Como posso configurar a minha integração com o Zapier?

Requisitos:

• Uma conta ProvenExpert (com uma subscrição premium)
• Uma conta Zapier registada.

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Passo 1: Iniciar sessão no Zapier e criar um Zap

1. Inicie sessão na sua conta Zapier.
2. Navegue até ao menu "Zaps".
3. Clique no botão "Criar" e selecione "Novo Zap".

Isto abrirá o editor do Zapier, onde pode começar a configurar o seu Zap.

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Passo 2: Ligar o plugin da ProvenExpert:

Para ligar uma conta ProvenExpert ao Zapier, tem de configurar o acionador: Nova avaliação, que lhe permitirá selecionar a sua conta ProvenExpert e utilizá-la nas configurações seguintes do Zap.

1. No editor do Zap, aceda à secção "Acionador".
2. Utilize a barra de pesquisa para encontrar e selecionar "ProvenExpert".
3. No menu pendente "Evento", selecione "Acionador: Nova avaliação".
4. Escolha a sua conta ProvenExpert.

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Passo 3: Configurar o código do inquérito para o acionador

Depois de ligar a sua conta ProvenExpert ao Zapier, tem de configurar o acionador e testar a configuração para garantir que tudo funciona corretamente.

1. Clique em Seguinte para passar ao separador de configuração.
2. Selecione o código do inquérito correspondente ao inquérito na sua conta ProvenExpert. Este inquérito acionará o evento "Nova avaliação".
3. Aceda à secção "Teste" e clique em "Testar acionador".
4. O sistema verificará a configuração do acionador e apresentará uma confirmação se tudo estiver configurado corretamente.

Agora a sua conta ProvenExpert está ligada e pode utilizar o "Acionador: Nova avaliação" para configurar outras ações no seu Zap.

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Passo 4: Outras ações com o acionador

1. Editar e gerir acionadores

• Para editar um acionador existente, navegue até ao separador Configuração.
• Clique em Alterar junto à secção "Conta".
• Ligue uma nova conta ou substitua a anterior.

A nova conta fica ligada com sucesso e o acionador é reconfigurado.

2. Pesquisar e selecionar contas

• Crie um novo Zap e selecione ProvenExpert.
• Escolha o Acionador: Nova avaliação.
• Utilize a função de pesquisa para encontrar e selecionar uma conta ligada anteriormente.

A conta fica selecionada e pronta a utilizar.

3. Voltar a ligar contas expiradas

• Se a ligação de uma conta expirar, verá a notificação "Esta ligação de conta expirou".
• Clique no botão Opções (três pontos).
• Selecione Voltar a ligar e introduza credenciais válidas.

A conta é novamente ligada com sucesso.

4. Ações adicionais da conta

• Editar o nome da ligação: Navegue até ao separador Conta, selecione uma conta e clique em Editar nome da ligação.
• Resultado esperado: O nome atualizado é apresentado na lista de contas.
• Autenticação inválida: Se forem utilizadas credenciais inválidas durante a autenticação, o utilizador não será autenticado e será apresentada uma mensagem de erro.

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Passo 5: Criar ações

Depois de definido o acionador, pode criar ações, que podem envolver a ProvenExpert ou integrar-se com outros sistemas. A ProvenExpert disponibiliza três opções de ação:

1. Enviar convite para inquérito por e-mail
2. Criar URL de inquérito individual
3. Recolher métricas de inquéritos

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Enviar convite para inquérito por e-mail

Esta ação envia automaticamente convites para inquéritos aos clientes por e-mail (envio ProvenExpert). Tem de escolher o inquérito e o endereço de e-mail do destinatário para onde o convite será enviado. Pode selecionar vários e-mails e indicar os nomes dos destinatários.

1. Testar a ação de envio para vários utilizadores

• No Zapier, clique em Adicionar passo.
• Pesquise e selecione ProvenExpert.
• Escolha o evento "Enviar convite para inquérito por e-mail" no menu pendente "Evento da ação" e clique em "Continuar".
• Introduza um endereço de e-mail válido e ainda não utilizado no "Campo de contacto" e o nome (opcional) e clique em "Continuar".
• Aparecerá um novo campo de e-mail e de nome; adicione outro endereço de e-mail válido e o nome (opcional) e selecione um "Código do inquérito" no menu pendente.
• Clique em "Continuar" e, de seguida, em "Testar passo". A secção "Data out" deverá mostrar um estado de sucesso com os detalhes da contagem de envios.
• Por fim, clique no botão "Publicar". O Zap deverá ser publicado com sucesso e os utilizadores deverão receber as ligações para o inquérito.

Os endereços de e-mail deverão receber as ligações para o inquérito e a secção "Data out" deverá indicar uma operação bem-sucedida com as contagens corretas.

2. Autenticar um novo utilizador e publicar sem testar

• Siga os passos iniciais do Caso de teste 1.
• Clique no botão "Alterar" e selecione "Ligar novo utilizador".
• Introduza credenciais válidas da conta ProvenExpert e clique em "Sim, continuar…"
• Adicione dois endereços de e-mail e selecione um "Código do inquérito".
• Clique em "Continuar" e, de seguida, em "Ignorar teste".
• Clique no botão "Publicar" para concluir o processo.

O novo utilizador deverá ficar autenticado e o Zap deverá ser publicado com sucesso sem executar o passo de teste.

3. Testar o envio repetido de e-mails

• Pesquise ProvenExpert e selecione-o. Escolha o evento "Enviar convite para inquérito por e-mail" e clique em "Continuar".
• Clique em "Alterar" e selecione um utilizador utilizado anteriormente na lista.
• Adicione dois endereços de e-mail que tenham sido utilizados anteriormente, selecione um código de inquérito e clique em "Continuar" e, depois, em "Testar passo".
• A secção "Data out" deverá mostrar que os e-mails já existem e não foram enviados novamente.

A secção "Data out" deverá indicar que os e-mails não foram reenviados e o Zap deverá ser publicado com sucesso.

4. Autenticar um utilizador com credenciais inválidas

• Pesquise ProvenExpert e selecione-o. Escolha o evento "Enviar convite para inquérito por e-mail".
• Clique em "Alterar" e selecione "Ligar novo utilizador".
• Introduza credenciais inválidas e verifique se surgem erros.

Deverá aparecer uma mensagem de erro a indicar que a autenticação falhou.

5. Testar um código de inquérito desativado

• Desative qualquer inquérito na conta ProvenExpert.
• No Zapier, pesquise ProvenExpert, selecione-o e escolha o evento "Enviar convite para inquérito por e-mail".
• Adicione dois endereços de e-mail e abra o menu pendente "Código do inquérito".
• O inquérito desativado não deverá ser apresentado na lista.

O inquérito desativado não deverá aparecer no menu pendente.

6. Testar a edição de um inquérito

• Conclua o fluxo completo de envio de convites, conforme descrito anteriormente.
• Edite o inquérito na conta ProvenExpert.
• Abra uma ligação do inquérito a partir de um e-mail para garantir que o inquérito editado é apresentado corretamente.

O inquérito editado deverá ser apresentado corretamente quando acedido a partir da ligação do convite.

7. Testar a abertura de um inquérito eliminado

• Conclua o fluxo completo de envio de convites, conforme descrito anteriormente.
• Elimine o inquérito utilizado durante a criação do Zap.
• Abra uma ligação do inquérito a partir de um e-mail para verificar o resultado.

Deverá ser apresentada uma mensagem a indicar que o inquérito já não está acessível.

8. Testar a desativação e reativação de um inquérito

• Conclua o fluxo completo de envio de convites.
• Desative o inquérito na conta ProvenExpert e abra uma ligação do inquérito a partir de um e-mail.
• Reative o inquérito na conta ProvenExpert e volte a carregar a página do inquérito.
• O inquérito deverá voltar a estar acessível após a reativação.

O inquérito desativado deverá aparecer como já não acessível, mas, após a reativação, deverá voltar a estar acessível.

9. Testar a utilização de um Zap para vários inquéritos

• Abra um Zap publicado existente, altere o "Código do inquérito" e aceda ao separador "Teste".
• Clique em "Testar passo" e, depois, em "Publicar".
• Uma nova ligação de convite deverá ser enviada aos contactos com base no código de inquérito atualizado.

Uma nova ligação de convite deverá ser enviada aos contactos com o código de inquérito atualizado.

10. Testar o menu pendente do código do inquérito e a gravação de dados

• Selecione "Envio de inquérito" e ligue uma conta ProvenExpert válida.
• Adicione contactos válidos, abra o menu pendente "Código do inquérito" e utilize a função de pesquisa para identificar inquéritos.
• Selecione e limpe códigos de inquérito para testar a funcionalidade do menu pendente.
• Altere os dados de "Contactos" e "Código do inquérito" e avance para "Teste".
• Os contactos atualizados deverão receber o inquérito correto.

As funcionalidades de pesquisa e seleção deverão funcionar corretamente e os contactos atualizados deverão receber o inquérito adequado.

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Criar URL de inquérito individual

Esta ação gera uma ligação única, de utilização única, para um convite para inquérito, que pode ser utilizada em fluxos de trabalho ou e-mails.

1. Criar uma ligação de inquérito individual

• No Zapier, clique em Adicionar passo.
• Pesquise e selecione ProvenExpert.
• Escolha Criar ligação de inquérito individual no menu pendente "Evento".
• Selecione um Inquérito no menu pendente Código do inquérito e introduza um e-mail e nome válidos (opcional).
• Clique em Continuar e, depois, em Testar passo.

É gerada uma ligação única de convite para o inquérito, apresentada no bloco "Data out".

2. Editar o código do inquérito ou o e-mail num Zap existente

• Navegue até ao separador Ação ou Configurar.
• Atualize o Código do inquérito ou o E-mail.
• Clique em Continuar e, depois, em Testar passo.

É gerada uma nova ligação de convite única com base nas informações atualizadas.

3. Lidar com vários e-mails ou e-mails inválidos

• Vários e-mails: Introduza dois endereços de e-mail no campo E-mail, separados por um espaço, e execute o Testar passo. Deverá ver a mensagem "É apresentado um erro" (não são suportados vários e-mails).
• E-mail inválido: Introduza um e-mail sem o símbolo "@" e execute o Testar passo. É apresentada uma mensagem de erro.

4. Atualizar a lista de inquéritos

• Abra o menu pendente Código do inquérito.
• Clique em Atualizar resultados depois de criar um novo inquérito na ProvenExpert.

O inquérito acabado de criar aparece na lista.

5. Limpar ou lidar com um código de inquérito eliminado

• Limpar seleção: Abra o menu pendente Código do inquérito e clique em Limpar a seleção. O código do inquérito deverá ser limpo.
• Inquérito eliminado: Se o inquérito selecionado tiver sido eliminado na ProvenExpert, execute o Testar passo. Deverá ver a mensagem de erro "Código de inquérito desconhecido".

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Recolher métricas de inquéritos

Esta ação obtém estatísticas do inquérito (por exemplo, avaliações) para utilizar nos passos seguintes do seu fluxo de trabalho.

1. Iniciar a verificação de métricas

• Abra a ProvenExpert no editor do seu fluxo de trabalho.
• No menu pendente "Evento da ação", selecione "Recolher métricas de inquéritos".
• Clique em Continuar.
• No menu pendente "Inquérito", pesquise e selecione o inquérito pretendido.
• Clique em Testar passo.

O bloco "Data out" apresenta as métricas do inquérito, como a taxa de resposta, a avaliação média e o número de avaliações.

2. Editar métricas para outro inquérito

Depois de já ter recolhido as métricas de um inquérito, pode atualizar o fluxo de trabalho para verificar as métricas de um inquérito diferente.

• Aceda ao separador Configurar do fluxo de trabalho.
• Selecione outro inquérito no menu pendente.
• Clique nos botões Continuar e Testar passo.

O bloco "Data out" é atualizado e apresenta os dados corretos do inquérito recém-selecionado.

3. Atualizar métricas após novas avaliações

Se os utilizadores enviarem novas avaliações depois de ter recolhido as métricas inicialmente, pode voltar a testar o passo para refletir os novos dados.

• Tome nota das métricas atuais (por exemplo, taxa de resposta, avaliação média, número de avaliações) antes de serem enviadas novas avaliações.
• Peça a um utilizador que envie uma nova avaliação para o inquérito selecionado.
• No separador Teste do fluxo de trabalho, clique em Voltar a testar passo.

As métricas são atualizadas com base na nova avaliação, refletindo alterações na taxa de resposta, na avaliação média e no número de avaliações.

4. Caso especial: atualizar após publicar avaliações na administração da ProvenExpert

Por vezes, as avaliações podem ser despublicadas e, mais tarde, publicadas no sistema da ProvenExpert. Este cenário explica como atualizar os seus dados depois de as avaliações serem publicadas.

• Preste atenção ao número de não publicadas nas métricas iniciais (por exemplo, 3 avaliações não publicadas).
• No painel de administração da ProvenExpert, publique uma das avaliações não publicadas.
• Regresse ao fluxo de trabalho e clique em Voltar a testar passo.

O número de não publicadas diminui 1, refletindo a avaliação publicada.

5. Caso especial: lidar com inquéritos desativados ou eliminados

Se um inquérito for desativado ou eliminado no sistema da ProvenExpert, não aparecerá na lista pendente ao recolher métricas.

• Abra a ProvenExpert e selecione "Recolher métricas de inquéritos" no menu pendente "Evento da ação".
• Clique em Continuar.
• Pesquise inquéritos desativados ou eliminados no menu pendente.

Os inquéritos desativados e eliminados não aparecerão na lista pendente, garantindo que só podem ser selecionados inquéritos ativos para a recolha de métricas.