Comment configurer mon intégration Zapier ?

Prérequis :

• Un compte ProvenExpert (avec un abonnement Premium)
• Un compte Zapier enregistré.

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Étape 1 : Connexion à Zapier et création d'un Zap

1. Connectez-vous à votre compte Zapier.
2. Accédez au menu « Zaps ».
3. Cliquez sur le bouton « Créer » et sélectionnez « Nouveau Zap ».

L'éditeur Zapier s'ouvre alors, et vous pouvez commencer à configurer votre Zap.

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Étape 2 : Connexion du plugin ProvenExpert**

Pour connecter un compte ProvenExpert à Zapier, vous devez configurer le déclencheur « Nouvel avis ». Il vous permet de sélectionner votre compte ProvenExpert et de l'utiliser pour les configurations suivantes de votre Zap.

1. Dans l'éditeur de Zap, accédez à la section « Déclencheur ».
2. Utilisez la barre de recherche pour trouver et sélectionner « ProvenExpert ».
3. Dans le menu déroulant « Événement », sélectionnez le déclencheur « Nouvel avis ».
4. Sélectionnez votre compte ProvenExpert.

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Étape 3 : Configuration du code d'enquête pour le déclencheur

Après avoir connecté votre compte ProvenExpert à Zapier, vous devez configurer le déclencheur et tester la configuration afin de vous assurer que tout fonctionne correctement.

1. Cliquez sur Continuer pour accéder à l'onglet de configuration.
2. Sélectionnez le code d'enquête correspondant à l'enquête de votre compte ProvenExpert. Cette enquête déclenchera l'événement « Nouvel avis ».
3. Passez à la section « Test » et cliquez sur « Tester le déclencheur ».
4. Le système vérifie la configuration du déclencheur et confirme que tout est correctement configuré.

Votre compte ProvenExpert est maintenant connecté, et vous pouvez utiliser le « Déclencheur : Nouvel avis » pour configurer d'autres actions dans votre Zap.

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Étape 4 : Autres actions avec le déclencheur

1. Modifier et gérer le déclencheur

• Pour modifier un déclencheur existant, accédez à l'onglet Configuration.
• Cliquez sur « Modifier » à côté de la section « Compte ».
• Connectez un nouveau compte ou remplacez l'ancien.

Le nouveau compte est connecté et le déclencheur est reconfiguré.

2. Rechercher et sélectionner des comptes

• Créez un nouveau Zap et sélectionnez ProvenExpert.
• Sélectionnez le déclencheur « Nouvel avis ».
• Utilisez la fonction de recherche pour trouver et sélectionner un compte précédemment connecté.

Le compte est sélectionné et prêt à l'emploi.

3. Rétablir les connexions de compte expirées

• Lorsqu'une connexion de compte expire, la notification « Cette connexion de compte a expiré » s'affiche.
• Cliquez sur le bouton « Options » (trois points).
• Sélectionnez « Reconnecter » et saisissez des identifiants valides.

Le compte est reconnecté avec succès.

4. Actions supplémentaires sur le compte

• Renommer la connexion : accédez à l'onglet « Compte », sélectionnez un compte et cliquez sur « Renommer la connexion ».
• Résultat attendu : le nouveau nom s'affiche dans la liste des comptes.
• Authentification non valide : si des identifiants non valides sont utilisés lors de l'authentification, vous n'êtes pas authentifié et un message d'erreur s'affiche.

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Étape 5 : Création d'actions

Une fois le déclencheur défini, vous pouvez créer des actions impliquant ProvenExpert ou d'autres systèmes. ProvenExpert propose trois options d'action :

1. Envoyer une invitation à l'enquête par e-mail
2. Créer une URL d'enquête personnalisée
3. Collecter les indicateurs de l'enquête

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Envoyer une invitation à l'enquête par e-mail**

Cette action envoie automatiquement des invitations à l'enquête par e-mail à des clients (envoi ProvenExpert). Vous devez sélectionner l'enquête ainsi que l'adresse e-mail du destinataire auquel l'invitation est envoyée. Vous pouvez sélectionner plusieurs adresses e-mail et indiquer le nom des destinataires.

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1. Tester l'action d'envoi pour plusieurs utilisateurs**

• Dans Zapier, cliquez sur « Ajouter une étape ».
• Recherchez et sélectionnez ProvenExpert.
• Sélectionnez l'événement « Envoyer une invitation à l'enquête par e-mail » dans le menu déroulant « Événement de l'action », puis cliquez sur « Continuer ».
• Saisissez une adresse e-mail valide et non utilisée dans le champ « Contact » ainsi qu'un nom (facultatif), puis cliquez sur « Continuer ».
• Un nouveau champ pour l'e-mail et le nom apparaît ; ajoutez une autre adresse e-mail valide et un nom (facultatif), puis sélectionnez un « Code d'enquête » dans le menu déroulant.
• Cliquez sur « Continuer », puis sur « Tester l'étape ». La zone « Données de » doit afficher un statut de réussite avec des détails sur le nombre d'envois.
• Pour finir, cliquez sur le bouton « Publier ». Le Zap doit être publié avec succès, et les utilisateurs doivent recevoir les liens d'enquête.

Les adresses e-mail doivent recevoir les liens d'enquête, et la zone « Données de » doit afficher une opération réussie avec les bons totaux.

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2. Authentifier un nouvel utilisateur et publier sans test**

• Suivez les premières étapes du cas de test 1.
• Cliquez sur le bouton « Modifier » et sélectionnez « Connecter un nouvel utilisateur ».
• Saisissez des identifiants de compte ProvenExpert valides et cliquez sur « Oui, continuer... ».
• Ajoutez deux adresses e-mail et sélectionnez un « Code d'enquête ».
• Cliquez sur « Continuer », puis sur « Ignorer le test ».
• Cliquez sur le bouton « Publier » pour terminer l'opération.

Le nouvel utilisateur doit être authentifié, et le Zap doit être publié avec succès sans que l'étape de test ait été exécutée.

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3. Tester l'envoi répété d'e-mails**

• Recherchez ProvenExpert et sélectionnez-le. Sélectionnez l'événement « Envoyer une invitation à l'enquête par e-mail » et cliquez sur « Continuer ».
• Cliquez sur « Modifier » et sélectionnez dans la liste un utilisateur déjà utilisé.
• Ajoutez deux adresses e-mail déjà utilisées, sélectionnez un code d'enquête, puis cliquez sur « Continuer » et enfin sur « Tester l'étape ».
• La zone « Données de » doit indiquer que les e-mails existent déjà et n'ont pas été renvoyés.

La zone « Données de » doit indiquer que les e-mails n'ont pas été renvoyés, et le Zap doit être publié avec succès.

4. Authentification d'un utilisateur avec des identifiants non valides

• Recherchez ProvenExpert et sélectionnez-le. Sélectionnez l'événement « Envoyer une invitation à l'enquête par e-mail ».
• Cliquez sur « Modifier » et sélectionnez « Connecter un nouvel utilisateur ».
• Saisissez des identifiants non valides et vérifiez la présence d'erreurs.

Un message d'erreur doit s'afficher pour indiquer que l'authentification a échoué.

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5. Tester un code d'enquête désactivé**

• Désactivez une enquête de votre choix dans le compte ProvenExpert.
• Dans Zapier, recherchez ProvenExpert, sélectionnez-le, puis sélectionnez l'événement « Envoyer une invitation à l'enquête par e-mail ».
• Ajoutez deux adresses e-mail et ouvrez le menu déroulant « Code d'enquête ».
• L'enquête désactivée ne doit pas apparaître dans la liste.

L'enquête désactivée ne doit pas apparaître dans le menu déroulant.

6. Tester la modification d'une enquête

• Effectuez l'ensemble du processus d'envoi d'invitations comme décrit précédemment.
• Modifiez l'enquête dans votre compte ProvenExpert.
• Ouvrez un lien d'enquête depuis un e-mail afin de vérifier que l'enquête modifiée s'affiche correctement.

L'enquête modifiée doit s'afficher correctement lorsqu'on y accède via le lien d'invitation.

7. Tester l'ouverture d'une enquête supprimée

• Effectuez l'ensemble du processus d'envoi d'invitations comme décrit précédemment.
• Supprimez l'enquête utilisée lors de la création du Zap.
• Ouvrez un lien d'enquête depuis un e-mail pour vérifier le résultat.

Un message doit s'afficher pour indiquer que l'enquête n'est plus accessible.

8. Tester la désactivation et la réactivation d'une enquête

• Effectuez l'ensemble du processus d'envoi d'invitations.
• Désactivez l'enquête dans votre compte ProvenExpert et ouvrez un lien d'enquête depuis un e-mail.
• Réactivez l'enquête dans votre compte ProvenExpert et rechargez la page de l'enquête.
• L'enquête doit être de nouveau accessible après sa réactivation.

L'enquête désactivée doit apparaître comme n'étant plus accessible, mais elle doit être de nouveau accessible après sa réactivation.

9. Tester l'utilisation d'un Zap pour plusieurs enquêtes

• Ouvrez un Zap publié existant, modifiez le « Code d'enquête » et accédez à l'onglet « Tester ».
• Cliquez sur « Tester l'étape », puis sur « Publier ».
• Un nouveau lien d'invitation doit être envoyé aux contacts en fonction du code d'enquête mis à jour.

Un nouveau lien d'invitation doit être envoyé aux contacts avec le code d'enquête mis à jour.

10. Tester le menu déroulant des codes d'enquête et l'enregistrement des données

• Sélectionnez « Envoi d'enquête » et connectez un compte ProvenExpert valide.
• Ajoutez des contacts valides, ouvrez le menu déroulant « Code d'enquête » et utilisez la fonction de recherche pour identifier des enquêtes.
• Sélectionnez puis supprimez des codes d'enquête pour tester le fonctionnement du menu déroulant.
• Modifiez les données « Contacts » et « Code d'enquête », puis passez à « Tester ».
• Les contacts mis à jour doivent recevoir la bonne enquête.

Les fonctions de recherche et de sélection doivent fonctionner correctement, et les contacts mis à jour doivent recevoir l'enquête correspondante.

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Création d'une URL d'enquête personnalisée

Cette action génère un lien unique à usage unique pour une invitation à l'enquête, qui peut être utilisé dans des workflows ou des e-mails.

1. Création d'un lien d'enquête personnalisé

• Dans Zapier, cliquez sur « Ajouter une étape ».
• Recherchez et sélectionnez ProvenExpert.
• Sélectionnez « Créer une URL d'enquête personnalisée » dans le menu déroulant « Événement ».
• Sélectionnez une enquête dans le menu déroulant « Code d'enquête » et saisissez une adresse e-mail valide ainsi qu'un nom (facultatif).
• Cliquez sur « Continuer », puis sur « Tester l'étape ».

Un lien d'invitation à l'enquête unique est généré et s'affiche dans le bloc « Données de ».

2. Modifier le code d'enquête ou l'e-mail dans un Zap existant

• Accédez à l'onglet « Action » ou « Configuration ».
• Mettez à jour le code d'enquête ou l'adresse e-mail.
• Cliquez sur « Continuer », puis sur « Tester l'étape ».

Un nouveau lien d'invitation unique est généré à partir des informations mises à jour.

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3. Gérer plusieurs e-mails ou des e-mails non valides**

• Plusieurs e-mails : saisissez deux adresses e-mail dans le champ e-mail, séparées par un espace, et exécutez l'étape de test. Un message doit s'afficher : « Une erreur s'affiche » (plusieurs e-mails ne sont pas pris en charge).
• E-mail non valide : saisissez une adresse e-mail sans le symbole « @ » et exécutez l'étape de test. Un message d'erreur s'affiche.

4. Actualiser la liste des enquêtes

• Ouvrez le menu déroulant « Code d'enquête ».
• Cliquez sur « Actualiser les résultats » après avoir créé une nouvelle enquête dans ProvenExpert.

L'enquête nouvellement créée apparaît dans la liste.

5. Effacer ou gérer un code d'enquête supprimé

• Effacer la sélection : ouvrez le menu déroulant « Code d'enquête » et cliquez sur « Effacer la sélection ». Le code d'enquête doit être effacé.
• Enquête supprimée : si l'enquête sélectionnée a été supprimée dans ProvenExpert, exécutez l'étape de test. Un message doit s'afficher : l'erreur « Code d'enquête inconnu » apparaît.

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Collecter les indicateurs de l'enquête

Cette action récupère des statistiques d'enquête (par ex. des évaluations issues d'avis) afin de les utiliser dans les étapes suivantes de votre workflow.

1. Lancement de la vérification des indicateurs

• Ouvrez ProvenExpert dans votre éditeur de workflow.
• Dans le menu déroulant « Événement de l'action », sélectionnez « Collecter les indicateurs de l'enquête ».
• Cliquez sur Continuer.
• Dans le menu déroulant « Enquête », recherchez l'enquête souhaitée et sélectionnez-la.
• Cliquez sur « Tester l'étape ».

Le bloc « Données de » affiche les indicateurs de l'enquête, tels que le taux de réponse, l'évaluation moyenne et le nombre d'avis.

2. Modifier les indicateurs pour une autre enquête

Si vous avez déjà collecté des indicateurs pour une enquête, vous pouvez mettre à jour le workflow afin de consulter les indicateurs d'une autre enquête.

• Accédez à l'onglet « Configurer » du workflow.
• Sélectionnez une autre enquête dans le menu déroulant.
• Cliquez sur les boutons « Continuer » et « Tester l'étape ».

Le bloc « Données de » est mis à jour et affiche les données exactes de l'enquête nouvellement sélectionnée.

3. Actualiser les indicateurs après de nouvelles évaluations

Si des utilisateurs soumettent de nouvelles évaluations après la collecte initiale des indicateurs, vous pouvez tester à nouveau l'étape pour prendre en compte les nouvelles données.

• Notez les indicateurs actuels (par ex. taux de réponse, évaluation moyenne, nombre d'avis) avant que de nouvelles évaluations ne soient soumises.
• Demandez à un utilisateur de soumettre une nouvelle évaluation pour l'enquête sélectionnée.
• Dans l'onglet « Tester » du workflow, cliquez sur « Tester à nouveau l'étape ».

Les indicateurs sont mis à jour en fonction de la nouvelle évaluation et reflètent les changements du taux de réponse, de l'évaluation moyenne et du nombre d'avis.

4. Cas particulier : actualisation après la publication d'avis dans l'espace d'administration ProvenExpert

Il arrive que des avis soient non publiés dans le système ProvenExpert, puis publiés ultérieurement. Ce scénario explique comment actualiser vos données une fois les avis publiés.

• Notez le nombre d'avis non publiés dans les indicateurs initiaux (par ex. 3 avis non publiés).
• Publiez l'un des avis non publiés dans l'espace d'administration ProvenExpert.
• Revenez au workflow et cliquez sur « Tester à nouveau l'étape ».

Le nombre d'avis non publiés diminue de 1 et reflète l'avis publié.

5. Cas particulier : gestion des enquêtes désactivées ou supprimées

Lorsqu'une enquête est désactivée ou supprimée dans le système ProvenExpert, elle n'apparaît pas dans la liste déroulante lors de la collecte des indicateurs.

• Ouvrez ProvenExpert et sélectionnez « Collecter les indicateurs de l'enquête » dans le menu déroulant « Événement de l'action ».
• Cliquez sur Continuer.
• Recherchez dans le menu déroulant des enquêtes désactivées ou supprimées.

Les enquêtes désactivées et supprimées n'apparaissent pas dans la liste déroulante : seules les enquêtes actives peuvent donc être sélectionnées pour la collecte d'indicateurs.