Comment configurer mon intégration HubSpot ?

Résumé

Ce guide vous aide à configurer efficacement des workflows dans HubSpot à l'aide du plug-in ProvenExpert afin d'automatiser l'envoi d'enquêtes, de créer des liens individuels, de collecter des statistiques d'enquête et de gérer l'inscription des contacts. En suivant ces étapes, vous pouvez simplifier la diffusion de vos enquêtes et analyser efficacement les retours clients.

Prérequis :

• Vous êtes connecté(e) à la fois à HubSpot et à ProvenExpert.
• Les contacts sont créés dans HubSpot.
• Les déclencheurs d'inscription sont configurés selon vos besoins dans les workflows.

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1. Connecter votre compte HubSpot

Étape 1. Connecter votre compte HubSpot

Connectez votre compte HubSpot à l'aide du lien ci-dessous :

Lien de connexion

Étape 2. Connectez-vous à votre compte HubSpot.

Utilisez ici vos identifiants HubSpot habituels. Vous serez redirigé(e) vers une page où vous pourrez sélectionner votre compte HubSpot.

Étape 3. Sélectionner votre compte HubSpot

Vous devez choisir votre compte HubSpot dans la liste des comptes disponibles.

Étape 4. Confirmer votre autorisation

ProvenExpert est conçu pour s'intégrer de manière fluide à votre CRM HubSpot, afin que les données de retours clients restent à tout moment sous votre contrôle.

Une fois le plug-in ProvenExpert installé, vous et votre équipe pourrez :

• Connecter et gérer facilement les avis clients.
• Créer et envoyer à vos clients des liens d'enquête uniques.
• Collecter des statistiques d'enquête pour utiliser les indicateurs dans d'autres actions de workflow.
• Envoyer automatiquement des invitations à l'enquête à vos clients.

Étape 5. Connecter votre compte ProvenExpert

Pour connecter votre compte, vous devez saisir votre nom d'utilisateur et votre clé API de votre compte ProvenExpert. Vous pouvez utiliser le lien ci-dessous pour accéder à la bonne page et récupérer ces identifiants.

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Comment désinstaller ProvenExpert

Si, pour une raison quelconque, vous devez désinstaller ProvenExpert, vous pouvez le faire depuis la page des paramètres d'intégrations de HubSpot. Pour y accéder, ouvrez HubSpot et rendez-vous dans Paramètres > Intégrations > Applications connectées. La désinstallation de ProvenExpert n'a aucune incidence sur vos données HubSpot. Si vous souhaitez réinstaller ProvenExpert, vous pouvez vous connecter à nouveau sur le site web (ou suivre le guide de configuration ci-dessus à l'étape 1. Connecter votre compte HubSpot).

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2. Configurer un workflow dans HubSpot

Étape 1 : créer un nouveau workflow

1. Connectez-vous à HubSpot et accédez à Automatisations → Workflows.
2. Cliquez sur Créer un workflow et sélectionnez l'option À partir de zéro.
3. Choisissez Basé sur les contacts et passez à l'éditeur de workflow.

L'écran de l'éditeur de workflow s'ouvre, prêt pour la suite de la configuration.

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3. Comment utiliser le déclencheur « Nouvel avis » dans HubSpot

HubSpot est un système CRM qui s'articule autour d'objets tels que les contacts, les entreprises et d'autres. Chaque fois qu'un flux s'exécute, un objet doit être défini par le déclencheur. Cela signifie qu'il faut associer une enquête à l'objet avec lequel vous souhaitez travailler.

Si vous ne disposez pas d'informations précises sur l'adresse e-mail, vous devez créer un flux supplémentaire qui activera le déclencheur « Nouvel avis ». Pour cela, vous devez créer un flux supplémentaire avec l'action « Associer une enquête ».

Si vous disposez des informations relatives à une adresse e-mail précise, vous pouvez passer la première étape de cette section et passer directement à la deuxième.

Étape 1 : associer une enquête à un contact

Avant d'utiliser le déclencheur « Nouvel avis », vous devez associer une enquête à l'objet contact à l'aide d'un workflow HubSpot. Procédez comme suit :

1. Accédez aux flux HubSpot :
   • Allez dans « Automatisations » > « Workflows ».
2. Créez un nouveau workflow basé sur les contacts :
   • Sélectionnez « Créer à partir de zéro » pour un nouveau workflow.
3. Définissez le déclencheur :
   • Choisissez le déclencheur « Lorsque les critères de filtre sont remplis ».
   • Sous « Propriétés du contact », définissez le filtre « Date de création » est « connue ».
4. Ajoutez l'action :
   • Dans la section des actions, faites défiler jusqu'en bas et sélectionnez « Associer une enquête » dans les options « ProvenExpert ».
5. Choisissez une enquête :
   • Sélectionnez l'enquête appropriée que vous souhaitez associer au contact.
6. Enregistrez et publiez :
   • Enregistrez les modifications et publiez le flux.

Étape 2 : configurer le déclencheur « Nouvel avis »

Une fois l'enquête associée, vous pouvez configurer le déclencheur « Nouvel avis ». Voici comment procéder :

1. Accédez aux flux HubSpot :
   • Allez dans « Automatisations » > « Workflows ».
2. Créez un nouveau workflow basé sur les contacts :
   • Sélectionnez « Créer à partir de zéro » pour un nouveau workflow.
3. Définissez le type de déclencheur :
   • Choisissez le type de déclencheur « Lorsqu'un événement se produit ».
4. Sélectionnez l'événement :
   • Sous « Événements personnalisés », choisissez « Nouvel avis pour CONTACT ».
5. Enregistrez le déclencheur :
   • Enregistrez le déclencheur sélectionné et poursuivez.
6. Ajoutez des actions sous le déclencheur :
   • Ajoutez toutes les actions nécessaires à exécuter lorsqu'un nouvel avis est reçu.
7. Utilisez les propriétés du déclencheur :
   • Pour accéder aux propriétés de l'événement, sélectionnez « Propriétés de l'événement déclencheur » dans la liste déroulante intitulée « Afficher les propriétés ou les résultats d'action de : »
8. Enregistrez et publiez :
   • Enregistrez et publiez le workflow.

4. Automatiser l'envoi d'enquêtes

Étape 1 : ajouter l'action ProvenExpert

1. Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur le bouton + pour ajouter une action. Ouvrez ProvenExpert Test Plugin et sélectionnez « Automatiser l'envoi d'enquêtes ».
2. Choisissez une enquête dans la liste déroulante Enquête et ajoutez la propriété E-mail là où elle est requise, en respectant le nom du champ.
3. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Vérifier et publier.
4. Cliquez sur Passer pour activer, puis sur Activer le workflow.

Le workflow est publié et les enquêtes sont prêtes à être envoyées automatiquement.

Étape 2 : inscrire des contacts à l'enquête

1. Cliquez sur le bouton Inscrire dans l'éditeur de workflow.
2. Sélectionnez Choisir des contacts individuels et sélectionnez des contacts dans la liste.
3. Cliquez sur Inscrire pour les ajouter au workflow.

Une notification confirme l'inscription manuelle des contacts.

Étape 3 : vérifier l'envoi de l'enquête

1. Accédez à Historique des inscriptions.
2. Consultez la section Action réussie pour vérifier que le lien de l'enquête a bien été envoyé.

Le code de réponse du serveur doit être 200 (ce qui indique un succès), et le lien de l'enquête est envoyé au contact inscrit.

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5. Créer des liens d'enquête individuels

Étape 1 : configurer le workflow

1. Dans un workflow basé sur les contacts, cliquez sur le bouton +.
2. Ouvrez la liste déroulante ProvenExpert Test Plugin et sélectionnez « Créer un lien d'enquête individuel ».
3. Choisissez une enquête dans la liste déroulante Enquête et ajoutez la propriété E-mail là où elle est requise.
4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Tester pour prévisualiser le lien pour un contact.

Le lien d'enquête individuel est créé pour le contact indiqué.

Étape 2 : vérifier et publier le workflow

1. Configurez le déclencheur et l'action Créer un lien d'enquête individuel dans le workflow.
2. Cliquez sur Vérifier et publier, puis sur Activer le workflow.
3. Inscrivez les contacts manuellement en sélectionnant Choisir des contacts individuels.

Une notification confirme que l'inscription des contacts a réussi.

Étape 3 : vérifier le lien individuel

1. Accédez à Historique des inscriptions et rechargez la page.
2. Cliquez sur le contact inscrit et consultez la section Action réussie.

Le lien d'enquête individuel généré s'affiche dans les détails.

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6. Collecter les statistiques d'enquête

Étape 1 : ajouter l'action pour collecter les statistiques d'enquête

1. Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur le bouton + pour ajouter une nouvelle action.
2. Ouvrez la liste déroulante ProvenExpert Test et sélectionnez Collecter les statistiques d'enquête.
3. Choisissez le code de l'enquête dont vous souhaitez récupérer les données.
4. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les paramètres.

Les données de l'enquête (par exemple, les évaluations des avis) sont récupérées avec succès et peuvent être utilisées dans les étapes suivantes du workflow.

Étape 2 : statistiques avec création de tâche

1. Ajoutez une tâche au workflow et vérifiez les détails de la tâche.
2. Configurez la tâche : saisissez le nom de la tâche, définissez une date et indiquez si un rappel par e-mail est nécessaire.
3. Ajoutez des notes : dans la section des notes, saisissez la propriété nécessaire et, à l'aide des résultats d'action, sélectionnez la propriété de l'étape précédente, « Collecter les statistiques d'enquête ».
4. Enregistrez les modifications.

Les détails de la tâche affichent les statistiques de l'enquête.

Étape 3 : statistiques après de nouveaux avis

Ajoutez un nouvel avis et vérifiez que les statistiques sont mises à jour.

1. Ouvrez le workflow créé avec les statistiques.
2. Inscrivez manuellement un contact (ou réinscrivez l'ancien contact utilisé dans le TC1).
3. Accédez à la page « Historique des performances » → « Historique des inscriptions ».
4. Cliquez sur « Afficher l'inscription » (sur le contact).
5. Ouvrez l'enregistrement « Action réussie ».

Les statistiques reflètent les données du nouvel avis.

Étape 4 : statistiques après publication d'un avis

1. Vérifiez que les statistiques sont mises à jour après la publication de l'avis.

Le nombre d'avis non publiés diminue.

Étape 5 : statistiques pour les enquêtes désactivées ou supprimées

Vérifiez que les enquêtes désactivées et supprimées ne sont pas affichées.

1. Cliquez sur le bouton « + » dans l'écran de l'éditeur de workflow.
2. Ouvrez le menu déroulant « Proven Expert ».
3. Sélectionnez l'option « Collecter les statistiques d'enquête ».
4. Recherchez l'enquête désactivée dans le menu déroulant.
5. Recherchez l'enquête supprimée dans le menu déroulant.

Les enquêtes n'apparaissent pas dans le menu déroulant.

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7. Gérer les inscriptions et les journaux

Étape 1 : inscription manuelle de contacts

1. Dans la section CRM → Contacts, sélectionnez un utilisateur.
2. Cliquez sur Plus → Inscrire à un workflow et choisissez le workflow.
3. Cliquez sur Inscrire pour ajouter le contact.

Une notification confirme la réussite de l'inscription manuelle des contacts.

Étape 2 : consulter les journaux d'actions

1. Dans Automatisations → Workflows, recherchez votre workflow.
2. Cliquez sur Plus → Afficher les détails.
3. Accédez à Journaux d'actions et cliquez sur Détails de l'événement pour des actions telles que Créer un lien d'enquête individuel ou Collecter les statistiques d'enquête.

La page des détails de l'événement s'ouvre et affiche le lien d'enquête individuel généré ou les statistiques d'enquête collectées.

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8. Tester les fonctionnalités du workflow

Tester l'inscription et l'envoi des enquêtes

• Inscription d'un seul contact : vérifiez que le workflow inscrit un contact et lui envoie le lien de l'enquête comme prévu.
• Inscription de plusieurs contacts : configurez des filtres personnalisés et inscrivez plusieurs contacts selon des critères précis, tels que le propriétaire du contact. Assurez-vous que les contacts concernés reçoivent le lien de l'enquête.

Les contacts correspondant aux critères doivent être inscrits, et tous doivent recevoir le lien de l'enquête.

Tester la création et l'envoi des enquêtes

• Recherche d'enquête : testez la fonction de recherche de la liste déroulante Enquête en saisissant quelques caractères clés pour trouver une enquête précise.
• Champs de données facultatifs : testez l'envoi d'invitations à l'enquête avec et sans champs facultatifs tels que Nom.

La bonne enquête est trouvée et les champs de données facultatifs se comportent comme prévu.

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9. Gérer les erreurs et les doublons

Étape 1 : éviter les liens d'enquête en double

1. Si une enquête a déjà été envoyée à un contact, une nouvelle inscription de ce contact ne doit pas entraîner l'envoi d'un lien d'enquête en double.

Aucun lien d'enquête en double n'est envoyé.

Étape 2 : tester le workflow avec des propriétés vides

1. Lorsqu'un contact n'a pas de propriété E-mail, le workflow affiche une erreur lors de la tentative d'envoi du lien de l'enquête.

Une erreur indiquant « Following required properties were missing: email » s'affiche.