Hur ställer jag in min HubSpot-integration?

Sammanfattning

Den här guiden hjälper dig att på ett effektivt sätt skapa arbetsflöden i HubSpot med ProvenExpert-pluginet för att automatisera utskick av undersökningar, skapa individuella länkar, samla in mätvärden från undersökningar och hantera registrering av kontakter. Genom att följa stegen kan du effektivisera distributionen av undersökningar och analysera feedbackdata på ett smidigt sätt.

Förutsättningar:

• Du är inloggad i både HubSpot och ProvenExpert.
• Kontakter har skapats i HubSpot.
• Registreringstriggers har ställts in i arbetsflödena efter behov.

---

1. Anslut ditt HubSpot-konto

Steg 1. Anslut ditt HubSpot-konto

Anslut ditt HubSpot-konto med länken nedan:

Anslutningslänk

Steg 2. Logga in på ditt HubSpot-konto.

Använd din vanliga HubSpot-inloggning här. Du skickas vidare till en sida där du kan välja ditt HubSpot-konto.

Steg 3. Välj ditt HubSpot-konto

Du måste välja ditt HubSpot-konto i listan över tillgängliga konton.

Steg 4. Bekräfta din behörighet

ProvenExpert är utformat för att integreras sömlöst med ditt HubSpot CRM, så att dina kunddata från feedback alltid förblir under din kontroll.

När ProvenExpert-pluginet är installerat kan du och ditt team:

• Enkelt ansluta och hantera kundrecensioner.
• Skapa och skicka unika undersökningslänkar till dina kunder.
• Samla in statistik från undersökningar för att använda mätvärden i fortsatta åtgärder i arbetsflödet.
• Automatiskt skicka undersökningsinbjudningar till dina kunder.

Steg 5. Anslut ditt ProvenExpert-konto

För att ansluta ditt konto behöver du ange ditt användarnamn och din API-nyckel från ditt ProvenExpert-konto. Du kan använda länken nedan för att gå till rätt sida och hitta dessa uppgifter.

---

Så avinstallerar du ProvenExpert.

Om du av någon anledning behöver avinstallera ProvenExpert kan du göra det på sidan för integrationsinställningar i HubSpot. Du hittar sidan genom att öppna HubSpot och gå till Inställningar > Integrationer > Anslutna appar. Om du avinstallerar ProvenExpert påverkas inte dina HubSpot-data på något sätt. Om du vill installera ProvenExpert igen kan du ansluta på webbplatsen igen (eller följa installationsguiden ovan under 1. Anslut ditt HubSpot-konto)

---

2. Skapa ett arbetsflöde i HubSpot

Steg 1: Skapa ett nytt arbetsflöde

1. Logga in på HubSpot och gå till Automatiseringar → Arbetsflöden.
2. Klicka på Skapa arbetsflöde och välj alternativet Från grunden.
3. Välj Kontaktbaserat och fortsätt till arbetsflödesredigeraren.

Arbetsflödesredigeraren öppnas och är redo för vidare konfiguration.

---

3. Så använder du triggern "Ny recension" i HubSpot

HubSpot är ett CRM-system som kretsar kring objekt som kontakt, företag och andra. Varje gång ett flöde körs måste ett objekt anges av triggern. Det innebär att du behöver koppla en undersökning till det objekt du vill arbeta med.

Om du inte har specifik information om e-postadressen måste du skapa ett extra flöde som utlöser triggern "Ny recension". För att göra det skapar du ett extra flöde med åtgärden "Koppla undersökning".

Om du har information om en specifik e-postadress kan du hoppa över det första steget i det här avsnittet och gå direkt till det andra steget.

Steg 1: Koppla en undersökning till en kontakt

Innan du använder triggern "Ny recension" måste du koppla en undersökning till kontaktobjektet med hjälp av ett HubSpot-arbetsflöde. Gör så här:

1. Gå till HubSpot-flöden:
   • Gå till "Automatiseringar" > "Arbetsflöden".
2. Skapa ett nytt kontaktbaserat arbetsflöde:
   • Välj "Skapa från grunden" för ett nytt arbetsflöde.
3. Ange triggern:
   • Välj triggern "När filterkriterierna uppfylls."
   • Under "Kontaktegenskaper" ställer du in filtret så att "Skapandedatum" är "känt".
4. Lägg till åtgärden:
   • Scrolla längst ned i åtgärdsavsnittet och välj "Koppla undersökning" under alternativen för "ProvenExpert".
5. Välj en undersökning:
   • Välj den undersökning du vill koppla till kontakten.
6. Spara och publicera:
   • Spara ändringarna och publicera flödet.

Steg 2: Konfigurera triggern "Ny recension"

När undersökningen är kopplad kan du ställa in triggern "Ny recension". Så här gör du:

1. Gå till HubSpot-flöden:
   • Gå till "Automatiseringar" > "Arbetsflöden".
2. Skapa ett nytt kontaktbaserat arbetsflöde:
   • Välj "Skapa från grunden" för ett nytt arbetsflöde.
3. Ange triggertyp:
   • Välj triggertypen "När en händelse inträffar."
4. Välj händelsen:
   • Under "Anpassade händelser" väljer du "Ny recension för CONTACT."
5. Spara triggern:
   • Spara den valda triggern och fortsätt.
6. Lägg till åtgärder under triggern:
   • Lägg till de åtgärder som ska utföras när en ny recension tas emot.
7. Använd triggeregenskaper:
   • För att komma åt händelsens egenskaper väljer du "Triggerhändelsens egenskaper" i rullgardinsmenyn "Visa egenskaper eller åtgärdsresultat från:"
8. Spara och publicera:
   • Spara och publicera arbetsflödet.

4. Automatisera utskick av undersökningar

Steg 1: Lägg till ProvenExpert-åtgärd

1. Klicka på knappen + i arbetsflödesredigeraren för att lägga till en åtgärd. Öppna ProvenExpert Test Plugin och välj "Automatisera utskick av undersökning".
2. Välj en undersökning i rullgardinsmenyn Undersökning och lägg till egenskapen E-post där det krävs, så att den matchar indatanamnet.
3. Klicka på Spara och sedan på Granska och publicera.
4. Klicka på Hoppa över för att aktivera och sedan på Aktivera arbetsflöde.

Arbetsflödet är publicerat och undersökningarna är redo att skickas ut automatiskt.

Steg 2: Registrera kontakter för undersökningen

1. Klicka på knappen Registrera i arbetsflödesredigeraren.
2. Välj Välj enskilda kontakter och välj kontakter i listan.
3. Klicka på Registrera för att lägga till dem i arbetsflödet.

En avisering bekräftar den manuella registreringen av kontakterna.

Steg 3: Kontrollera utskicket av undersökningen

1. Gå till Registreringshistorik.
2. Kontrollera avsnittet Åtgärden lyckades för att verifiera att undersökningslänken har skickats.

Serverns svarskod ska vara 200 (vilket betyder att det lyckades), och undersökningslänken skickas till den registrerade kontakten.

---

5. Skapa individuella undersökningslänkar

Steg 1: Konfigurera arbetsflödet

1. Klicka på knappen + i ett kontaktbaserat arbetsflöde.
2. Öppna rullgardinsmenyn ProvenExpert Test Plugin och välj "Skapa individuell undersökningslänk".
3. Välj en undersökning i rullgardinsmenyn Undersökning och lägg till egenskapen E-post där det krävs.
4. Klicka på Spara och sedan på Testa för att förhandsgranska länken för en kontakt.

Den individuella undersökningslänken skapas för den angivna kontakten.

Steg 2: Granska och publicera arbetsflödet

1. Ställ in triggern och åtgärden Skapa individuell undersökningslänk i arbetsflödet.
2. Klicka på Granska och publicera och sedan på Aktivera arbetsflöde.
3. Registrera kontakter manuellt genom att välja Välj enskilda kontakter.

En avisering bekräftar att kontakterna har registrerats.

Steg 3: Kontrollera den individuella länken

1. Gå till Registreringshistorik och ladda om sidan.
2. Klicka på den registrerade kontakten och öppna avsnittet Åtgärden lyckades.

Den genererade individuella undersökningslänken visas i detaljerna.

---

6. Samla in mätvärden från undersökningar

Steg 1: Lägg till åtgärden för att samla in mätvärden från undersökningar

1. Klicka på knappen + i arbetsflödesredigeraren för att lägga till en ny åtgärd.
2. Öppna rullgardinsmenyn ProvenExpert Test och välj Samla in mätvärden från undersökning.
3. Välj den undersökningskod som du vill hämta data för.
4. Klicka på Spara för att tillämpa inställningarna.

Undersökningsdata (t.ex. recensionsbetyg) hämtas och kan användas i vidare steg i arbetsflödet.

Steg 2: Mätvärden med skapande av uppgift

1. Lägg till en uppgift i arbetsflödet och kontrollera uppgiftens detaljer.
2. Konfigurera uppgiften: Ange uppgiftens namn, ange ett datum och bestäm om en e-postpåminnelse behövs.
3. Lägg till anteckningar: Skriv den nödvändiga egenskapen i anteckningsavsnittet och välj, med hjälp av åtgärdsresultaten, egenskapen från föregående steg, "Samla in mätvärden från undersökning".
4. Spara ändringarna.

Uppgiftens detaljer visar mätvärdena från undersökningen.

Steg 3: Mätvärden efter ytterligare recensioner

Lämna en ny recension och kontrollera de uppdaterade mätvärdena.

1. Öppna det skapade arbetsflödet med mätvärden.
2. Registrera en kontakt manuellt (eller registrera om den gamla kontakten som användes i TC1).
3. Gå till sidan "Prestandahistorik" → "Registreringshistorik".
4. Klicka på "Visa registrering" (vid kontakten).
5. Öppna posten "Åtgärden lyckades".

Mätvärdena speglar de nya recensionsdata.

Steg 4: Mätvärden efter publicering av recension

1. Kontrollera de uppdaterade mätvärdena efter att recensionen har publicerats.

Antalet opublicerade minskar.

Steg 5: Mätvärden för inaktiverade/borttagna undersökningar

Kontrollera att inaktiverade och borttagna undersökningar inte visas.

1. Klicka på knappen "+" i arbetsflödesredigeraren.
2. Öppna rullgardinsmenyn "Proven Expert".
3. Välj alternativet "Samla in mätvärden från undersökning".
4. Sök efter den inaktiverade undersökningen i rullgardinsmenyn.
5. Sök efter den borttagna undersökningen i rullgardinsmenyn.

Undersökningarna visas inte i rullgardinsmenyn.

---

7. Hantera registrering och loggar

Steg 1: Manuell registrering av kontakter

1. Välj en användare i avsnittet CRM → Kontakter.
2. Klicka på Mer → Registrera i arbetsflöde och välj arbetsflödet.
3. Klicka på Registrera för att lägga till kontakten.

En avisering bekräftar att kontakterna har registrerats manuellt.

Steg 2: Visa åtgärdsloggar

1. Hitta ditt arbetsflöde under Automatiseringar → Arbetsflöden.
2. Klicka på Mer → Visa detaljer.
3. Gå till Åtgärdsloggar och klicka på Händelsedetaljer för åtgärder som Skapa individuell undersökningslänk eller Samla in mätvärden från undersökning.

Sidan med händelsedetaljer öppnas och visar den genererade individuella undersökningslänken eller de insamlade mätvärdena.

---

8. Testa arbetsflödets funktioner

Testa registrering och utskick av undersökningar

• Registrering av en enskild kontakt: Kontrollera att arbetsflödet registrerar en kontakt och skickar undersökningslänken till den som förväntat.
• Registrering av flera kontakter: Ställ in anpassade filter och registrera flera kontakter utifrån specifika kriterier, till exempel kontaktägare. Se till att rätt kontakter får undersökningslänken.

Kontakterna som matchar kriterierna ska registreras och alla ska få undersökningslänken.

Testa skapande och utskick av undersökningar

• Sök efter undersökning: Testa sökfunktionen i rullgardinsmenyn Undersökning genom att ange nyckeltecken för att hitta en specifik undersökning.
• Valfria datafält: Testa att skicka undersökningsinbjudningar med och utan valfria fält som Namn.

Rätt undersökning hittas och de valfria datafälten fungerar som förväntat.

---

9. Hantera fel och dubbletter

Steg 1: Förhindra dubbla undersökningslänkar

1. Om en undersökning redan har skickats till en kontakt ska en ny registrering av kontakten inte leda till att en dubblett av undersökningslänken skickas.

Ingen dubblett av undersökningslänken skickas.

Steg 2: Testa arbetsflödet för tomma egenskaper

1. Om en kontakt saknar egenskapen E-post visar arbetsflödet ett fel när det försöker skicka undersökningslänken.

Ett felmeddelande visas med texten "Following required properties were missing: email".