Como posso configurar a minha integração com o HubSpot?

Resumo

Este guia ajuda-o a configurar de forma eficaz fluxos de trabalho no HubSpot com o plugin da ProvenExpert para automatizar o envio de inquéritos, criar links individuais, recolher métricas dos inquéritos e gerir as inscrições de contactos. Seguindo estes passos, os utilizadores podem simplificar a distribuição de inquéritos e analisar os dados do feedback de forma eficiente.

Pré-requisitos:

• O utilizador está autenticado nos sistemas HubSpot e ProvenExpert.
• Os contactos estão criados no HubSpot.
• Os acionadores de inscrição estão configurados nos fluxos de trabalho, conforme necessário.

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1. Ligue a sua conta HubSpot

Passo 1. Ligue a sua conta HubSpot

Ligue a sua conta HubSpot através do link abaixo:

Link de ligação

Passo 2. Inicie sessão na sua conta HubSpot.

Utilize aqui o seu início de sessão habitual do HubSpot. Será redirecionado para uma página onde pode selecionar a sua conta HubSpot.

Passo 3. Selecione a sua conta HubSpot

Tem de escolher a sua conta HubSpot na lista de contas disponíveis.

Passo 4. Confirme a sua permissão

A ProvenExpert foi concebida para se integrar na perfeição com o seu HubSpot CRM, garantindo que os dados do feedback dos seus clientes permanecem sempre sob o seu controlo.

Com o plugin da ProvenExpert instalado, poderá, juntamente com a sua equipa:

• Ligar e gerir facilmente as avaliações dos clientes.
• Criar e enviar links de inquérito exclusivos aos seus clientes.
• Recolher estatísticas dos inquéritos para utilizar as métricas em ações posteriores do fluxo de trabalho.
• Enviar automaticamente convites para inquéritos aos seus clientes.

Passo 5. Ligue a sua conta ProvenExpert

Para ligar a sua conta, terá de introduzir o seu Nome de utilizador e a Chave API da sua conta ProvenExpert. Pode utilizar o link abaixo para aceder à página correta e obter estas credenciais.

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Como desinstalar a ProvenExpert.

Se, por algum motivo, precisar de desinstalar a ProvenExpert, pode fazê-lo na página de definições de integrações do HubSpot. Pode encontrar esta página abrindo o HubSpot e navegando para Definições > Integrações > Aplicações ligadas. A desinstalação da ProvenExpert não afeta de forma alguma os seus dados do HubSpot. Se pretender reinstalar a ProvenExpert, pode ligar-se novamente no website (ou seguir o guia de configuração acima, em 1. Ligue a sua conta HubSpot).

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2. Configurar um fluxo de trabalho no HubSpot

Passo 1: Crie um novo fluxo de trabalho

1. Inicie sessão no HubSpot e navegue para Automatizações → Fluxos de trabalho.
2. Clique em Criar fluxo de trabalho e selecione a opção Do zero.
3. Escolha Baseado em contactos e avance para o editor de fluxos de trabalho.

O ecrã do editor de fluxos de trabalho é aberto, pronto para mais configurações.

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3. Como utilizar o acionador "Nova avaliação" no HubSpot

O HubSpot é um sistema de CRM e gira em torno de objetos como contactos, empresas e outros. Cada vez que um fluxo é executado, um objeto tem de ser definido por um acionador. Isto significa que é necessário associar um inquérito ao objeto com o qual pretende trabalhar.

Se não tiver informações específicas sobre o e-mail, tem de criar um fluxo adicional que ative o acionador "Nova avaliação". Para tal, tem de criar um fluxo extra com a ação "Anexar inquérito".

Se tiver informações sobre um e-mail específico, pode saltar o primeiro passo deste bloco e avançar para o segundo passo.

Passo 1: Anexar um inquérito a um contacto

Antes de utilizar o acionador "Nova avaliação", tem de anexar um inquérito ao objeto de contacto através de um fluxo de trabalho do HubSpot. Siga estes passos:

1. Navegue para os fluxos do HubSpot:
   • Vá a "Automatizações" > "Fluxos de trabalho".
2. Crie um novo fluxo de trabalho baseado em contactos:
   • Selecione "Criar do zero" para um novo fluxo de trabalho.
3. Defina o acionador:
   • Escolha o acionador "Quando os critérios do filtro são cumpridos".
   • Em "Propriedades do contacto", defina o filtro como "Data de criação" é "conhecida".
4. Adicione a ação:
   • Na secção de ações, desloque-se até ao fundo e selecione "Anexar inquérito" nas opções "ProvenExpert".
5. Escolha um inquérito:
   • Selecione o inquérito adequado que pretende anexar ao contacto.
6. Guarde e publique:
   • Guarde as alterações e publique o fluxo.

Passo 2: Configurar o acionador "Nova avaliação"

Depois de o inquérito estar anexado, pode configurar o acionador "Nova avaliação". Veja como:

1. Navegue para os fluxos do HubSpot:
   • Vá a "Automatizações" > "Fluxos de trabalho".
2. Crie um novo fluxo de trabalho baseado em contactos:
   • Selecione "Criar do zero" para um novo fluxo de trabalho.
3. Defina o tipo de acionador:
   • Escolha o tipo de acionador "Quando ocorre um evento".
4. Selecione o evento:
   • Em "Eventos personalizados", escolha "Nova avaliação para CONTACT".
5. Guarde o acionador:
   • Guarde o acionador selecionado e avance.
6. Adicione ações abaixo do acionador:
   • Adicione as ações necessárias a executar quando for recebida uma nova avaliação.
7. Utilize as propriedades do acionador:
   • Para aceder às propriedades do evento, selecione "Propriedades do evento acionador" no menu pendente com o nome "Ver propriedades ou resultados da ação de:".
8. Guarde e publique:
   • Guarde e publique o fluxo de trabalho.

4. Automatizar o envio de inquéritos

Passo 1: Adicione a ação da ProvenExpert

1. No editor de fluxos de trabalho, clique no botão + para adicionar uma ação. Abra o ProvenExpert Test Plugin e selecione "Automatizar envio de inquéritos".
2. Escolha um inquérito no menu pendente Inquérito e adicione a propriedade E-mail onde necessário, correspondendo ao nome do campo.
3. Clique em Guardar e, de seguida, em Rever e publicar.
4. Clique em Saltar para ativar e, de seguida, em Ativar fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho está publicado e os inquéritos estão prontos para serem enviados automaticamente.

Passo 2: Inscreva contactos para o inquérito

1. Clique no botão Inscrever no editor de fluxos de trabalho.
2. Selecione Escolher contactos individuais e escolha contactos da lista.
3. Clique em Inscrever para os adicionar ao fluxo de trabalho.

Uma notificação confirma a inscrição manual dos contactos.

Passo 3: Verifique o envio do inquérito

1. Navegue para Histórico de inscrições.
2. Consulte a secção Ação bem-sucedida para verificar se o link do inquérito foi enviado com sucesso.

O código de resposta do servidor deve ser 200 (indicando sucesso) e o link do inquérito é enviado ao contacto inscrito.

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5. Criar links de inquérito individuais

Passo 1: Configure o fluxo de trabalho

1. Num fluxo de trabalho baseado em contactos, clique no botão +.
2. Abra o menu pendente ProvenExpert Test Plugin e selecione "Criar link de inquérito individual".
3. Escolha um inquérito no menu pendente Inquérito e adicione a propriedade E-mail onde necessário.
4. Clique em Guardar e, de seguida, em Testar para pré-visualizar o link de um contacto.

O link de inquérito individual é criado para o contacto especificado.

Passo 2: Reveja e publique o fluxo de trabalho

1. Configure o acionador e a ação Criar link de inquérito individual no fluxo de trabalho.
2. Clique em Rever e publicar e em Ativar fluxo de trabalho.
3. Inscreva os contactos manualmente selecionando Escolher contactos individuais.

Uma notificação confirma a inscrição bem-sucedida dos contactos.

Passo 3: Verifique o link individual

1. Vá a Histórico de inscrições e recarregue a página.
2. Clique no contacto inscrito e consulte a secção Ação bem-sucedida.

O link de inquérito individual gerado é apresentado nos detalhes.

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6. Recolher métricas dos inquéritos

Passo 1: Adicione a ação para recolher métricas dos inquéritos

1. No editor de fluxos de trabalho, clique no botão + para adicionar uma nova ação.
2. Abra o menu pendente ProvenExpert Test e selecione Recolher métricas dos inquéritos.
3. Escolha o Código do inquérito do qual pretende obter os dados.
4. Clique em Guardar para aplicar as definições.

Os dados do inquérito (por exemplo, as avaliações) são obtidos com sucesso e podem ser utilizados em passos seguintes do fluxo de trabalho.

Passo 2: Métricas com criação de tarefa

1. Adicione uma tarefa ao fluxo de trabalho e verifique os detalhes da tarefa.
2. Configure a tarefa: introduza o nome da tarefa, defina uma data e decida se é necessário um lembrete por e-mail.
3. Adicione notas: na secção de notas, escreva a propriedade necessária e, utilizando os resultados da ação, selecione a propriedade do passo anterior, "Recolher métricas dos inquéritos".
4. Guarde as alterações.

Os detalhes da tarefa mostram as métricas do inquérito.

Passo 3: Métricas após avaliações adicionais

Forneça uma nova avaliação e verifique as métricas atualizadas.

1. Abra o fluxo de trabalho criado com métricas.
2. Inscreva manualmente um contacto (ou volte a inscrever o antigo que foi utilizado no TC1).
3. Navegue para a página "Histórico de desempenho" → "Histórico de inscrições".
4. Clique em "Ver inscrição" (no contacto).
5. Abra o registo "Ação bem-sucedida".

As métricas refletem os dados da nova avaliação.

Passo 4: Métricas após a publicação de uma avaliação

1. Verifique as métricas atualizadas depois de a avaliação ser publicada.

O número de avaliações não publicadas diminui.

Passo 5: Métricas para inquéritos desativados/eliminados

Verifique que os inquéritos desativados e eliminados não são apresentados.

1. Clique no botão "+" no ecrã do editor de fluxos de trabalho.
2. Abra o menu pendente "Proven Expert".
3. Selecione a opção "Recolher métricas dos inquéritos".
4. Procure o inquérito desativado no menu pendente.
5. Procure o inquérito eliminado no menu pendente.

Os inquéritos não aparecem no menu pendente.

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7. Gerir inscrições e registos

Passo 1: Inscrição manual de contactos

1. Na secção CRM → Contactos, selecione um utilizador.
2. Clique em Mais → Inscrever no fluxo de trabalho e escolha o fluxo de trabalho.
3. Clique em Inscrever para adicionar o contacto.

Uma notificação confirma a inscrição manual bem-sucedida dos contactos.

Passo 2: Veja os registos de ações

1. Em Automatizações → Fluxos de trabalho, encontre o seu fluxo de trabalho.
2. Clique em Mais → Ver detalhes.
3. Vá a Registos de ações e clique em Detalhes do evento para ações como Criar link de inquérito individual ou Recolher métricas dos inquéritos.

A página de detalhes do evento é aberta e mostra o link de inquérito individual gerado ou as métricas dos inquéritos recolhidas.

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8. Testar as funcionalidades do fluxo de trabalho

Testar a inscrição e o envio de inquéritos

• Inscrição de um único contacto: verifique se o fluxo de trabalho inscreve e envia o link do inquérito a um contacto, como esperado.
• Inscrição de vários contactos: configure filtros personalizados e inscreva vários contactos com base em critérios específicos, como o proprietário do contacto. Certifique-se de que os contactos adequados recebem o link do inquérito.

Os contactos que correspondem aos critérios devem ser inscritos e todos devem receber o link do inquérito.

Testar a criação e o envio de inquéritos

• Pesquisa de inquéritos: teste a funcionalidade de pesquisa do menu pendente Inquérito introduzindo símbolos-chave para encontrar um inquérito específico.
• Campos de dados opcionais: teste o envio de convites para inquéritos com e sem campos opcionais, como o Nome.

O inquérito correto é encontrado e os campos de dados opcionais comportam-se como esperado.

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9. Tratamento de erros e duplicados

Passo 1: Evite links de inquérito duplicados

1. Se um inquérito já tiver sido enviado a um contacto, voltar a inscrevê-lo não deve enviar um link de inquérito duplicado.

Não é enviado nenhum link de inquérito duplicado.

Passo 2: Teste o fluxo de trabalho para propriedades vazias

1. Nos casos em que um contacto não tem a propriedade E-mail, o fluxo de trabalho apresentará um erro ao tentar enviar o link do inquérito.

É apresentado um erro com a indicação "Following required properties were missing: email".