Como posso configurar a minha integração com o HubSpot?

Resumo

Este guia ajuda-o a configurar de forma eficaz workflows no HubSpot com o plugin do ProvenExpert, para automatizar o envio de inquéritos, criar links personalizados, recolher métricas dos inquéritos e gerir as inscrições de contactos. Ao seguir estes passos, poderá racionalizar a distribuição de inquéritos e analisar de forma eficiente os dados de feedback.

Pré-requisitos:

• O utilizador está autenticado tanto no sistema HubSpot como no sistema ProvenExpert.
• Os contactos foram criados no HubSpot.
• Os acionadores para a inscrição estão configurados nos workflows conforme necessário.

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1. Ligue a sua conta do HubSpot

Passo 1. Ligue a sua conta do HubSpot

Ligue a sua conta do HubSpot através do seguinte link:

Link de ligação

Passo 2. Inicie sessão na sua conta do HubSpot

Utilize os seus dados de acesso habituais do HubSpot. Será reencaminhado para uma página onde poderá selecionar a sua conta do HubSpot.

Passo 3. Selecione a sua conta do HubSpot

Tem de selecionar a sua conta do HubSpot na lista de contas disponíveis.

Passo 4. Confirme a sua autorização

O ProvenExpert foi concebido para se integrar na perfeição no seu CRM do HubSpot, para que os dados dos seus clientes permaneçam sempre sob o seu controlo.

Com o plugin do ProvenExpert instalado, o utilizador e a sua equipa podem:

• Ligar e gerir facilmente avaliações de clientes.
• Criar e enviar links de inquérito exclusivos aos seus clientes.
• Recolher estatísticas dos inquéritos para utilizar métricas em outras ações do workflow.
• Enviar automaticamente convites para inquéritos aos seus clientes.

Passo 5. Ligue a sua conta do ProvenExpert

Para ligar a sua conta, tem de introduzir o seu nome de utilizador e a chave de API da sua conta do ProvenExpert. Pode utilizar o link seguinte para chegar à página correta e aceder a estes dados de acesso.

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Como desinstalar o ProvenExpert

Se, por qualquer motivo, tiver de desinstalar o ProvenExpert, pode fazê-lo na página «Integrações» das suas definições do HubSpot. Encontra esta página ao abrir o HubSpot e navegar até Definições > Integrações > Apps ligadas. A desinstalação do ProvenExpert não tem qualquer efeito sobre os seus dados do HubSpot. Se quiser voltar a instalar o ProvenExpert, pode ligá-lo novamente através do website ou seguir as instruções acima em 1. Ligue a sua conta do HubSpot.

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2. Configurar um workflow no HubSpot

Passo 1: Criar um novo workflow

1. Inicie sessão no HubSpot e navegue até Automatizações → Workflows.
2. Clique em «Criar workflow» e selecione a opção «Do zero».
3. Selecione «Baseado em contactos» e continue para o editor de workflows.

O editor de workflows é aberto e está pronto para mais configurações.

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3. Utilizar o acionador «Nova avaliação» no HubSpot

O HubSpot é um sistema CRM e baseia-se em objetos como contactos, empresas e outros. Sempre que um workflow é executado, tem de ser definido um objeto através de um acionador. Isto significa que um inquérito tem de estar ligado ao objeto com o qual pretende trabalhar.

Se não tiver informações específicas sobre o endereço de e-mail, tem de criar um workflow adicional que ative o acionador «Nova avaliação». Para isso, crie outro workflow com a ação «Anexar inquérito».

Se tiver informações sobre um endereço de e-mail específico, pode saltar o primeiro passo deste bloco e continuar com o segundo passo.

Passo 1: Anexar um inquérito a um contacto

Antes de poder utilizar o acionador «Nova avaliação», é necessário anexar um inquérito ao objeto de contacto através de um workflow do HubSpot. Para isso, siga os passos seguintes:

1. Navegue até aos workflows do HubSpot:
   • Aceda a «Automatizações» > «Workflows»
2. Crie um novo workflow baseado em contactos:
   • Selecione «Do zero» para um novo workflow.
3. Defina o acionador:
   • Selecione o acionador «Quando os critérios de filtro forem cumpridos».
   • Em «Propriedades do contacto», defina o filtro «Data de criação» como «conhecida».
4. Adicione a ação:
   • Na secção «Ações», desloque-se para baixo e selecione «Anexar inquérito» entre as opções de «ProvenExpert».
5. Selecione o inquérito:
   • Selecione o inquérito adequado que pretende anexar ao contacto.
6. Guarde e publique:
   • Guarde as alterações e publique o workflow.

Passo 2: Configurar o acionador «Nova avaliação»

Depois de o inquérito estar anexado, pode configurar o acionador «Nova avaliação». Eis como fazer:

1. Navegue até aos workflows do HubSpot:
   • Aceda a «Automatizações» > «Workflows».
2. Crie um novo workflow baseado em contactos:
   • Selecione «Do zero» para um novo workflow.
3. Defina o tipo de acionador:
   • Selecione o tipo de acionador «Quando ocorre um evento».
4. Selecione o evento:
   • Em «Eventos personalizados», selecione «Nova avaliação para CONTACTO».
5. Guarde o acionador:
   • Guarde o acionador selecionado e continue.
6. Adicione ações abaixo do acionador:
   • Adicione todas as ações necessárias que devem ser executadas quando for recebida uma nova avaliação.
7. Utilize as propriedades do acionador:
   • Para aceder às propriedades do evento, selecione «Propriedades do evento do acionador» no menu pendente «Ver propriedades ou resultados de ações de:».
8. Guarde e publique:
   • Guarde e publique o workflow.

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4. Automatizar o envio de inquéritos

Passo 1: Adicionar a ação do ProvenExpert

1. No editor de workflows, clique no botão «+» para adicionar uma ação. Abra o «ProvenExpert Test Plugin» e selecione «Automatizar envio de inquéritos».
2. Selecione um inquérito no menu pendente de inquéritos e adicione a propriedade de e-mail necessária, fazendo corresponder o nome do campo de entrada.
3. Clique em «Guardar» e depois em «Rever e publicar».
4. Clique em «Saltar» para ativar o workflow e, em seguida, em «Ativar workflow».

O workflow está publicado e os inquéritos são enviados automaticamente.

Passo 2: Inscrever contactos para inquéritos

1. Clique no botão «Inscrever» no editor de workflows.
2. Selecione «Selecionar contactos individuais» e escolha contactos da lista.
3. Clique em «Inscrever» para os adicionar ao workflow.

Uma notificação confirma a inscrição manual dos contactos.

Passo 3: Verificar o envio do inquérito

1. Navegue até «Histórico de inscrições».
2. Verifique a secção «Ação bem-sucedida» para garantir que o link do inquérito foi enviado com sucesso.

O código de resposta do servidor deve ser 200 (o que significa sucesso) e o link do inquérito foi enviado ao contacto inscrito.

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5. Criar links de inquérito personalizados

Passo 1: Configurar o workflow

1. Num workflow baseado em contactos, clique no botão «+».
2. Abra o menu pendente «ProvenExpert Test Plugin» e selecione «Criar link de inquérito personalizado».
3. Selecione um inquérito no menu pendente de inquéritos e adicione a propriedade de e-mail necessária.
4. Clique em «Guardar» e depois em «Testar» para verificar o link para um contacto.

O link de inquérito personalizado é criado para o contacto indicado.

Passo 2: Rever e publicar o workflow

1. Configure o acionador e a ação «Criar link de inquérito personalizado» no workflow.
2. Clique em «Rever e publicar» e em «Ativar workflow».
3. Inscreva contactos manualmente, selecionando «Selecionar contactos individuais».

Uma notificação confirma a inscrição bem-sucedida dos contactos.

Passo 3: Verificar o link personalizado

1. Aceda a «Histórico de inscrições» e volte a carregar a página.
2. Clique no contacto inscrito e consulte a secção «Ação bem-sucedida».

O link de inquérito personalizado gerado é apresentado nos detalhes.

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6. Recolher métricas dos inquéritos

Passo 1: Adicionar a ação para recolher métricas dos inquéritos

1. No editor de workflows, clique no botão «+» para adicionar uma nova ação.
2. Abra o menu pendente «ProvenExpert Test Plugin» e selecione «Recolher métricas do inquérito».
3. Selecione o código do inquérito para o qual pretende obter os dados.
4. Clique em «Guardar» para aplicar as definições.

Os dados do inquérito (p. ex., resultados das avaliações) são obtidos com sucesso e podem ser utilizados nos passos seguintes do workflow.

Passo 2: Métricas com criação de tarefas

1. Adicione uma tarefa ao workflow e verifique os detalhes da tarefa.
2. Configure a tarefa: introduza o nome da tarefa, defina uma data e decida se precisa de um lembrete por e-mail.
3. Adicione notas: na área de notas, escreva a propriedade necessária e selecione a propriedade do passo anterior «Recolher métricas do inquérito».
4. Guarde as alterações.

Os detalhes da tarefa apresentam as métricas do inquérito.

Passo 3: Métricas após avaliações adicionais

Submeta uma nova avaliação e verifique as métricas atualizadas.

1. Abra o workflow criado com métricas.
2. Inscreva manualmente um contacto (ou volte a inscrever o contacto antigo que foi utilizado em TC1).
3. Navegue até à página «Histórico de desempenho» -> «Histórico de inscrições».
4. Clique em «Ver inscrição» (no contacto).
5. Abra o registo «Ação bem-sucedida».

As métricas refletem os novos dados de avaliação.

Passo 4: Métricas após a publicação da avaliação

1. Verifique as métricas atualizadas após a publicação da avaliação.

O número de avaliações não publicadas diminui.

Passo 5: Métricas de inquéritos desativados/eliminados

Verifique que os inquéritos desativados e eliminados não são apresentados.

1. Clique no botão «+» no editor de workflows.
2. Abra o menu pendente «ProvenExpert».
3. Selecione a opção «Recolher métricas do inquérito».
4. Procure o inquérito desativado no menu pendente.
5. Procure o inquérito eliminado no menu pendente.

Os inquéritos não aparecem no menu pendente.

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7. Gestão de inscrições e registos

Passo 1: Inscrição manual de contactos

1. Na área CRM → Contactos, selecione um utilizador.
2. Clique em «Mais» → «Inscrever no workflow» e selecione o workflow.
3. Clique em «Inscrever» para adicionar o contacto.

Uma notificação confirma a inscrição manual bem-sucedida dos contactos.

Passo 2: Ver registos de ações

1. Em «Automatizações» → «Workflows», encontra o seu workflow.
2. Clique em «Mais» → «Ver detalhes».
3. Aceda aos registos de ações e clique nos detalhes do evento de ações como «Criar link de inquérito personalizado» ou «Recolher métricas do inquérito».

A página do evento é aberta e apresenta o link de inquérito personalizado criado ou as métricas do inquérito recolhidas.

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8. Testar as funções do workflow

Teste da inscrição e do envio de inquéritos

1. Inscrição de um único contacto: verifique se o workflow inscreve corretamente o contacto e envia o link do inquérito conforme esperado.
2. Inscrição de vários contactos: crie filtros personalizados e inscreva vários contactos com base em critérios específicos, como o proprietário do contacto. Certifique-se de que os respetivos contactos recebem o link do inquérito.

Os contactos que cumprem os critérios devem ser inscritos e todos devem receber o link do inquérito.

Teste da criação e do envio de inquéritos

1. Pesquisa de inquéritos: teste a função de pesquisa no menu pendente de inquéritos, introduzindo palavras-chave para encontrar um inquérito específico.
2. Campos de dados opcionais: teste o envio de convites para inquéritos com e sem campos opcionais, como o nome.

O inquérito correto é encontrado e os campos de dados opcionais comportam-se conforme esperado.

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9. Tratamento de erros e duplicados

Passo 1: Evitar links de inquérito duplicados

1. Se um inquérito já tiver sido enviado a um contacto, uma nova inscrição não deve enviar um link de inquérito duplicado.

Não é enviado nenhum link de inquérito duplicado.

Passo 2: Testar o workflow com propriedades em falta

1. Se faltar a propriedade de e-mail a um contacto, o workflow apresenta um erro ao tentar enviar o link do inquérito.

Aparece uma mensagem de erro com o texto: «Faltam as seguintes propriedades obrigatórias: E-mail».