Jak skonfigurować integrację z HubSpot?

Podsumowanie

Ta instrukcja pomoże Ci skutecznie skonfigurować workflow w HubSpot z wtyczką ProvenExpert, aby zautomatyzować wysyłanie ankiet, tworzyć indywidualne linki, zbierać metryki ankiet i zarządzać zapisywaniem kontaktów do workflow. Jeśli wykonasz te kroki, usprawnisz dystrybucję ankiet i efektywnie przeanalizujesz dane z opinii.

Wymagania wstępne:

• Użytkownik jest uwierzytelniony zarówno w systemie HubSpot, jak i ProvenExpert.
• Kontakty zostały utworzone w HubSpot.
• Wyzwalacze zapisu do workflow są skonfigurowane zgodnie z potrzebami.

---

1. Połącz swoje konto HubSpot

Krok 1. Połącz swoje konto HubSpot

Połącz swoje konto HubSpot za pomocą poniższego linku:

Link do połączenia

Krok 2. Zaloguj się na swoje konto HubSpot

Użyj swoich zwykłych danych logowania do HubSpot. Zostaniesz przekierowany na stronę, na której możesz wybrać swoje konto HubSpot.

Krok 3. Wybierz swoje konto HubSpot

Musisz wybrać swoje konto HubSpot z listy dostępnych kont.

Krok 4. Potwierdź uprawnienia

ProvenExpert został zaprojektowany tak, aby bezproblemowo integrować się z Twoim HubSpot CRM, dzięki czemu dane Twoich klientów zawsze pozostają pod Twoją kontrolą.

Po zainstalowaniu wtyczki ProvenExpert Ty i Twój zespół możecie:

• łatwo łączyć opinie klientów i nimi zarządzać,
• tworzyć i wysyłać klientom unikalne linki do ankiet,
• zbierać statystyki ankiet, aby wykorzystywać metryki w dalszych akcjach workflow,
• automatycznie wysyłać klientom zaproszenia do ankiet.

Krok 5. Połącz swoje konto ProvenExpert

Aby połączyć swoje konto, musisz wpisać nazwę użytkownika i klucz API ze swojego konta ProvenExpert. Za pomocą poniższego linku przejdziesz na właściwą stronę, na której znajdziesz te dane dostępowe.

---

Jak odinstalować ProvenExpert

Jeśli z jakiegokolwiek powodu musisz odinstalować ProvenExpert, możesz to zrobić na stronie „Integracje” w ustawieniach HubSpot. Znajdziesz ją, otwierając HubSpot i przechodząc do Ustawienia > Integracje > Połączone aplikacje. Odinstalowanie ProvenExpert nie wpływa na Twoje dane w HubSpot. Jeśli chcesz ponownie zainstalować ProvenExpert, możesz połączyć go ponownie za pośrednictwem strony internetowej lub wykonać powyższą instrukcję w punkcie 1. Połącz swoje konto HubSpot.

---

2. Konfiguracja workflow w HubSpot

Krok 1: Tworzenie nowego workflow

1. Zaloguj się do HubSpot i przejdź do Automatyzacje → Workflow.
2. Kliknij „Utwórz workflow” i wybierz opcję „Od podstaw”.
3. Wybierz „Oparty na kontaktach” i przejdź do edytora workflow.

Edytor workflow zostanie otwarty i będzie gotowy do dalszej konfiguracji.

---

3. Używanie wyzwalacza „Nowa opinia” w HubSpot

HubSpot to system CRM, który opiera się na obiektach, takich jak kontakty, firmy i inne. Za każdym razem, gdy uruchamiany jest workflow, wyzwalacz musi określić obiekt. Oznacza to, że ankieta musi być powiązana z obiektem, z którym chcesz pracować.

Jeśli nie masz konkretnych informacji o adresie e-mail, musisz utworzyć dodatkowy workflow, który uruchomi wyzwalacz „Nowa opinia”. W tym celu utwórz kolejny workflow z akcją „Dołącz ankietę”.

Jeśli masz informacje o konkretnym adresie e-mail, możesz pominąć pierwszy krok w tej sekcji i przejść do drugiego kroku.

Krok 1: Dołączanie ankiety do kontaktu

Zanim będziesz mógł użyć wyzwalacza „Nowa opinia”, ankieta musi zostać dołączona do obiektu kontaktu za pomocą workflow HubSpot. Wykonaj w tym celu następujące kroki:

1. Przejdź do workflow HubSpot:
   • Przejdź do „Automatyzacje” > „Workflow”
2. Utwórz nowy workflow oparty na kontaktach:
   • Wybierz „Od podstaw” dla nowego workflow.
3. Ustaw wyzwalacz:
   • Wybierz wyzwalacz „Gdy kryteria filtra są spełnione”.
   • W sekcji „Właściwości kontaktu” ustaw filtr na „Data utworzenia” jest „znana”.
4. Dodaj akcję:
   • W sekcji „Akcje” przewiń w dół i wybierz „Dołącz ankietę” w opcjach „ProvenExpert”.
5. Wybierz ankietę:
   • Wybierz odpowiednią ankietę, którą chcesz dołączyć do kontaktu.
6. Zapisz i opublikuj:
   • Zapisz zmiany i opublikuj workflow.

Krok 2: Konfiguracja wyzwalacza „Nowa opinia”

Gdy ankieta zostanie dołączona, możesz skonfigurować wyzwalacz „Nowa opinia”. Oto jak to zrobić:

1. Przejdź do workflow HubSpot:
   • Przejdź do „Automatyzacje” > „Workflow”.
2. Utwórz nowy workflow oparty na kontaktach:
   • Wybierz „Od podstaw” dla nowego workflow.
3. Ustaw typ wyzwalacza:
   • Wybierz typ wyzwalacza „Gdy wystąpi zdarzenie”.
4. Wybierz zdarzenie:
   • W sekcji „Zdarzenia niestandardowe” wybierz „Nowa opinia dla KONTAKTU”.
5. Zapisz wyzwalacz:
   • Zapisz wybrany wyzwalacz i przejdź dalej.
6. Dodaj akcje pod wyzwalaczem:
   • Dodaj wszystkie niezbędne akcje, które mają zostać wykonane, gdy pojawi się nowa opinia.
7. Użyj właściwości wyzwalacza:
   • Aby uzyskać dostęp do właściwości zdarzenia, wybierz „Właściwości zdarzenia wyzwalacza” z menu rozwijanego „Pokaż właściwości lub dane wyjściowe akcji z:”.
8. Zapisz i opublikuj:
   • Zapisz i opublikuj workflow.

---

4. Automatyzacja wysyłania ankiet

Krok 1: Dodaj akcję ProvenExpert

1. W edytorze workflow kliknij przycisk „+”, aby dodać akcję. Otwórz „ProvenExpert Test Plugin” i wybierz „Automatyzuj wysyłanie ankiet”.
2. Wybierz ankietę z menu rozwijanego ankiet i dodaj wymaganą właściwość e-mail, dopasowując nazwę pola wejściowego.
3. Kliknij „Zapisz”, a następnie „Przejrzyj i opublikuj”.
4. Kliknij „Pomiń”, aby włączyć workflow, a następnie „Włącz workflow”.

Workflow zostanie opublikowany, a ankiety będą wysyłane automatycznie.

Krok 2: Zapisz kontakty do ankiet

1. Kliknij przycisk „Zapisz do workflow” w edytorze workflow.
2. Wybierz „Wybierz pojedyncze kontakty” i wybierz kontakty z listy.
3. Kliknij „Zapisz”, aby dodać je do workflow.

Powiadomienie potwierdzi ręczne zapisanie kontaktów.

Krok 3: Sprawdź wysyłanie ankiet

1. Przejdź do „Historia zapisów”.
2. Sprawdź sekcję „Akcja zakończona sukcesem”, aby upewnić się, że link do ankiety został wysłany pomyślnie.

Kod odpowiedzi serwera powinien wynosić 200 (co oznacza sukces), a link do ankiety został wysłany do zapisanego kontaktu.

---

5. Tworzenie indywidualnych linków do ankiet

**

Krok 1: Skonfiguruj workflow**

1. W workflow opartym na kontaktach kliknij przycisk „+”.
2. Otwórz menu rozwijane „ProvenExpert Test Plugin” i wybierz „Utwórz indywidualny link do ankiety”.
3. Wybierz ankietę z menu rozwijanego ankiet i dodaj wymaganą właściwość e-mail.
4. Kliknij „Zapisz”, a następnie „Testuj”, aby sprawdzić link dla kontaktu.

Indywidualny link do ankiety zostanie utworzony dla wskazanego kontaktu.

Krok 2: Sprawdź i opublikuj workflow

1. Skonfiguruj w workflow wyzwalacz i akcję „Utwórz indywidualny link do ankiety”.
2. Kliknij „Przejrzyj i opublikuj” oraz „Włącz workflow”.
3. Zapisz kontakty ręcznie, wybierając „Wybierz pojedyncze kontakty”.

Powiadomienie potwierdzi pomyślne zapisanie kontaktów.

Krok 3: Sprawdź indywidualny link

1. Przejdź do „Historia zapisów” i odśwież stronę.
2. Kliknij zapisany kontakt i przejrzyj sekcję „Akcja zakończona sukcesem”.

Wygenerowany indywidualny link do ankiety zostanie wyświetlony w szczegółach.

---

6. Zbieranie metryk ankiet

Krok 1: Dodaj akcję zbierania metryk ankiet

1. W edytorze workflow kliknij przycisk „+”, aby dodać nową akcję.
2. Otwórz menu rozwijane „ProvenExpert Test Plugin” i wybierz „Zbierz metryki ankiety”.
3. Wybierz kod ankiety, dla której chcesz pobrać dane.
4. Kliknij „Zapisz”, aby zastosować ustawienia.

Dane ankiety (np. wyniki ocen) zostaną pomyślnie pobrane i będzie można ich użyć w kolejnych krokach workflow.

Krok 2: Metryki z tworzeniem zadania

1. Dodaj zadanie do workflow i sprawdź szczegóły zadania.
2. Skonfiguruj zadanie: wpisz nazwę zadania, ustaw datę i zdecyduj, czy potrzebujesz przypomnienia e-mail.
3. Dodaj notatki: w obszarze notatek wpisz wymaganą właściwość i wybierz właściwość z poprzedniego kroku „Zbierz metryki ankiety”.
4. Zapisz zmiany.

Szczegóły zadania wyświetlą metryki ankiety.

Krok 3: Metryki po dodatkowych opiniach

Wystaw nową opinię i sprawdź zaktualizowane metryki.

1. Otwórz utworzony workflow z metrykami.
2. Zapisz ręcznie kontakt (lub zapisz ponownie stary kontakt, który został użyty w TC1).
3. Przejdź na stronę „Historia wyników” -> „Historia zapisów”.
4. Kliknij „Wyświetl zapis” (przy kontakcie).
5. Otwórz rekord „Akcja zakończona sukcesem”.

Metryki odzwierciedlą dane nowej opinii.

Krok 4: Metryki po opublikowaniu opinii

1. Sprawdź zaktualizowane metryki po opublikowaniu opinii.

Liczba nieopublikowanych opinii zmniejszy się.

Krok 5: Metryki dla dezaktywowanych/usuniętych ankiet

Sprawdź, czy dezaktywowane i usunięte ankiety nie są wyświetlane.

1. Kliknij przycisk „+” w edytorze workflow.
2. Otwórz menu rozwijane „ProvenExpert”.
3. Wybierz opcję „Zbierz metryki ankiety”.
4. Poszukaj dezaktywowanej ankiety w menu rozwijanym.
5. Poszukaj usuniętej ankiety w menu rozwijanym.

Ankiety nie pojawią się w menu rozwijanym.

---

7. Zarządzanie zapisami i dziennikami

Krok 1: Ręczne zapisywanie kontaktów

1. W sekcji CRM → Kontakty wybierz użytkownika.
2. Kliknij „Więcej” → „Zapisz do workflow” i wybierz workflow.
3. Kliknij „Zapisz”, aby dodać kontakt.

Powiadomienie potwierdzi pomyślne ręczne zapisanie kontaktów.

Krok 2: Wyświetl dzienniki akcji

1. W sekcji „Automatyzacje” → „Workflow” znajdziesz swój workflow.
2. Kliknij „Więcej” → „Pokaż szczegóły”.
3. Przejdź do dzienników akcji i kliknij szczegóły zdarzenia dla akcji takich jak „Utwórz indywidualny link do ankiety” lub „Zbierz metryki ankiety”.

Otworzy się strona zdarzenia, na której zobaczysz utworzony indywidualny link do ankiety lub zebrane metryki ankiety.

---

8. Testowanie funkcji workflow

Test zapisywania i wysyłania ankiet

1. Zapis pojedynczego kontaktu: Sprawdź, czy workflow poprawnie zapisuje kontakt i wysyła link do ankiety zgodnie z oczekiwaniami.
2. Zapis wielu kontaktów: Utwórz niestandardowe filtry i zapisz kilka kontaktów na podstawie określonych kryteriów, takich jak właściciel kontaktu. Upewnij się, że odpowiednie kontakty otrzymują link do ankiety.

Kontakty spełniające kryteria powinny zostać zapisane, a wszystkie powinny otrzymać link do ankiety.

Test tworzenia i wysyłania ankiet

1. Wyszukiwanie ankiet: Przetestuj funkcję wyszukiwania w menu rozwijanym ankiet, wpisując słowa kluczowe, aby znaleźć konkretną ankietę.
2. Opcjonalne pola danych: Przetestuj wysyłanie zaproszeń do ankiet z opcjonalnymi polami, takimi jak imię i nazwisko, oraz bez nich.

Właściwa ankieta zostanie znaleziona, a opcjonalne pola danych będą działać zgodnie z oczekiwaniami.

---

9. Postępowanie w przypadku błędów i duplikatów

Krok 1: Zapobieganie duplikatom linków do ankiet

1. Jeśli ankieta została już wysłana do kontaktu, ponowne zapisanie go nie powinno spowodować wysłania duplikatu linku do ankiety.

Duplikat linku do ankiety nie zostanie wysłany.

Krok 2: Test workflow w przypadku brakujących właściwości

1. Jeśli kontakt nie ma właściwości e-mail, workflow wyświetli błąd przy próbie wysłania linku do ankiety.

Pojawi się komunikat o błędzie: „Brakuje następujących wymaganych właściwości: E-mail”.