigger: New Review" instellen. Hiermee kun je je ProvenExpert-account selecteren en gebruiken voor verdere Zap-configuraties.

1. Ga in de Zap-editor naar het gedeelte "Trigger".
2. Gebruik de zoekbalk om "ProvenExpert" te zoeken en te selecteren.
3. Selecteer in het dropdownmenu "Event" de optie "Trigger: New Review".
4. Kies je ProvenExpert-account.

---

Stap 3: De enquêtecode voor de trigger configureren

Nadat je je ProvenExpert-account aan Zapier hebt gekoppeld, moet je de trigger configureren en de instellingen testen om te controleren of alles goed werkt.

1. Klik op Next om naar het tabblad Configuratie te gaan.
2. Selecteer de enquêtecode die hoort bij de enquête in je ProvenExpert-account. Deze enquête activeert het event "New Review".
3. Ga naar het gedeelte "Test" en klik op "Test Trigger".
4. Het systeem controleert de configuratie van de trigger en geeft een bevestiging als alles correct is ingesteld.

Nu is je ProvenExpert-account gekoppeld en kun je de "Trigger: New Review" gebruiken om verdere acties in je Zap in te stellen.

---

Stap 4: Andere acties met de trigger

1. Triggers bewerken en beheren

• Om een bestaande trigger te bewerken, ga je naar het tabblad Setup.
• Klik op Change naast het onderdeel “Account”.
• Koppel een nieuw account of vervang het oude.

Het nieuwe account is gekoppeld en de trigger is opnieuw geconfigureerd.

2. Accounts zoeken en selecteren

• Maak een nieuwe Zap en selecteer ProvenExpert.
• Kies de Trigger: New Review.
• Gebruik de zoekfunctie om een eerder gekoppeld account te vinden en te selecteren.

Het account is geselecteerd en klaar voor gebruik.

3. Verlopen accounts opnieuw koppelen

• Als een accountkoppeling is verlopen, zie je de melding "This account connection is expired".
• Klik op de knop Options (drie puntjes).
• Selecteer Reconnect en voer geldige inloggegevens in.

Het account is opnieuw gekoppeld.

4. Aanvullende acties voor accounts

• Naam van de koppeling bewerken: Ga naar het tabblad Account, selecteer een account en klik op Edit Connection Name.
• Verwacht resultaat: De bijgewerkte naam wordt weergegeven in de accountlijst.
• Ongeldige authenticatie: Als tijdens de authenticatie ongeldige inloggegevens worden gebruikt, wordt de gebruiker niet geauthenticeerd en verschijnt er een foutmelding.

---

Stap 5: Acties maken

Zodra de trigger is ingesteld, kun je acties maken. Deze kunnen betrekking hebben op ProvenExpert of koppelen met andere systemen. ProvenExpert biedt drie actieopties:

1. Enquête-uitnodiging per e-mail versturen
2. Individuele enquête-URL maken
3. Enquêtestatistieken ophalen

---

Enquête-uitnodiging per e-mail versturen

Met deze actie worden enquête-uitnodigingen automatisch per e-mail naar klanten verstuurd (ProvenExpert-verzending). Je kiest de enquête en het e-mailadres van de ontvanger naar wie de uitnodiging wordt gestuurd. Je kunt meerdere e-mailadressen selecteren en de namen van de ontvangers opgeven.

1. De verzendactie testen voor meerdere gebruikers

• Klik in Zapier op Add step.
• Zoek en selecteer ProvenExpert.
• Kies het event “Send survey invitation via Email” in het dropdownmenu “Action event” en klik op “Continue”.
• Voer een geldig, nog niet gebruikt e-mailadres in het veld “Contact” in, plus eventueel een naam, en klik op “Continue”.
• Er verschijnt een nieuw veld voor e-mailadres en naam. Voeg een ander geldig e-mailadres en eventueel een naam toe en selecteer een “Survey Code” in het dropdownmenu.
• Klik op “Continue” en vervolgens op “Test Step”. In het gedeelte “Data out” zou een succesmelding met details over het aantal verzonden e-mails moeten staan.
• Klik ten slotte op de knop “Publish”. De Zap zou succesvol gepubliceerd moeten worden en de gebruikers zouden de enquêtelinks moeten ontvangen.

De e-mailadressen zouden de enquêtelinks moeten ontvangen en het gedeelte “Data out” zou een geslaagde actie met de juiste aantallen moeten tonen.

2. Een nieuwe gebruiker authenticeren en publiceren zonder te testen

• Volg de eerste stappen uit testgeval 1.
• Klik op de knop “Change” en selecteer “Connect new user”.
• Voer geldige inloggegevens van een ProvenExpert-account in en klik op “Yes, Continue…”
• Voeg twee e-mailadressen toe en selecteer een “Survey Code”.
• Klik op “Continue” en vervolgens op “Skip Test”.
• Klik op de knop “Publish” om het proces af te ronden.

De nieuwe gebruiker zou geauthenticeerd moeten zijn en de Zap zou succesvol gepubliceerd moeten worden zonder dat de teststap is uitgevoerd.

3. Herhaald versturen van e-mails testen

• Zoek ProvenExpert en selecteer het. Kies het event “Send survey invitation via Email” en klik op “Continue”.
• Klik op “Change” en selecteer een eerder gebruikte gebruiker uit de lijst.
• Voeg twee e-mailadressen toe die eerder zijn gebruikt, selecteer een enquêtecode, klik op “Continue” en vervolgens op “Test Step”.
• In het gedeelte “Data out” zou moeten staan dat de e-mailadressen al bestaan en dat er niet opnieuw is verzonden.

Het gedeelte “Data out” zou moeten aangeven dat de e-mails niet opnieuw zijn verzonden en de Zap zou succesvol gepubliceerd moeten worden.

4. Gebruiker authenticeren met ongeldige inloggegevens

• Zoek ProvenExpert en selecteer het. Kies het event “Send survey invitation via Email”.
• Klik op “Change” en selecteer “Connect new user”.
• Voer ongeldige inloggegevens in en controleer of er fouten optreden.

Er zou een foutmelding moeten verschijnen waaruit blijkt dat de authenticatie is mislukt.

5. Gedeactiveerde enquêtecode testen

• Deactiveer een willekeurige enquête in het ProvenExpert-account.
• Zoek in Zapier naar ProvenExpert, selecteer het en kies het event “Send survey invitation via Email”.
• Voeg twee e-mailadressen toe en open het dropdownmenu “Survey Code”.
• De gedeactiveerde enquête zou niet in de lijst moeten staan.

De gedeactiveerde enquête zou niet in het dropdownmenu moeten verschijnen.

6. Het bewerken van een enquête testen

• Doorloop de volledige procedure voor het versturen van uitnodigingen zoals hierboven beschreven.
• Bewerk de enquête in het ProvenExpert-account.
• Open een enquêtelink uit een e-mail om te controleren of de bewerkte enquête correct wordt weergegeven.

De bewerkte enquête zou correct moeten worden weergegeven wanneer je deze opent via de uitnodigingslink.

7. Het openen van een verwijderde enquête testen

• Doorloop de volledige procedure voor het versturen van uitnodigingen zoals hierboven beschreven.
• Verwijder de enquête die je bij het maken van de Zap hebt gebruikt.
• Open een enquêtelink uit een e-mail om het resultaat te bekijken.

Er zou een melding moeten verschijnen dat de enquête niet meer toegankelijk is.

8. Deactiveren en opnieuw activeren van een enquête testen

• Doorloop de volledige procedure voor het versturen van uitnodigingen.
• Deactiveer de enquête in het ProvenExpert-account en open een enquêtelink uit een e-mail.
• Activeer de enquête in het ProvenExpert-account opnieuw en laad de enquêtepagina opnieuw.
• De enquête zou na heractivering weer toegankelijk moeten zijn.

De gedeactiveerde enquête zou als niet meer toegankelijk moeten worden weergegeven, maar na heractivering weer toegankelijk moeten zijn.

9. Eén Zap voor meerdere enquêtes testen

• Open een bestaande, gepubliceerde Zap, wijzig de “Survey Code” en ga naar het tabblad “Test”.
• Klik op “Test Step” en vervolgens op “Publish”.
• Er zou een nieuwe uitnodigingslink naar de contacten moeten worden gestuurd op basis van de bijgewerkte enquêtecode.

Er zou een nieuwe uitnodigingslink met de bijgewerkte enquêtecode naar de contacten moeten worden gestuurd.

10. Dropdownmenu voor enquêtecodes en opslaan van gegevens testen

• Selecteer “Survey Sendout” en koppel een geldig ProvenExpert-account.
• Voeg geldige contacten toe, open het dropdownmenu “Survey Code” en gebruik de zoekfunctie om enquêtes te vinden.
• Selecteer en wis enquêtecodes om de werking van het dropdownmenu te testen.
• Wijzig de gegevens van “Contacts” en “Survey Code” en ga naar “Test”.
• De bijgewerkte contacten zouden de juiste enquête moeten ontvangen.

De zoek- en selectiefunctie zou correct moeten werken en de bijgewerkte contacten zouden de juiste enquête moeten ontvangen.

---

Individuele enquête-URL maken

Met deze actie wordt een unieke eenmalige link voor een enquête-uitnodiging gegenereerd, die je in workflows of e-mails kunt gebruiken.

1. Een individuele enquêtelink maken

• Klik in Zapier op Add step.
• Zoek en selecteer ProvenExpert.
• Kies Create Individual Survey Link in het dropdownmenu “Event”.
• Selecteer een enquête in het dropdownmenu Survey code en voer een geldig e-mailadres en eventueel een naam in.
• Klik op Continue en vervolgens op Test Step.

Er wordt een unieke enquête-uitnodigingslink gegenereerd, die wordt weergegeven in het blok “Data out”.

2. De enquêtecode of het e-mailadres in een bestaande Zap bewerken

• Ga naar het tabblad Action of Configure.
• Werk de Survey code of het e-mailadres bij.
• Klik op Continue en vervolgens op Test Step.

Er wordt een nieuwe unieke uitnodigingslink gegenereerd op basis van de bijgewerkte gegevens.

3. Omgaan met meerdere of ongeldige e-mailadressen

• Meerdere e-mailadressen: Voer twee e-mailadressen in het veld Email in, gescheiden door een spatie, en voer de Test Step uit. Je zou de melding “An error is displayed” moeten zien (meerdere e-mailadressen worden niet ondersteund).
• Ongeldig e-mailadres: Voer een e-mailadres zonder “@” in en voer de Test Step uit. Er wordt een foutmelding weergegeven.

4. De enquêtelijst vernieuwen

• Open het dropdownmenu Survey code.
• Klik op Refresh results nadat je een nieuwe enquête in ProvenExpert hebt gemaakt.

De nieuw gemaakte enquête verschijnt in de lijst.

5. Een enquêtecode wissen of omgaan met een verwijderde enquêtecode

• Selectie wissen: Open het dropdownmenu Survey code en klik op Clear the selection. De enquêtecode zou gewist moeten zijn.
• Verwijderde enquête: Als de geselecteerde enquête in ProvenExpert is verwijderd, voer je de Test Step uit. Je zou de foutmelding “An unknown survey code” moeten zien.

---

Enquêtestatistieken ophalen

Met deze actie worden enquêtestatistieken opgehaald (bijvoorbeeld beoordelingen uit reviews) die je in verdere stappen van je workflow kunt gebruiken.

1. De statistiekencontrole starten

• Open ProvenExpert in je workflow-editor.
• Selecteer “Gather Survey Metrics” in het dropdownmenu "Action event".
• Klik op Continue.
• Zoek en selecteer de gewenste enquête in het dropdownmenu "Survey".
• Klik op Test Step.

Het blok "Data out" toont de statistieken van de enquête, zoals Response Rate, Average Rating en Reviews Count.

2. Statistieken voor een andere enquête bewerken

Als je al statistieken voor één enquête hebt opgehaald, kun je de workflow aanpassen om de statistieken van een andere enquête te controleren.

• Ga naar het tabblad Configure van de workflow.
• Selecteer een andere enquête in het dropdownmenu.
• Klik op de knoppen Continue en Test Step.

Het blok "Data out" wordt bijgewerkt en toont de juiste gegevens voor de nieuw geselecteerde enquête.

3. Statistieken bijwerken na nieuwe reviews

Als gebruikers nieuwe reviews achterlaten nadat je de statistieken voor het eerst hebt opgehaald, kun je de stap opnieuw testen om de nieuwe gegevens weer te geven.

• Noteer de huidige statistieken (bijvoorbeeld Response Rate, Average Rating, Reviews Count) voordat er nieuwe reviews worden ingediend.
• Laat een gebruiker een nieuwe review indienen voor de geselecteerde enquête.
• Klik in het tabblad Test van de workflow op Retest Step.

De statistieken worden bijgewerkt op basis van de nieuwe review en tonen wijzigingen in Response Rate, Average Rating en Reviews Count.

4. Speciaal geval: bijwerken na het publiceren van reviews in de ProvenExpert-beheeromgeving

Soms zijn reviews niet gepubliceerd en worden ze later alsnog in het ProvenExpert-systeem gepubliceerd. Dit scenario laat zien hoe je je gegevens bijwerkt nadat reviews zijn gepubliceerd.

• Let op de Unpublished Count in de eerste statistieken (bijvoorbeeld 3 niet-gepubliceerde reviews).
• Publiceer in het ProvenExpert-beheerpaneel een van de niet-gepubliceerde reviews.
• Ga terug naar de workflow en klik op Retest Step.

De Unpublished Count neemt met 1 af, doordat de review is gepubliceerd.

5. Speciaal geval: omgaan met gedeactiveerde of verwijderde enquêtes

Als een enquête in het ProvenExpert-systeem is gedeactiveerd of verwijderd, verschijnt deze niet in de dropdownlijst bij het ophalen van statistieken.

• Open ProvenExpert en selecteer “Gather Survey Metrics” in het dropdownmenu "Action event".
• Klik op Continue.
• Zoek naar gedeactiveerde of verwijderde enquêtes in het dropdownmenu.

De gedeactiveerde en verwijderde enquêtes verschijnen niet in de dropdownlijst, zodat alleen actieve enquêtes kunnen worden geselecteerd voor het ophalen van statistieken.