Comment configurer mon intégration Zapier ?

Prérequis :

• Un compte ProvenExpert (avec un abonnement premium)
• Un compte Zapier enregistré.

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Étape 1 : Se connecter à Zapier et créer un Zap

1. Connectez-vous à votre compte Zapier.
2. Accédez au menu « Zaps ».
3. Cliquez sur le bouton « Créer » et sélectionnez « Nouveau Zap ».

L'éditeur Zapier s'ouvre : vous pouvez alors commencer à configurer votre Zap.

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Étape 2 : Connecter le plugin ProvenExpert :

Pour connecter un compte ProvenExpert à Zapier, vous devez configurer le déclencheur « Nouvel avis ». Il vous permet de sélectionner votre compte ProvenExpert et de l'utiliser pour les configurations suivantes de votre Zap.

1. Dans l'éditeur de Zap, accédez à la section « Déclencheur ».
2. Utilisez la barre de recherche pour trouver et sélectionner « ProvenExpert ».
3. Dans le menu déroulant « Événement », sélectionnez « Déclencheur : Nouvel avis ».
4. Choisissez votre compte ProvenExpert.

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Étape 3 : Configurer le code d'enquête pour le déclencheur

Une fois votre compte ProvenExpert connecté à Zapier, vous devez configurer le déclencheur et tester la configuration pour vous assurer que tout fonctionne correctement.

1. Cliquez sur Suivant pour passer à l'onglet de configuration.
2. Sélectionnez le code d'enquête correspondant à l'enquête de votre compte ProvenExpert. Cette enquête déclenchera l'événement « Nouvel avis ».
3. Accédez à la section « Test » et cliquez sur « Tester le déclencheur ».
4. Le système vérifie la configuration du déclencheur et affiche une confirmation si tout est correctement configuré.

Votre compte ProvenExpert est maintenant connecté et vous pouvez utiliser le « Déclencheur : Nouvel avis » pour configurer les actions suivantes de votre Zap.

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Étape 4 : Autres actions avec le déclencheur

1. Modifier et gérer les déclencheurs

• Pour modifier un déclencheur existant, accédez à l'onglet Configuration.
• Cliquez sur Modifier à côté de la section « Compte ».
• Connectez un nouveau compte ou remplacez l'ancien.

Le nouveau compte est correctement connecté et le déclencheur est reconfiguré.

2. Rechercher et sélectionner des comptes

• Créez un nouveau Zap et sélectionnez ProvenExpert.
• Choisissez Déclencheur : Nouvel avis.
• Utilisez la fonction de recherche pour trouver et sélectionner un compte précédemment connecté.

Le compte est sélectionné et prêt à être utilisé.

3. Reconnecter des comptes expirés

• Si la connexion d'un compte expire, la notification « La connexion à ce compte a expiré » s'affiche.
• Cliquez sur le bouton Options (trois points).
• Sélectionnez Reconnecter et saisissez des identifiants valides.

Le compte est correctement reconnecté.

4. Autres actions sur les comptes

• Modifier le nom de la connexion : accédez à l'onglet Compte, sélectionnez un compte, puis cliquez sur Modifier le nom de la connexion.
• Résultat attendu : le nom mis à jour s'affiche dans la liste des comptes.
• Authentification non valide : si des identifiants non valides sont utilisés lors de l'authentification, l'utilisateur n'est pas authentifié et un message d'erreur s'affiche.

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Étape 5 : Créer des actions

Une fois le déclencheur défini, vous pouvez créer des actions, qui peuvent impliquer ProvenExpert ou s'intégrer à d'autres systèmes. ProvenExpert propose trois options d'action :

1. Envoyer une invitation à l'enquête par e-mail
2. Créer une URL d'enquête individuelle
3. Collecter les indicateurs des enquêtes

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Envoyer une invitation à l'enquête par e-mail

Cette action envoie automatiquement des invitations à l'enquête à vos clients par e-mail (envoi ProvenExpert). Vous devez choisir l'enquête et l'adresse e-mail du destinataire à laquelle l'invitation sera envoyée. Vous pouvez sélectionner plusieurs adresses e-mail et indiquer le nom des destinataires.

1. Tester l'action d'envoi pour plusieurs utilisateurs

• Dans Zapier, cliquez sur Ajouter une étape.
• Recherchez et sélectionnez ProvenExpert.
• Choisissez l'événement « Envoyer une invitation à l'enquête par e-mail » dans le menu déroulant « Événement de l'action », puis cliquez sur « Continuer ».
• Saisissez une adresse e-mail valide et non encore utilisée dans le champ « Contact », ainsi qu'un nom (facultatif), puis cliquez sur « Continuer ».
• Un nouveau champ d'e-mail et de nom s'affiche ; ajoutez une autre adresse e-mail valide et un nom (facultatif), puis sélectionnez un « Code d'enquête » dans le menu déroulant.
• Cliquez sur « Continuer », puis sur « Tester l'étape ». La section « Données de sortie » doit afficher un statut de réussite avec le détail du nombre d'envois.
• Pour finir, cliquez sur le bouton « Publier ». Le Zap doit être publié avec succès et les utilisateurs doivent recevoir les liens de l'enquête.

Les adresses e-mail doivent recevoir les liens de l'enquête et la section « Données de sortie » doit indiquer une opération réussie avec les bons nombres.

2. Authentifier un nouvel utilisateur et publier sans test

• Suivez les premières étapes du cas de test 1.
• Cliquez sur le bouton « Modifier » et sélectionnez « Connecter un nouvel utilisateur ».
• Saisissez des identifiants de compte ProvenExpert valides et cliquez sur « Oui, continuer… »
• Ajoutez deux adresses e-mail et sélectionnez un « Code d'enquête ».
• Cliquez sur « Continuer », puis sur « Ignorer le test ».
• Cliquez sur le bouton « Publier » pour finaliser le processus.

Le nouvel utilisateur doit être authentifié et le Zap doit être publié avec succès sans avoir exécuté l'étape de test.

3. Tester l'envoi répété d'e-mails

• Recherchez ProvenExpert et sélectionnez-le. Choisissez l'événement « Envoyer une invitation à l'enquête par e-mail » et cliquez sur « Continuer ».
• Cliquez sur « Modifier » et sélectionnez dans la liste un utilisateur déjà utilisé.
• Ajoutez deux adresses e-mail déjà utilisées, sélectionnez un code d'enquête, puis cliquez sur « Continuer » et sur « Tester l'étape ».
• La section « Données de sortie » doit indiquer que les adresses e-mail existent déjà et que les e-mails n'ont pas été renvoyés.

La section « Données de sortie » doit indiquer que les e-mails n'ont pas été renvoyés et le Zap doit être publié avec succès.

4. Authentifier un utilisateur avec des identifiants non valides

• Recherchez ProvenExpert et sélectionnez-le. Choisissez l'événement « Envoyer une invitation à l'enquête par e-mail ».
• Cliquez sur « Modifier » et sélectionnez « Connecter un nouvel utilisateur ».
• Saisissez des identifiants non valides et vérifiez l'affichage des erreurs.

Un message d'erreur doit s'afficher et indiquer que l'authentification a échoué.

5. Tester un code d'enquête désactivé

• Désactivez une enquête quelconque dans le compte ProvenExpert.
• Dans Zapier, recherchez ProvenExpert, sélectionnez-le et choisissez l'événement « Envoyer une invitation à l'enquête par e-mail ».
• Ajoutez deux adresses e-mail et ouvrez le menu déroulant « Code d'enquête ».
• L'enquête désactivée ne doit pas apparaître dans la liste.

L'enquête désactivée ne doit pas apparaître dans le menu déroulant.

6. Tester la modification d'une enquête

• Effectuez l'intégralité du processus d'envoi des invitations décrit précédemment.
• Modifiez l'enquête dans le compte ProvenExpert.
• Ouvrez un lien d'enquête depuis un e-mail pour vérifier que l'enquête modifiée s'affiche correctement.

L'enquête modifiée doit s'afficher correctement lorsqu'on y accède depuis le lien d'invitation.

7. Tester l'ouverture d'une enquête supprimée

• Effectuez l'intégralité du processus d'envoi des invitations décrit précédemment.
• Supprimez l'enquête utilisée lors de la création du Zap.
• Ouvrez un lien d'enquête depuis un e-mail pour vérifier le résultat.

Un message indiquant que l'enquête n'est plus accessible doit s'afficher.

8. Tester la désactivation et la réactivation d'une enquête

• Effectuez l'intégralité du processus d'envoi des invitations.
• Désactivez l'enquête dans le compte ProvenExpert et ouvrez un lien d'enquête depuis un e-mail.
• Réactivez l'enquête dans le compte ProvenExpert et rechargez la page de l'enquête.
• L'enquête doit être de nouveau accessible après la réactivation.

L'enquête désactivée doit apparaître comme n'étant plus accessible, mais après sa réactivation, elle doit de nouveau être accessible.

9. Tester l'utilisation d'un seul Zap pour plusieurs enquêtes

• Ouvrez un Zap publié existant, modifiez le « Code d'enquête » et accédez à l'onglet « Test ».
• Cliquez sur « Tester l'étape », puis sur « Publier ».
• Un nouveau lien d'invitation doit être envoyé aux contacts en fonction du code d'enquête mis à jour.

Un nouveau lien d'invitation doit être envoyé aux contacts avec le code d'enquête mis à jour.

10. Tester le menu déroulant des codes d'enquête et l'enregistrement des données

• Sélectionnez « Envoi d'enquête » et connectez un compte ProvenExpert valide.
• Ajoutez des contacts valides, ouvrez le menu déroulant « Code d'enquête » et utilisez la fonction de recherche pour identifier les enquêtes.
• Sélectionnez et effacez des codes d'enquête pour tester le fonctionnement du menu déroulant.
• Modifiez les données « Contacts » et « Code d'enquête », puis passez à l'étape « Test ».
• Les contacts mis à jour doivent recevoir la bonne enquête.

Les fonctions de recherche et de sélection doivent fonctionner correctement et les contacts mis à jour doivent recevoir l'enquête appropriée.

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Créer une URL d'enquête individuelle

Cette action génère un lien unique à usage unique pour une invitation à l'enquête, qui peut être utilisé dans des workflows ou des e-mails.

1. Créer un lien d'enquête individuel

• Dans Zapier, cliquez sur Ajouter une étape.
• Recherchez et sélectionnez ProvenExpert.
• Choisissez Créer un lien d'enquête individuel dans le menu déroulant « Événement ».
• Sélectionnez une enquête dans le menu déroulant Code d'enquête et saisissez une adresse e-mail et un nom valides (facultatif).
• Cliquez sur Continuer, puis sur Tester l'étape.

Un lien d'invitation unique à l'enquête est généré et s'affiche dans le bloc « Données de sortie ».

2. Modifier le code d'enquête ou l'adresse e-mail dans un Zap existant

• Accédez à l'onglet Action ou Configurer.
• Mettez à jour le code d'enquête ou l'adresse e-mail.
• Cliquez sur Continuer, puis sur Tester l'étape.

Un nouveau lien d'invitation unique est généré à partir des informations mises à jour.

3. Gérer plusieurs adresses e-mail ou des adresses non valides

• Plusieurs adresses e-mail : saisissez deux adresses e-mail dans le champ E-mail, séparées par un espace, et exécutez Tester l'étape. Le message « Une erreur s'affiche » doit apparaître (l'utilisation de plusieurs adresses e-mail n'est pas prise en charge).
• Adresse e-mail non valide : saisissez une adresse e-mail sans symbole « @ » et exécutez Tester l'étape. Un message d'erreur s'affiche.

4. Actualiser la liste des enquêtes

• Ouvrez le menu déroulant Code d'enquête.
• Cliquez sur Actualiser les résultats après avoir créé une nouvelle enquête dans ProvenExpert.

L'enquête nouvellement créée apparaît dans la liste.

5. Effacer un code d'enquête ou gérer un code d'enquête supprimé

• Effacer la sélection : ouvrez le menu déroulant Code d'enquête et cliquez sur Effacer la sélection. Le code d'enquête doit être effacé.
• Enquête supprimée : si l'enquête sélectionnée a été supprimée dans ProvenExpert, exécutez Tester l'étape. Le message d'erreur « Code d'enquête inconnu » doit s'afficher.

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Collecter les indicateurs des enquêtes

Cette action récupère les statistiques d'une enquête (par exemple, les évaluations issues des avis) afin de les utiliser dans les étapes suivantes de votre workflow.

1. Lancer la vérification des indicateurs

• Ouvrez ProvenExpert dans votre éditeur de workflow.
• Dans le menu déroulant « Événement de l'action », sélectionnez « Collecter les indicateurs des enquêtes ».
• Cliquez sur Continuer.
• Dans le menu déroulant « Enquête », recherchez et sélectionnez l'enquête souhaitée.
• Cliquez sur Tester l'étape.

Le bloc « Données de sortie » affiche les indicateurs de l'enquête, tels que le taux de réponse, l'évaluation moyenne et le nombre d'avis.

2. Modifier les indicateurs pour une autre enquête

Une fois les indicateurs collectés pour une enquête, vous pouvez mettre à jour le workflow pour vérifier les indicateurs d'une autre enquête.

• Accédez à l'onglet Configurer du workflow.
• Sélectionnez une autre enquête dans le menu déroulant.
• Cliquez sur les boutons Continuer et Tester l'étape.

Le bloc « Données de sortie » est mis à jour et affiche les données exactes de l'enquête nouvellement sélectionnée.

3. Mettre à jour les indicateurs après de nouveaux avis

Si des utilisateurs publient de nouveaux avis après la première collecte des indicateurs, vous pouvez retester l'étape afin de refléter les nouvelles données.

• Notez les indicateurs actuels (par exemple, taux de réponse, évaluation moyenne, nombre d'avis) avant la soumission de nouveaux avis.
• Demandez à un utilisateur de soumettre un nouvel avis pour l'enquête sélectionnée.
• Dans l'onglet Test du workflow, cliquez sur Retester l'étape.

Les indicateurs sont mis à jour en fonction du nouvel avis et reflètent les changements du taux de réponse, de l'évaluation moyenne et du nombre d'avis.

4. Cas particulier : mise à jour après la publication d'avis dans l'administration ProvenExpert

Il arrive que des avis soient non publiés, puis publiés ultérieurement dans le système ProvenExpert. Ce scénario explique comment mettre à jour vos données après la publication des avis.

• Notez le nombre d'avis non publiés dans les indicateurs initiaux (par exemple, 3 avis non publiés).
• Dans le panneau d'administration ProvenExpert, publiez l'un des avis non publiés.
• Revenez au workflow et cliquez sur Retester l'étape.

Le nombre d'avis non publiés diminue de 1, ce qui reflète l'avis publié.

5. Cas particulier : gérer les enquêtes désactivées ou supprimées

Si une enquête est désactivée ou supprimée dans le système ProvenExpert, elle n'apparaît pas dans la liste déroulante lors de la collecte des indicateurs.

• Ouvrez ProvenExpert et sélectionnez « Collecter les indicateurs des enquêtes » dans le menu déroulant « Événement de l'action ».
• Cliquez sur Continuer.
• Recherchez les enquêtes désactivées ou supprimées dans le menu déroulant.

Les enquêtes désactivées et supprimées n'apparaîtront pas dans la liste déroulante, ce qui garantit que seules les enquêtes actives peuvent être sélectionnées pour la collecte des indicateurs.