Come posso configurare l'integrazione con HubSpot?

Riepilogo

Questa guida ti aiuta a configurare in modo efficace i workflow in HubSpot con il plugin di ProvenExpert, per automatizzare l'invio dei sondaggi, creare link individuali, raccogliere le metriche dei sondaggi e gestire l'iscrizione dei contatti. Seguendo questi passaggi potrai semplificare la distribuzione dei sondaggi e analizzare i dati dei feedback in modo efficiente.

Prerequisiti:

• Hai effettuato l'accesso sia a HubSpot sia a ProvenExpert.
• I contatti sono stati creati in HubSpot.
• I trigger di iscrizione sono configurati come necessario nei workflow.

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1. Collega il tuo account HubSpot

Passaggio 1. Collega il tuo account HubSpot

Collega il tuo account HubSpot utilizzando il link qui sotto:

Link di connessione

Passaggio 2. Accedi al tuo account HubSpot.

Usa qui le tue solite credenziali di HubSpot. Verrai reindirizzato a una pagina in cui potrai selezionare il tuo account HubSpot.

Passaggio 3. Seleziona il tuo account HubSpot

Devi scegliere il tuo account HubSpot dall'elenco degli account disponibili.

Passaggio 4. Conferma l'autorizzazione

ProvenExpert è progettato per integrarsi perfettamente con il tuo CRM HubSpot, in modo che i dati dei feedback dei tuoi clienti restino sempre sotto il tuo controllo.

Con il plugin di ProvenExpert installato, tu e il tuo team potrete:

• Collegare e gestire facilmente le recensioni dei clienti.
• Creare e inviare ai tuoi clienti link univoci ai sondaggi.
• Raccogliere le statistiche dei sondaggi per utilizzare le metriche nelle azioni successive del workflow.
• Inviare automaticamente inviti ai sondaggi ai tuoi clienti.

Passaggio 5. Collega il tuo account ProvenExpert

Per collegare il tuo account, devi inserire il tuo Nome utente e la tua Chiave API del tuo account ProvenExpert. Puoi usare il link qui sotto per raggiungere la pagina corretta e accedere a queste credenziali.

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Come disinstallare ProvenExpert.

Se per qualsiasi motivo hai bisogno di disinstallare ProvenExpert, puoi farlo dalla pagina delle impostazioni delle integrazioni di HubSpot. Per trovarla, apri HubSpot e vai su Impostazioni > Integrazioni > App collegate. La disinstallazione di ProvenExpert non influisce in alcun modo sui tuoi dati di HubSpot. Se vuoi reinstallare ProvenExpert, puoi collegarlo di nuovo dal sito web (oppure seguire la guida alla configurazione qui sopra al punto 1. Collega il tuo account HubSpot)

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2. Configurare un workflow in HubSpot

Passaggio 1: crea un nuovo workflow

1. Accedi a HubSpot e vai su Automazioni → Workflow.
2. Clicca su Crea workflow e seleziona l'opzione Da zero.
3. Scegli Basato sui contatti e passa all'editor del workflow.

Si apre la schermata dell'editor del workflow, pronta per ulteriori configurazioni.

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3. Come usare il trigger "New Review" in HubSpot

HubSpot è un sistema CRM che ruota attorno a oggetti come contatti, aziende e altri. Ogni volta che un flusso viene eseguito, il trigger deve impostare un oggetto. Questo significa che devi collegare un sondaggio all'oggetto con cui vuoi lavorare.

Se non hai informazioni specifiche sull'e-mail, devi creare un flusso aggiuntivo che attivi il trigger "New Review". Per farlo, devi creare un flusso extra con l'azione "Attach survey".

Se hai informazioni su una determinata e-mail, puoi saltare il primo passaggio di questo blocco e passare direttamente al secondo.

Passaggio 1: collegare un sondaggio a un contatto

Prima di usare il trigger "New Review", devi collegare un sondaggio all'oggetto contatto tramite un workflow di HubSpot. Segui questi passaggi:

1. Vai ai flussi di HubSpot:
   • Vai su "Automazioni" > "Workflow".
2. Crea un nuovo workflow basato sui contatti:
   • Seleziona "Crea da zero" per un nuovo workflow.
3. Imposta il trigger:
   • Scegli il trigger "Quando i criteri del filtro sono soddisfatti".
   • In "Proprietà del contatto", imposta il filtro "Data di creazione" è "noto".
4. Aggiungi l'azione:
   • Nella sezione delle azioni, scorri fino in fondo e seleziona "Attach survey" tra le opzioni di "ProvenExpert".
5. Scegli un sondaggio:
   • Seleziona il sondaggio che vuoi collegare al contatto.
6. Salva e pubblica:
   • Salva le modifiche e pubblica il flusso.

Passaggio 2: configurare il trigger "New Review"

Una volta collegato il sondaggio, puoi configurare il trigger "New Review". Ecco come fare:

1. Vai ai flussi di HubSpot:
   • Vai su "Automazioni" > "Workflow".
2. Crea un nuovo workflow basato sui contatti:
   • Seleziona "Crea da zero" per un nuovo workflow.
3. Imposta il tipo di trigger:
   • Scegli il tipo di trigger "Quando si verifica un evento".
4. Seleziona l'evento:
   • In "Eventi personalizzati", scegli "New Review for CONTACT".
5. Salva il trigger:
   • Salva il trigger selezionato e continua.
6. Aggiungi azioni sotto il trigger:
   • Aggiungi tutte le azioni necessarie da eseguire quando viene ricevuta una nuova recensione.
7. Usa le proprietà del trigger:
   • Per accedere alle proprietà dell'evento, seleziona "Trigger event properties" dal menu a discesa "Visualizza proprietà o output delle azioni da:"
8. Salva e pubblica:
   • Salva e pubblica il workflow.

4. Automatizzare l'invio dei sondaggi

Passaggio 1: aggiungi l'azione di ProvenExpert

1. Nell'editor del workflow, clicca sul pulsante + per aggiungere un'azione. Apri ProvenExpert Test Plugin e seleziona "Automate survey send-out".
2. Scegli un sondaggio dal menu a discesa Sondaggio e aggiungi la proprietà E-mail dove richiesto, corrispondente al nome dell'input.
3. Clicca su Salva e poi su Rivedi e pubblica.
4. Clicca su Salta per attivare e poi su Attiva workflow.

Il workflow è pubblicato e i sondaggi sono pronti per essere inviati automaticamente.

Passaggio 2: iscrivi i contatti al sondaggio

1. Clicca sul pulsante Iscrivi nell'editor del workflow.
2. Seleziona Scegli singoli contatti e scegli i contatti dall'elenco.
3. Clicca su Iscrivi per aggiungerli al workflow.

Una notifica conferma l'iscrizione manuale dei contatti.

Passaggio 3: verifica l'invio del sondaggio

1. Vai su Cronologia delle iscrizioni.
2. Controlla la sezione Azione riuscita per verificare che il link al sondaggio sia stato inviato correttamente.

Il codice di risposta del server dovrebbe essere 200 (a indicare che l'operazione è riuscita) e il link al sondaggio viene inviato al contatto iscritto.

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5. Creare link individuali ai sondaggi

Passaggio 1: configura il workflow

1. In un workflow basato sui contatti, clicca sul pulsante +.
2. Apri il menu a discesa ProvenExpert Test Plugin e seleziona "Create Individual Survey Link".
3. Scegli un sondaggio dal menu a discesa Sondaggio e aggiungi la proprietà E-mail dove richiesto.
4. Clicca su Salva e poi su Test per vedere in anteprima il link per un contatto.

Il link individuale al sondaggio viene creato per il contatto indicato.

Passaggio 2: rivedi e pubblica il workflow

1. Configura nel workflow il trigger e l'azione Create Individual Survey Link.
2. Clicca su Rivedi e pubblica e poi su Attiva workflow.
3. Iscrivi i contatti manualmente selezionando Scegli singoli contatti.

Una notifica conferma l'iscrizione riuscita dei contatti.

Passaggio 3: verifica il link individuale

1. Vai su Cronologia delle iscrizioni e ricarica la pagina.
2. Clicca sul contatto iscritto e consulta la sezione Azione riuscita.

Il link individuale al sondaggio generato viene mostrato nei dettagli.

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6. Raccogliere le metriche dei sondaggi

Passaggio 1: aggiungi l'azione per raccogliere le metriche dei sondaggi

1. Nell'editor del workflow, clicca sul pulsante + per aggiungere una nuova azione.
2. Apri il menu a discesa ProvenExpert Test e seleziona Gather Survey Metrics.
3. Scegli il Codice del sondaggio di cui vuoi recuperare i dati.
4. Clicca su Salva per applicare le impostazioni.

I dati del sondaggio (ad es. le valutazioni delle recensioni) vengono recuperati correttamente e possono essere usati nei passaggi successivi del workflow.

Passaggio 2: metriche con creazione di un'attività

1. Aggiungi un'attività al workflow e controlla i dettagli dell'attività.
2. Configura l'attività: inserisci il nome dell'attività, imposta una data e decidi se serve un promemoria via e-mail.
3. Aggiungi note: nella sezione delle note, scrivi la proprietà necessaria e, usando gli output delle azioni, seleziona la proprietà del passaggio precedente, "Gather survey metrics".
4. Salva le modifiche.

I dettagli dell'attività mostrano le metriche del sondaggio.

Passaggio 3: metriche dopo ulteriori recensioni

Fornisci una nuova recensione e verifica le metriche aggiornate.

1. Apri il workflow creato con le metriche.
2. Iscrivi manualmente un contatto (oppure iscrivi di nuovo quello usato in TC1).
3. Vai alla pagina "Cronologia delle prestazioni" → "Cronologia delle iscrizioni".
4. Clicca su "Visualizza iscrizione" (sul contatto).
5. Apri il record "Azione riuscita".

Le metriche riflettono i dati della nuova recensione.

Passaggio 4: metriche dopo la pubblicazione di una recensione

1. Verifica le metriche aggiornate dopo la pubblicazione della recensione.

Il numero di recensioni non pubblicate diminuisce.

Passaggio 5: metriche per sondaggi disattivati/eliminati

Controlla che i sondaggi disattivati ed eliminati non vengano mostrati.

1. Clicca sul pulsante "+" nella schermata dell'editor del workflow.
2. Apri il menu a discesa "Proven Expert".
3. Seleziona l'opzione "Gather survey metrics".
4. Cerca il sondaggio disattivato nel menu a discesa.
5. Cerca il sondaggio eliminato nel menu a discesa.

I sondaggi non compaiono nel menu a discesa.

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7. Gestire le iscrizioni e i log

Passaggio 1: iscrizione manuale dei contatti

1. Nella sezione CRM → Contatti, seleziona un utente.
2. Clicca su Altro → Iscrivi al workflow e scegli il workflow.
3. Clicca su Iscrivi per aggiungere il contatto.

Una notifica conferma l'iscrizione manuale riuscita dei contatti.

Passaggio 2: visualizza i log delle azioni

1. In Automazioni → Workflow, trova il tuo workflow.
2. Clicca su Altro → Visualizza dettagli.
3. Vai su Log delle azioni e clicca su Dettagli evento per azioni come Create Individual Survey Link o Gather Survey Metrics.

Si apre la pagina dei dettagli dell'evento, che mostra il link individuale al sondaggio generato o le metriche del sondaggio raccolte.

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8. Testare le funzioni del workflow

Testare l'iscrizione e l'invio del sondaggio

• Iscrizione di un singolo contatto: verifica che il workflow iscriva un contatto e gli invii il link al sondaggio come previsto.
• Iscrizione di più contatti: imposta filtri personalizzati e iscrivi più contatti in base a criteri specifici, come il proprietario del contatto. Assicurati che i contatti giusti ricevano il link al sondaggio.

I contatti che corrispondono ai criteri dovrebbero essere iscritti e tutti dovrebbero ricevere il link al sondaggio.

Testare la creazione e l'invio dei sondaggi

• Ricerca del sondaggio: testa la funzione di ricerca del menu a discesa Sondaggio inserendo alcuni caratteri chiave per trovare un sondaggio specifico.
• Campi dati facoltativi: testa l'invio degli inviti ai sondaggi con e senza campi facoltativi come Nome.

Viene trovato il sondaggio corretto e i campi dati facoltativi si comportano come previsto.

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9. Gestire errori e duplicati

Passaggio 1: evita link duplicati ai sondaggi

1. Se un sondaggio è già stato inviato a un contatto, iscriverlo di nuovo non deve inviare un link duplicato al sondaggio.

Non viene inviato alcun link duplicato al sondaggio.

Passaggio 2: testa il workflow con proprietà vuote

1. Se a un contatto manca la proprietà E-mail, il workflow mostrerà un errore quando proverà a inviare il link al sondaggio.

Viene mostrato un errore con il messaggio "Following required properties were missing: email".